পাইকারি ও ডিস্ট্রিবিউশন সফটওয়্যার: বাকি, রুট আর পাওনার হিসাব

খুচরা দোকানের সমস্যা স্টক। পাইকারি ব্যবসার সমস্যা টাকা, যে মাল গুদাম থেকে বেরিয়ে গেছে, কিন্তু টাকা ফেরেনি। সকাল সাতটায় ভ্যান লোড হলো, ছয়জন SR রুটে গেলেন, চল্লিশটা দোকান মাল নিল। সন্ধ্যায় আপনার হাতে থাকে ডেলিভারি স্লিপ, কিছু নগদ, চারটা চেক, ফেরত আসা কয়েকটা কার্টন আর পাওনা নিয়ে একটা আন্দাজ। এই আন্দাজটাই সমস্যা। মৌলভীবাজার, চকবাজার বা যশোরের বেশিরভাগ ডিস্ট্রিবিউটরকে জিজ্ঞেস করুন আজকের মোট বকেয়া কত, সৎ উত্তর হলো, খাতার একটা সংখ্যা, যেটা অন্তত কয়েকদিনের পুরনো এবং সম্ভবত একটা রুট বাদ পড়া।

এই লেখায় পাইকারি ও ডিস্ট্রিবিউশন সফটওয়্যারের সেই অংশগুলো নিয়ে কথা, যেগুলো ঠিক করে দেয় ব্যবসায় লাভ থাকবে কি না: বাকি বিক্রি ও ক্রেডিট লিমিট, পাওনার এজিং, আদায় করা টাকা কোন বিলে বসছে, SR রুট আর অর্ডার বুকিং, দিনশেষে ভ্যানের স্টক মিলানো, পার্টিভিত্তিক দাম ও ট্রেড স্কিম, নষ্ট ও মেয়াদোত্তীর্ণ মাল ফেরত, চেক ব্যবস্থাপনা, আর গুদাম বনাম দোকানের স্টক। সাথে একটি বানানো এজিং টেবিল আর একটি পাওনা-নিয়ন্ত্রণ চেকলিস্ট, যেটা এই সপ্তাহেই নিজের সিস্টেমে মিলিয়ে দেখতে পারেন। পাইকারি ও ডিস্ট্রিবিউশন।

খুচরা POS কেন ডিস্ট্রিবিউটরের জন্য যথেষ্ট নয়

খুচরা বিলিং ধরে নেয় বিক্রি আর টাকা একই মুহূর্তে হয়। ডিস্ট্রিবিউশনে তা হয় না: বিক্রি হয় দোকানির তাকে, টাকা আসে পরের সপ্তাহে, আর মাঝখানে থাকে একটা খাতা যেটা টাকায় টাকায় মিলতে হবে। সাধারণ খুচরা সিস্টেমে চারটা জিনিস ভাঙে।

• কাস্টমার হয়ে যান শুধু একটা নাম, অ্যাকাউন্ট নয়। প্রতিটি দোকানের জন্য পার্টি লেজার লাগে, ওপেনিং ব্যালেন্স, চলমান বাকি, ক্রেডিট লিমিট আর পেমেন্টের ইতিহাসসহ; বিলে শুধু নামের ঘর নয়।
• সবার জন্য এক দাম। একই কার্টন কে নিচ্ছে আর কত নিচ্ছে তার ওপর চার রকম দামে যায়। এক দাম রাখলে কর্মীকে হাতে ডিসকাউন্ট বসাতে হয়, আর হাতের ডিসকাউন্টেই লাভ ফুটো হয়।
• স্টকের জায়গা একটাই। ডিস্ট্রিবিউটরের থাকে গুদাম, সামনের দোকান, আর ভ্যানে থাকা মাল, যা গুদাম ছেড়েছে কিন্তু এখনো বিক্রি হয়নি।
• আদায়ের কোনো নিয়ম নেই। নগদ আর চেক সন্ধ্যায় আসে এমন মানুষের কাছ থেকে, যারা কাউন্টারেই ছিলেন না। প্রতিটি টাকা নির্দিষ্ট বিলে বসানোর কাজটা কাউকে করতে হয়।

বাকি বিক্রি আর ক্রেডিট লিমিট

বাংলাদেশের ডিস্ট্রিবিউশনে বাকি দুর্বলতা নয়, ওটাই পণ্য। দোকানদার বাকিতে মাল নেন, সপ্তাহখানেকে বিক্রি করেন, বিক্রির টাকা থেকে শোধ করেন। সফটওয়্যার বাকি বন্ধ করতে পারে না; সীমা বেঁধে দিতে আর চোখের সামনে রাখতে পারে।

লিমিট কাজ করতে হবে অর্ডারের সময়েই

খাতায় লেখা ক্রেডিট লিমিট একটা পরামর্শমাত্র। সিস্টেমে সেটা অর্ডার এন্ট্রির মুহূর্তেই কাজ করা উচিত: এখনকার বাকি দেখাবে, এই অর্ডারে বাকি কোথায় দাঁড়াবে দেখাবে, তারপর বিলটা অনুমোদনের জন্য আটকে রাখবে বা বন্ধ করে দেবে। প্রতি পার্টির জন্য তিনটা জিনিস ঠিক করে দিলেই বাকিটা চলে: ক্রেডিট লিমিট, ক্রেডিট ডেজ (FMCG-তে সাধারণত ৭, ১৫ বা ৩০ দিন) আর সীমা ছাড়ালে কী হবে, অর্থাৎ সতর্কবার্তা, ম্যানেজারের অনুমোদন, নাকি একদম বন্ধ।

ডেমোর পরীক্ষাটা সহজ। একটা টেস্ট পার্টির লিমিট ৳৫০,০০০ দিন, বাকি রাখুন ৳৪৮,০০০, তারপর ৳১০,০০০-এর অর্ডার বুক করে স্ক্রিনে কী হয় দেখুন।

শর্ত পার্টির, কোম্পানির নয়

৩০ দিনের পুরনো দোকান আর ক্যাশ-অন-ডেলিভারির নতুন দোকান এক সেটিংসে চলতে পারে না। ক্রেডিট ডেজ পার্টির নিজস্ব বৈশিষ্ট্য হতে হবে, কারণ প্রতিটি বিল যে শর্তে দেওয়া হয়েছে সেই শর্তে মাপা না হলে এজিং বা ওভারডিউ তালিকার কোনো মানে থাকে না।

ভ্যাট কিন্তু টাকার জন্য অপেক্ষা করে না। ভ্যাট নিবন্ধিত হলে চালান সাধারণত টাকা পাওয়ার সময় নয়, সরবরাহের সময়েই হয়, অর্থাৎ বাকিতে বিক্রি একই দিনে ভ্যাট দায় আর পাওনা দুটোই তৈরি করতে পারে। বাকিতে সরবরাহে ঠিক কখন চালান হবে, সেটা সিস্টেম সাজানোর আগেই ভ্যাট কনসালট্যান্টের সাথে ঠিক করে নিন, ভুল হলে দায় ভুল মাসে চলে যায়।

পাওনার এজিং: যে রিপোর্ট আপনার সপ্তাহ চালায়

মোট বকেয়া একটা লোক-দেখানো সংখ্যা। ৳৬ লাখ পাওনা সুস্থ ব্যবসা, যদি পুরোটা গত তিন সপ্তাহের বিল হয়; আর গুরুতর সমস্যা, যদি এর পাঁচ ভাগের এক ভাগ ৯০ দিনের বেশি পুরনো হয়। এজিং একই মোটকে বিলের বয়স অনুযায়ী ভাগ করে দেখায়, কোন অংশের টাকা এখনো নড়ছে, কোন অংশ থেমে গেছে।

নিচে একটি মাঝারি FMCG ডিস্ট্রিবিউটরের বানানো উদাহরণ। সংখ্যাগুলো শুধু উদাহরণ, নিজের সংখ্যা বসাবেন, কিন্তু টেবিলের এই চেহারাটাই আপনার সফটওয়্যারের চাওয়ামাত্র বের করে দেওয়া উচিত।

টেবিলটা ডান দিক থেকে পড়ুন। ৯০+ ঘরের ৳১,২২,০০০ পুরো পাওনা বইয়ের পাঁচ ভাগের এক ভাগ, আর তার ৳১,১০,০০০ একজন পার্টির, যিনি আবার লিমিটও ছাড়িয়ে গেছেন। বাকি চারটা লাইনের চেয়ে এই একটা লাইনে বেশি মনোযোগ দরকার। আর কাজটা আরেকটা ফোন করা নয়, পেমেন্ট প্ল্যান ঠিক হয়ে প্রথম কিস্তি হাতে না আসা পর্যন্ত সাপ্লাই বন্ধ।

মাঝের ঘরগুলো শৃঙ্খলার মাপকাঠি। ১৫ দিনের শর্তে বিক্রি করে ৩১–৯০ দিনে যদি বইয়ের ৪১% আটকে থাকে, তাহলে শর্তটা আসলে নেই, হয় সেটা মানান, নয় দাম নতুন করে ঠিক করুন।

তিনটা অভ্যাস এজিংকে কাজের করে তোলে। এক, প্রতি সপ্তাহে একই দিনে চালান, মাসে একবারের এজিং বলে কী ভুল হয়েছে, সাপ্তাহিক এজিং সেটা থামাতে দেয়। দুই, পার্টিভেদে শর্ত আলাদা হলে বিলের তারিখ নয়, নির্ধারিত পরিশোধ তারিখ ধরে হিসাব করুন, ২০ দিন ১৫ দিনের পার্টির জন্য বকেয়া, ৩০ দিনের পার্টির জন্য নয়। তিন, প্রতিটি বকেয়া লাইনের একজন মালিক থাকুক, সাধারণত যে SR-এর রুটে বিলটা, আর তারিখসহ পরের কাজ লেখা থাকুক।

MondayPOS-এ এজিং আসে অ্যাকাউন্টিং মডিউল থেকে, সেই একই পার্টি লেজারের বিপরীতে যেখানে বিল পোস্ট হয়। ফলে মেলানোর জন্য দ্বিতীয় কোনো এক্সেল লাগে না। অ্যাকাউন্টিং মডিউল।

আদায়: বিলের বিপরীতে, "অন অ্যাকাউন্ট" নয়

ডিস্ট্রিবিউশনের হিসাবে সবচেয়ে বেশি যে ভুলটা চুপচাপ ঘটে, এটাই। SR ৳২৫,০০০ নিয়ে ফিরলে সেটা দুইভাবে তোলা যায়। অন অ্যাকাউন্ট মানে পার্টির ব্যালেন্স ৳২৫,০০০ কমিয়ে দেওয়া, কোন বিল শোধ হলো তা না বলে। বিলের বিপরীতে মানে ভাগ করে বসানো: ৳১২,০০০ গেল ৪৪৭১ নম্বর বিলে, ৳১৩,০০০ গেল ৪৫১৯-এর আংশিক শোধে। দুটোতেই মোট বাকি সমান কমে, তাই শুধু ব্যালেন্স দেখলে দুটো একরকম মনে হয়।

একরকম নয়। বিলে না বসানো টাকা এজিং নষ্ট করে দেয়। পুরনো বিল ৯০+ ঘরে বসে থাকে, আর নতুন টাকা কোথাও ভাসতে থাকে। রিপোর্টে এমন বকেয়া দেখাতে থাকে যা সপ্তাহ দুয়েক আগেই শোধ হয়েছে, কর্মীরা রিপোর্টে ভরসা হারান, আর এক মাসের মধ্যে সবাই আবার খাতায় ফিরে যান। ঝগড়াও বাড়ে: দোকানদার যখন বলেন "ওই ডেলিভারির টাকা তো দিয়েছি", তখন ব্যালেন্স নয়, ওই বিল নম্বরের সাথে লাগানো রসিদটা দেখাতে হয়।

ভালো সফটওয়্যার আদায় এন্ট্রির সময় পার্টির খোলা বিলগুলো দেখায় আর টিক দিয়ে বসাতে দেয়; আংশিক টাকা ডিফল্টে সবচেয়ে পুরনো বিলে বসায়, তবে দোকানদার নির্দিষ্ট বিল বললে বদলানো যায়; "বসানো হয়নি এমন টাকা" নামে ছোট একটা সংখ্যা চোখের সামনে রাখে, যেটা পরিষ্কার করার দায়িত্ব কারো থাকে; আর রসিদে কোন বিল শোধ হলো সেটা ছাপে, যাতে আপনার কপি আর দোকানের কপি মেলে।

চেক ক্লিয়ার না হওয়া পর্যন্ত সেটা নগদ নয়

আদায়ের বড় অংশ আসে চেকে, প্রায়ই পোস্ট-ডেটেড। চেক মানে তারিখ লেখা একটা প্রতিশ্রুতি, সিস্টেমেও সেভাবেই থাকা উচিত: চেক নম্বর, ব্যাংক, শাখা আর তারিখ জমা দেওয়ার সময় নয়, আদায়ের সময়েই তুলুন; পোস্ট-ডেটেড চেক আলাদা অবস্থায় রাখুন, যাতে "হাতে থাকা চেক" তালিকায় তারিখসহ দেখা যায় আর হাতের নগদে যোগ না হয়; তারপর ধাপে ধাপে জমা ও ক্লিয়ার করুন।

চেক বাউন্স করলে রসিদ উল্টে যাবে, বিলটা আবার খুলবে, পার্টির বাকি নিজে থেকেই বেড়ে যাবে, নীতিমালা থাকলে ব্যাংক চার্জ পার্টির নামে বসবে, আর পার্টিতে একটা ফ্ল্যাগ পড়বে। এতে পরের সকালেই ওই দোকানের সাথে আচরণ বদলাবে, তিন সপ্তাহ পরে ব্যাংক স্টেটমেন্ট মেলানোর সময় নয়। একই দোকানের দুইবার চেক বাউন্স হলে সাধারণত শর্ত ক্যাশ-অন-ডেলিভারিতে নামিয়ে আনার সময় হয়েছে। ডিসঅনার হওয়া চেকের আইনি দিকও আছে (Negotiable Instruments Act), নোটিশের সময়সীমা আর মামলা করার সময়সীমাসহ।

রুট, অর্ডার বুকিং আর ভ্যানের স্টক

ডিস্ট্রিবিউশন চলে রুটে: নির্দিষ্ট দিনে নির্দিষ্ট SR নির্দিষ্ট কিছু দোকানে যান। রুট যদি শুধু SR-এর মাথায় থাকে, তাহলে কভারেজ মাপা যায় না, পাওনার দায়ও কারো ঘাড়ে বসানো যায় না।

প্রি-সেল না ভ্যান সেল

প্রি-সেলে SR গিয়ে ফোনে অর্ডার নেন, রাতে গুদামে মাল প্যাক হয়, পরদিন ভ্যান ডেলিভারি দেয়। ভ্যান সেলে ভ্যানেই মাল থাকে, এক ভিজিটেই বিক্রি, ডেলিভারি আর প্রায়ই টাকা আদায় হয়ে যায়। প্রি-সেলে স্টক নিয়ন্ত্রণ পরিষ্কার থাকে; ভ্যান সেল দ্রুত, ছোট দোকানের লম্বা তালিকার জন্য সুবিধাজনক, তবে এতে একটা চলন্ত গুদাম রাস্তায় নামে। অনেক ডিস্ট্রিবিউটর দুটোই চালান। যেটাই চালান, অর্ডার না হলেও ভিজিটটা সিস্টেমে উঠুক: ৪২টা কল, ৩১টা অর্ডারসহ, ১১টা অর্ডার ছাড়া, এই রুট শিট যা বলে, বিক্রির রিপোর্ট কখনো তা বলবে না।

SR-রা এমন জায়গায় কাজ করেন যেখানে নেটওয়ার্ক পড়ে যায়, তাই অর্ডার অ্যাপকে ডেটা ফোনেই ধরে রাখতে হবে আর নেটওয়ার্ক ফিরলে সিঙ্ক করতে হবে। লোডশেডিংয়ের সময় কাউন্টারের জন্য যেমন অফলাইন-ফার্স্ট দরকার, এটাও তাই।

ভ্যানের স্টক আর দিনশেষের মিলান

প্রতিটি ভ্যানকে একটা স্টক লোকেশন ধরুন, অন্ধকার গর্ত নয়। লোডিং হলো গুদাম থেকে ভ্যানে একটা লিখিত ট্রান্সফার, ড্রাইভারের সইসহ লোডিং শিট ছাপা। রুটের প্রতিটি বিল ভ্যানের স্টক থেকে কাটবে, গুদাম থেকে নয়। দিনশেষে যা থাকে, ট্রান্সফার হয়ে গুদামে ফেরে। ভ্যান যেহেতু একটা লোকেশন, "এই মুহূর্তে ৩ নম্বর ভ্যানে কী আছে" প্রশ্নের উত্তর থাকে।

দিনশেষের মিলান ডিস্ট্রিবিউটরের দিনের সবচেয়ে দামি দশ মিনিট:

শুরুর লোড + অতিরিক্ত লোড − বিল হওয়া বিক্রি − ফেরত আসা মাল = ভ্যানে বাস্তবে থাকা স্টক

নগদ বিক্রি + আদায় − অগ্রিম দেওয়া খরচ = জমা দেওয়া নগদ

যা বাড়তি-কম থাকে সেটাই গরমিল, আর প্রতিটি গরমিলের সাথে একটা নাম জড়িত, কারণ ভ্যান একটা রুটের, রুট একজন SR-এর। ছোট পার্থক্য সাধারণত একটা ফেরত বাদ পড়া বা বিল না করা ডেলিভারি। বারবার একই দিকে পার্থক্য হলে সেটা কাগজপত্রের সমস্যা নয়। প্রতিদিন করলে ছোট থাকে; মাসে একবার করলে ইতিহাস ঘাঁটতে হয়।

পার্টিভিত্তিক দাম আর ট্রেড স্কিম

পাইকারি দাম একটা সংখ্যা নয়, একটা ছক। কর্মীকে হাতে ডিসকাউন্ট না টাইপ করিয়ে সিস্টেমের এগুলো সামলানো উচিত: গ্রুপভিত্তিক প্রাইস লিস্ট (পাইকারি, খুচরা, প্রাতিষ্ঠানিক), হাতে গোনা বড় পার্টির জন্য আলাদা রেট, পরিমাণের স্ল্যাব (৯ কার্টন পর্যন্ত এক রেট, ১০ থেকে আরেক, ৫০ থেকে আরেক) আর মেয়াদের তারিখ, যাতে অফারের রেট নিজে থেকেই শেষ হয়, কেউ খেয়াল করা পর্যন্ত চলতে না থাকে।

স্কিম দিয়েই FMCG ভলিউম ঠেলে, তাই স্কিমকে ডিসকাউন্টের ছদ্মবেশে নয়, স্কিম হিসেবেই তুলতে হবে। সাধারণ চেহারা তিনটা: পরিমাণে ফ্রি মাল (১০ কার্টনে ১টা ফ্রি), মূল্যে ছাড় (৳৫০,০০০-এর ওপরে ৫%) আর মাস শেষে টার্গেট ইনসেনটিভ। দুটো নিয়ম মানলে স্কিম আপনাকে খেয়ে ফেলবে না। এক, ফ্রি মাল ফ্রি হিসেবেই স্টক থেকে বেরোতে হবে, যে কার্টন কখনো বাদ পড়েনি, সেটা পরে রহস্যময় ঘাটতি হয়ে ফেরে। দুই, স্কিমের টাকা যদি প্রিন্সিপাল কোম্পানি দেয়, তাহলে দেওয়ার সময়েই দাবিটা ওই কোম্পানির নামে উঠুক, মাস শেষে ডেলিভারি স্লিপ ঘেঁটে বানাতে হবে না। ফ্রি কার্টন মূসক ৬.৩ চালানে কীভাবে দেখাবেন, সেটা একবারেই ঠিক করে নিন।

দোকান থেকে ফেরত: নষ্ট, মেয়াদোত্তীর্ণ আর অবিক্রিত

FMCG-তে মাল ফেরত আসে নিয়মিত: থেঁতলে যাওয়া কার্টন, লিক করা প্যাক, কোম্পানির নীতিতে ফেরতযোগ্য মেয়াদোত্তীর্ণ মাল, আর দোকানদারের অনুরোধে ফেরত নেওয়া অবিক্রিত স্লো আইটেম। বিক্রয়যোগ্য ফেরত পুরো দামে গুদামের স্টকে ফিরবে। নষ্ট মাল যাবে আলাদা কোয়ারেন্টিন লোকেশনে, কখনোই বিক্রয়যোগ্য স্টকে নয়, আর সেখানে দাবি বা রাইট-অফের অপেক্ষায় থাকবে। মেয়াদোত্তীর্ণ ফেরত ব্যাচ ও মেয়াদসহ কোয়ারেন্টিনে যাবে, তারপর প্রিন্সিপালের ক্লেইম প্রক্রিয়ায় বা ধ্বংসে।

প্রতিটি ফেরতের বিপরীতে মূল বিলের সাথে ক্রেডিট নোট হওয়া উচিত, যাতে দোকানের বাকি ঠিক পরিমাণে কমে আর এজিংয়েও তা দেখা যায়। মুখে "পরেরবার সমন্বয় করে দেব" বলে সামলানো ফেরত থেকেই ৳২০,০০০-এর ঝগড়া ছয় মাস বেঁচে থাকে। ভ্যাট নিবন্ধিত হলে বিক্রয় ফেরতে সাধারণত মূল চালান সংশোধন নয়, নির্ধারিত ক্রেডিট নোট দলিল লাগে, কোন ফরম আর কোন পদ্ধতি আপনার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য সেটা নিশ্চিত করুন, আর সফটওয়্যার যেন শুধু লাইন উল্টে না দিয়ে সেই দলিলটাই বানাতে পারে। রুট ও SR ধরে ড্যামেজের হার দেখুন, ড্যামেজ হাতে-ধরার সমস্যা, আর যেখানে হ্যান্ডলিং খারাপ সেখানেই এটা জমে।

গুদামের স্টক বনাম দোকানের স্টক

বেশিরভাগ ডিস্ট্রিবিউটর সামনের অংশ থেকে খুচরাও বিক্রি করেন। গুদাম আর দোকান এক সংখ্যা হলে দুটোর কোনোটাই নির্ভরযোগ্য নয়: দোকান এমন কার্টন বিক্রি করে ফেলে যেটা গুদাম আগেই একটা ভ্যানের জন্য রেখেছিল, আর ফাঁকটা ধরা পড়ে এক সপ্তাহ পরে। দুটোকে আলাদা লোকেশন রাখুন, মাঝখানে লিখিত ট্রান্সফার; ভ্যানের বেলাতেও একই নিয়ম। এক গুদাম, এক সামনের দোকান আর চারটা ভ্যান মানে ছয়টা স্টক লোকেশন, সাথে নষ্ট মালের লোকেশন, আর ওষুধ বা খাদ্য হ্যান্ডল করলে মেয়াদ-কাছাকাছি কোয়ারেন্টিন। প্রতিটির একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত আর গোনার সূচি থাকুক, সামনের দোকান সপ্তাহে, গুদাম মাসে ক্যাটাগরি ধরে। ইনভেন্টরি মডিউল আর মাল্টি-লোকেশন।

মালিকের যে রিপোর্টগুলো আসলে দরকার

ডিস্ট্রিবিউশনে ডেটা তৈরি হয় পাহাড়সমান, সিদ্ধান্ত হয় খুব কম। এই রিপোর্টগুলো সিদ্ধান্ত দেয়।

পার্টিভিত্তিক পাওনা ও এজিং। উপরের টেবিলটা, প্রতি সপ্তাহে, এক পাতায় সবচেয়ে বেশি বকেয়া দশ পার্টিসহ।

SR-ভিত্তিক আদায়। মাসে কার কত বিল, কত আদায়, আদায়ের শতাংশ আর মাস শেষে বকেয়া। SR-এর ইনসেনটিভের পেছনে এই সংখ্যাটাই থাকা উচিত, কারণ শুধু বিক্রির ওপর টাকা পেলে বিক্রেতা যাকে-তাকে মাল দিয়ে দেবেন।

দেরিতে টাকা দেওয়া পার্টি। গত ছয় মাসে গড়ে কত দিনে টাকা দেন, পাশে তার মার্জিন কতটুকু। কিছু দেরিওয়ালা পার্টিকে টেনে নেওয়া লাভজনক; কিছুকে চুপচাপ ভর্তুকি দেওয়া হচ্ছে। দুই কলাম পাশাপাশি রাখলে তর্কটা আবেগের বদলে হিসাবের হয়।

রুট প্রোডাক্টিভিটি। কল, অর্ডারসহ কল, গড় অর্ডার ভ্যালু আর অর্ডারে আইটেম সংখ্যা, রুট ও দিন ধরে।

ভ্যান গরমিলের সারসংক্ষেপ। গতকালের স্টক ও নগদের পার্থক্য ভ্যান ধরে, ২৪ ঘণ্টায় ব্যাখ্যা না মিললে উপরে ওঠে।

স্কিম ও ক্লেইম রেজিস্টার। এ মাসে কী ফ্রি গেল, কোন প্রিন্সিপালের বিপরীতে, কতটা দাবি করা হয়েছে আর কতটা পাওয়া গেছে।

MondayPOS এগুলো বিলিং ও স্টকের একই লেজার থেকে বানায়, তাই SR রিপোর্টের আদায় আর অ্যাকাউন্টিং মডিউলের রসিদ একই রেকর্ড। রিপোর্ট ও BI।

পাওনা-নিয়ন্ত্রণ চেকলিস্ট

নিজের সিস্টেমে মিলিয়ে দেখুন। প্রতিটি "না" মানে অন্যের দোকানে পড়ে থাকা টাকা।

• [ ] প্রতিটি দোকানের পার্টি অ্যাকাউন্ট আছে, ওপেনিং ব্যালেন্স, ক্রেডিট লিমিট আর ক্রেডিট ডেজসহ।
• [ ] ক্রেডিট লিমিট অর্ডার এন্ট্রিতেই কার্যকর হয়, পরে মিলিয়ে দেখা নয়।
• [ ] এজিং সিস্টেম নিজে বানায়, প্রতি সপ্তাহে, ০–৩০ / ৩১–৬০ / ৬১–৯০ / ৯০+ ঘরে।
• [ ] এজিং হয় পরিশোধ তারিখ ধরে, প্রতিটি পার্টির নিজের শর্তে।
• [ ] প্রতিটি আদায় নির্দিষ্ট বিলে বসে; না-বসা টাকার একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত আছেন, সপ্তাহে পরিষ্কার হয়।
• [ ] চেকে নম্বর, ব্যাংক আর তারিখ থাকে; জমা ও ক্লিয়ার ধাপে চলে; বাউন্স হলে বিল নিজে থেকেই আবার খোলে।
• [ ] পোস্ট-ডেটেড চেক তারিখসহ "হাতে থাকা চেক" তালিকায় দেখায়।
• [ ] প্রতিটি ভ্যান একটা স্টক লোকেশন; লোডিং-আনলোডিং লিখিত ট্রান্সফার।
• [ ] ভ্যানের স্টক আর নগদ প্রতিদিন মেলানো হয়, গরমিলে নাম বসে আর ২৪ ঘণ্টায় নিষ্পত্তি হয়।
• [ ] দাম আসে পার্টি বা গ্রুপ প্রাইস লিস্ট থেকে, বিলিংয়ে টাইপ করা ডিসকাউন্ট থেকে নয়।
• [ ] ফ্রি মাল ও স্কিম স্কিম হিসেবেই ওঠে, স্টক থেকে কাটে আর প্রিন্সিপালের কাছে দাবি হয়।
• [ ] নষ্ট ও মেয়াদোত্তীর্ণ ফেরত কোয়ারেন্টিনে যায় আর ক্রেডিট নোট তৈরি করে।
• [ ] গুদাম, দোকান আর ভ্যান আলাদা লোকেশন, গোনার সূচিসহ।
• [ ] শুধু বিক্রি নয়, SR-ভিত্তিক আদায় ইনসেনটিভ ঠিক করে।
• [ ] মালিক কাউকে জিজ্ঞেস না করেই মোট বকেয়া আর ৯০+ সংখ্যাটা দেখতে পান।

ডেমোতে যে প্রশ্নগুলো করবেন

1. 1একটা পার্টিতে ক্রেডিট লিমিট বসান, তারপর সীমা ছাড়ানো অর্ডার বুক করুন। স্ক্রিনে কী হয়, কে ওভাররাইড করতে পারেন?
2. 2১৫ দিনের শর্তের পার্টির জন্য পরিশোধ তারিখ ধরে চার ঘরের এজিং রিপোর্ট দেখান।
3. 3৳২৫,০০০ আদায় দুইটা বিলে ভাগ করে বসান, তারপর আগে-পরে পার্টি লেজার আর এজিং দেখান।
4. 4একটা পোস্ট-ডেটেড চেক তুলে সেটা বাউন্স করান। বিল আবার খুলছে আর বাকি বাড়ছে, দেখান।
5. 5ভ্যান লোড করুন, রুটে চারটা বিল করুন, একটা নষ্ট কার্টন ফেরত আনুন, দিনশেষে মিলান। গরমিল কোথায় দেখায়?
6. 6একই পণ্যে তিন দাম দিন, পাইকারি, খুচরা আর ১০ কার্টনের ওপরে স্ল্যাব, বিলিংয়ে ডিসকাউন্ট টাইপ না করে।
7. 7১০-এ ১ ফ্রি স্কিম চালু করুন; ফ্রি ইউনিট স্টক থেকে বেরোচ্ছে আর প্রিন্সিপালের নামে দাবি উঠছে, দেখান।
8. 8দোকান থেকে মেয়াদোত্তীর্ণ মাল ফেরত নিন, কোয়ারেন্টিনে পাঠান, ক্রেডিট নোট দিন।
9. 9গত মাসের SR-ভিত্তিক আদায়ের শতাংশ আর সবচেয়ে দেরিতে টাকা দেওয়া দশ পার্টি দেখান।
10. 10SR-এর ফোনের নেটওয়ার্ক বন্ধ করে অর্ডার বুক করুন, তারপর নেটওয়ার্ক ফেরান। অর্ডারটা কোথায়?
11. 11আমার আউটলেট, ভ্যান আর ইউজার সংখ্যায় প্রথম বছরের মোট খরচ কত, ডেটা মাইগ্রেশন আর ট্রেনিংসহ? দাম দেখুন।

শেষ কথা

ডিস্ট্রিবিউশনে স্টক সামলানো সহজ অংশ। কঠিন অংশ হলো সেই শৃঙ্খলা, যা দেওয়া মালকে আবার টাকায় ফেরায়: অর্ডারের সময়েই কামড় দেয় এমন ক্রেডিট লিমিট, প্রতি সপ্তাহে দেখা আর বিশ্বাস করা যায় এমন এজিং, ভাসমান না থেকে বিলে বসা আদায়, ক্লিয়ার হওয়া পর্যন্ত ট্র্যাক করা চেক, প্রতিদিন মেলানো ভ্যান, আর SR-এর বিবেচনা নয়, সিস্টেম থেকে আসা দাম ও স্কিম। এর কোনোটাই অদ্ভুত সফটওয়্যার নয়। এটা সাধারণ হিসাবরক্ষণ, শুধু মাসে একবারের বদলে প্রতিদিন, আর ঠিক এই জিনিসটা মানানোতেই সফটওয়্যার সবচেয়ে ভালো।

নিজের পার্টি তালিকা আর রুটে ক্রেডিট লিমিট, এজিং আর ভ্যান মিলান কীভাবে চলে দেখতে চাইলে ডেমো বুক করুন অথবা ফ্রি শুরু করুন। পাইকারি ও ডিস্ট্রিবিউশন।