কাপড়ের দোকান আসলে "একটা জিনিস" বিক্রি করে না। একই জিনিস বিশ রকমে বিক্রি করে, আর সামনে দাঁড়ানো কাস্টমারের জন্য তার উনিশটাই ভুল। যে পাঞ্জাবিটা পছন্দ হলো সেটা সাদা আর নেভিতে আছে, কিন্তু L শেষ। যে থ্রি-পিস চাই, সাইজ ঠিক আছে, রঙ নেই। জিন্সে ৩২ আর ৩৪ আগে শেষ হয়, ৩৮ ঝুলতেই থাকে। ফ্যাশন রিটেইলের বড় সমস্যাগুলো, বছরের সবচেয়ে ব্যস্ত সন্ধ্যায় মাল নেই, শাওয়ালে দাম কমিয়ে দেওয়া, দোকানের চিলেকোঠায় পড়ে থাকা মাল, সবগুলোর শুরু একই জায়গায়: এমন সফটওয়্যার, যেখানে সাইজ আর রঙ আলাদা স্টক নয়, শুধু একটা নোট।
এই লেখায় বলছি কাপড়ের দোকানের সফটওয়্যারকে আলাদা করে কী কী পারতে হয়। নিউমার্কেট, বসুন্ধরা সিটি, মিরপুর, চট্টগ্রামের টেরিবাজার বা ধানমন্ডির একটা বুটিক, সবার জন্য একই কথা। থাকছে ভ্যারিয়েন্ট ম্যাট্রিক্স, ইসলামপুর-কেরানীগঞ্জ থেকে আনা লোকাল মালে নিজের বারকোড, সিজন ও কালেকশন ট্র্যাকিং, ডিসকাউন্ট ও ক্লিয়ারেন্সের নিয়ম, ঈদের ভিড়ে কাউন্টার, রিটার্ন ও এক্সচেঞ্জ, অল্টার ও অর্ডারের কাজ, শাখার মধ্যে সাইজ ট্রান্সফার, আর সিজন শেষের ডেড স্টক হিসাব। ঈদের প্রস্তুতির চেকলিস্ট শেষের দিকে রেখেছি, রোজার ভেতরে নয়, রোজা শুরুর আগেই কাজে লাগানোর জন্য। ফ্যাশন রিটেইল POS।
সাধারণ আইটেম লিস্টে কাপড়ের দোকান কেন চলে না
সস্তা বিলিং সফটওয়্যার আপনাকে একটা আইটেম লিস্ট দেয়। এক লাইন, এক নাম, এক দাম, এক স্টক সংখ্যা। তেলের বোতলের জন্য এটা ঠিক আছে। কাপড়ের দোকান এতে তুললে তিনটার একটা ঘটে, আর আমরা তিনটাই দেখেছি।
দোকান একটাই আইটেম বানায়, "পাঞ্জাবি সুতি সাদা", আর সাইজ থাকে স্টাফের মাথায়। স্টকে দেখাচ্ছে ৩০, কাস্টমার L চাইছেন, র্যাকে না গিয়ে কেউ উত্তর দিতে পারছে না। অথবা দোকান ২০টা আলাদা আইটেম বানায়, "পাঞ্জাবি সাদা S", "পাঞ্জাবি নেভি L", বিল ঠিকই হয়, কিন্তু রিপোর্ট অর্থহীন হয়ে যায়, কারণ সফটওয়্যার জানেই না এই ২০ লাইন আসলে একটা স্টাইল, যেটা একসাথে কেনা হয়েছে আর একসাথেই ডিসকাউন্টে যাবে। অথবা দোকান হাল ছেড়ে দিয়ে "গার্মেন্টস আইটেম" নামে হাতে দাম টাইপ করে বিল করে, তখন সফটওয়্যারটা দামি ক্যালকুলেটর, আর স্টকের সংখ্যাটা গল্প।
যেটা দরকার সেটা দুই স্তরের কাঠামো: একটা স্টাইল (কেউ বলে টেমপ্লেট বা প্যারেন্ট আইটেম), যেখানে থাকবে নাম, কাপড়, সাপ্লায়ার, সিজন আর কেনা দাম; আর তার নিচে আপনার হাতে থাকা প্রতিটি সাইজ-রঙের জন্য একটা ভ্যারিয়েন্ট। বারকোড, স্টক সংখ্যা আর জায়গা থাকে ভ্যারিয়েন্টে। রিপোর্ট হয় স্টাইল ধরে। এটা ঠিক থাকলে বাকি সব সম্ভব; এটা ভুল হলে ফিচারের লম্বা তালিকাও কাজে আসবে না। MondayPOS-এ এটা ERPNext-এর উপর তৈরি ইনভেন্টরি মডিউলে থাকে, ক্যাটাগরিতে একবার অ্যাট্রিবিউট (সাইজ, রঙ) ঠিক করে দিলে ভ্যারিয়েন্টগুলো একসাথে তৈরি হয়ে যায়। ইনভেন্টরি মডিউল।
ভ্যারিয়েন্ট ম্যাট্রিক্স, সংখ্যায়
নিচে PJ-2231 কোডের একটা সুতি পাঞ্জাবির স্টাইল, ২০ রোজার দিনে আপনার স্টক স্ক্রিনে যেমন দেখানো উচিত। সারিতে রঙ, কলামে সাইজ, প্রতিটি ঘর একেকটা ভ্যারিয়েন্ট, আলাদা বারকোডসহ।
| PJ-2231 সুতি পাঞ্জাবি | S | M | L | XL | XXL | রঙের মোট |
|---|---|---|---|---|---|---|
| সাদা | ৩ | ৮ | ১১ | ৬ | ২ | ৩০ |
| অফ-হোয়াইট | ২ | ৬ | ৯ | ৫ | ১ | ২৩ |
| নেভি | ০ | ৪ | ৭ | ৩ | ০ | ১৪ |
| মেরুন | ১ | ২ | ৩ | ১ | ০ | ৭ |
| সাইজের মোট | ৬ | ২০ | ৩০ | ১৫ | ৩ | ৭৪ |
এই এক গ্রিড এমন প্রশ্নের উত্তর দেয়, যেটা সাধারণ লিস্ট পারে না। নেভি S শূন্য, নেভি XXL আসেইনি, মানে নেভির লাইনটা ভাঙা, ওটা সামনের র্যাক থেকে সরিয়ে ফেলুন। মেরুনে ৪ সাইজ মিলিয়ে মাত্র ৭ পিস, এই রঙটা চলেনি, ডিসকাউন্টের তালিকায় এটাই প্রথম। আর অন্য শাখায় যদি ৬টা নেভি S পড়ে থাকে, এক ট্রিপের ট্রান্সফারেই ফাঁকটা ভরে যায়।
ডেমোতে এই স্ক্রিনটা লাইভ দেখতে চান। যদি সাইজগুলো গ্রিডে না দেখিয়ে লম্বা লিস্টে সারি ধরে দেখায়, জিজ্ঞেস করুন, ১৫ জন কাস্টমার দাঁড়িয়ে থাকলে সেলসম্যান "নেভি, L" কত সেকেন্ডে বের করবে।
ভ্যারিয়েন্টের নাম এমন রাখুন যা মুখে বলা যায়
কোড ছোট আর একরকম রাখুন, কারণ স্টাফ লেবেল দেখে জোরে পড়বে। চালু নিয়ম হলো স্টাইল-রঙ-সাইজ, অর্থাৎ PJ-2231-এর নেভি L হবে PJ2231-NVY-L। রঙের সংক্ষিপ্ত রূপ একবারেই ঠিক করে ফেলুন, WHT, OFW, NVY, MRN, BLK, আর দুইজনকে দুই বানান বানাতে দেবেন না। "Navy" আর "navy blue" আলাদা রঙ হয়ে গেলে আপনার স্টক চুপচাপ দুই ভাগ হয়ে যাবে। সাইজেও একই নিয়ম: কোন ক্যাটাগরিতে S/M/L/XL, কোথায় ৩৮/৪০/৪২, বাচ্চাদের সাইজ বয়সে না নম্বরে, এক পাতায় লিখে রাখুন, নতুন স্টাফ প্রথম দিনেই পড়বে।
লোকাল মালে নিজের বারকোড
ইমপোর্ট বা ব্র্যান্ডের কাপড়ে কোম্পানির বারকোড থাকে, স্ক্যান করলেই হলো। বাংলাদেশের কাপড়ের দোকানের বেশিরভাগ মালে তা থাকে না। ইসলামপুরের গাঁট, কেরানীগঞ্জের সেলাই, মিরপুর বেনারসি পল্লীর শাড়ি, চট্টগ্রাম থেকে আনা বাচ্চাদের পোশাক বা বুটিকের এক পিস আইটেম, কিছুই কোড নিয়ে আসে না, বা এমন ট্যাগ থাকে যার নম্বর শুধু সাপ্লায়ার বোঝে।
তাই নিজেরাই প্রিন্ট করতে হয়। যেভাবে কাজটা টেকে: স্টাইলটা একবার তৈরি করুন, ওই লটের সাইজ-রঙ ধরে ভ্যারিয়েন্ট বানান, ক্রয় এন্ট্রি দিয়ে মাল রিসিভ করুন যাতে কেনা দাম বসে যায়, তারপর প্রতিটি পিসের লেবেল প্রিন্ট করে ট্যাগ লাগান, র্যাকে ওঠার আগেই। লেবেলে থাকবে স্টাইল কোড, রঙ, সাইজ আর বারকোড। কেউ কেউ বিক্রির দামও ছাপায়; কাউন্টারে সুবিধা হয়, কিন্তু ডিসকাউন্ট দিলে ঝামেলা হয়, তাই অনেক দোকান দাম লেবেলে না রেখে POS-কে ঠিক করতে দেয়।
হার্ডওয়্যার খুব বেশি লাগে না। ডাইরেক্ট থার্মাল লেবেল প্রিন্টার, যেমন Xprinter XP-420B, ২০২৬ সালের আগস্টে Ryans আর BDStall-এ ৳৯,৫০০–১০,০০০; সাথে লেবেল রোলের নিয়মিত খরচ। ফ্যাশন কাউন্টারের সেট, ৮০ মিমি রিসিট প্রিন্টার, 2D স্ক্যানার, ক্যাশ ড্রয়ার, UPS, সাধারণত ৳২৫,০০০–৩৫,০০০, পিসি আলাদা। টেস্ট করা মডেলের তালিকা হার্ডওয়্যার পেজে।
দুটো অভ্যাস ঠিক করলে বারকোড টেকে, না করলে এক মাসেই ভেঙে পড়ে। এক, ট্যাগ লাগান মাল রিসিভের সময়, কাউন্টারে নয়, ট্যাগ ছাড়া যে পিস র্যাকে উঠেছে, সেটা ট্যাগ ছাড়াই বিক্রি হবে। দুই, "বারকোড ছাড়া" বিক্রিতে সুপারভাইজার PIN বাধ্যতামূলক করুন আর কোন আইটেম, কোন স্টাফ, লগ রাখুন। যে POS-এ যে কেউ হাতে নাম-দাম লিখে বিল করতে পারে, সেখানে স্টক কোনোদিন মিলবে না।
সিজন, কালেকশন আর স্টাইল ট্র্যাকিং
কাপড়ের স্টকের গায়ে ঘড়ি বাঁধা থাকে। রোজার শেষ দশ দিনে যে কালেকশনের পুরো দাম পাওয়া যায়, শাওয়ালে তার ৩০ শতাংশ কমে যায়, আর পরের শীত আসতে আসতে যে যা দেয় তাই। এই ঘড়িটা মাথায় নয়, সফটওয়্যারে ডেটা হয়ে থাকা দরকার।
কমপক্ষে প্রতিটি স্টাইলে থাকুক সিজন বা কালেকশন ট্যাগ (ঈদুল ফিতর ২০২৬, শীত ২০২৬, পূজা ২০২৬, বেসিক/কোর), ক্যাটাগরি (পুরুষ > পাঞ্জাবি > সুতি), সাপ্লায়ার, আর প্রথম পিস রিসিভের তারিখ। এই চারটা ঘর থাকলেই এই লেখার পরের রিপোর্টগুলো সম্ভব। সারা বছর চলে এমন কোর আইটেম, সাদা শার্ট, স্কুল ড্রেস, সাধারণ কুর্তা, কোর ট্যাগ দিয়ে ডিসকাউন্টের নিয়ম থেকে বাদ রাখুন; যে মাল পুরনো হয় না, তাতে ছাড় দেওয়া মানে বিনা কারণে টাকা দিয়ে দেওয়া।
সবচেয়ে দরকারি রিপোর্ট এজিং: স্টাইল ধরে প্রথম রিসিভের পর কত দিন গেল, ০–৩০, ৩১–৬০, ৬১–৯০, ৯০+। সিজন শেষ হওয়ার পরও যে স্টাইল ৯০+ ঘরে বসে আছে, সেটা আর পুরো দামে বিক্রি হবে না, আর যত দেরি তত কম। যাঁরা সপ্তাহে একবার এজিং দেখেন, তাঁরা আগেভাগে অল্প করে দাম কমান; যাঁরা ডিসেম্বরে দেখেন, তাঁদের একবারেই বড় ধাক্কা খেতে হয়।
ডিসকাউন্ট আর ক্লিয়ারেন্সের নিয়ম
কাপড়ের দোকানে লাভ সবচেয়ে বেশি বেরিয়ে যায় ছাড়ের হাত দিয়ে, কারণ ছাড়টা হয় মুখে মুখে। সেলসম্যান কাউন্টারে ২০০ টাকা কমিয়ে দিলেন, বিল এডিট হলো, মাস শেষে কেউ বলতে পারে না কত টাকা ছাড় গেল আর কার হাত দিয়ে গেল।
সমাধান হলো প্রতিটি ছাড়কে কাউন্টারের সিদ্ধান্ত না বানিয়ে সফটওয়্যারের নিয়ম বানানো। প্রাইসিং ও প্রোমোশন মডিউলে যা থাকা দরকার:
- সিজন ধরে ডিসকাউন্ট: নির্দিষ্ট তারিখ থেকে "ঈদুল ফিতর ২০২৬" ট্যাগের সব আইটেমে ২০% ছাড়, একটা একটা আইটেমে হাত না দিয়ে।
- ধাপে ধাপে ক্লিয়ারেন্স: প্রথম সপ্তাহে ২০%, তৃতীয় সপ্তাহে ৩৫%, তারপর ৫০%, আগেই সেট করা, আপনি দোকানে থাকুন বা না থাকুন।
- বান্ডল অফার: দুটো পাঞ্জাবি নিলে তৃতীয়টা অর্ধেক দামে, দুটো স্ক্যান হলেই নিজে থেকে বসে যাবে।
- হাতে ছাড়ের সীমা: সেলসম্যান নির্দিষ্ট শতাংশ বা টাকা পর্যন্ত ছাড় দিতে পারবেন; বেশি হলে সুপারভাইজার PIN, আর প্রতিটি ওভাররাইড স্টাফের নামসহ লগ।
- মেম্বার প্রাইস: লয়্যালটি টিয়ারের বাঁধা ছাড়, প্রতি বিলে হাতে এডিট নয়।
তারপর সিজনজুড়ে সপ্তাহে একবার ডিসকাউন্ট রিপোর্ট পড়ুন: মোট কত ছাড় গেল, কোন আউটলেটে, কোন স্টাফের হাতে, কোন স্টাইলে, আর পাশে ছাড়ের পরেও কত লাভ থাকল। শেষ কলামটাই আসল। ৫৫% মার্জিনে কেনা স্টাইলে ৪০% ছাড় দিলেও বিক্রিটা লাভেরই; কম মার্জিনের বেসিক আইটেমে একই ছাড় মানে লোকসানের রসিদ ছাপানো। প্রাইসিং ও প্রোমোশন।
ঈদের ভিড়: কী ভাঙে, কীভাবে তৈরি হবেন
ঈদুল ফিতর শুধু ব্যস্ত এক সপ্তাহ নয়, এটা আলাদা একটা ব্যবসা। রোজার শেষ দশ দিনে ভিড় বাড়তে থাকে, চাঁদ রাতে সর্বোচ্চে ওঠে, বসুন্ধরা সিটি বা নিউমার্কেটে দোকান তখন রাত পার করে চলে। সাধারণ মাসে যেটা সামান্য বিরক্তি, ঈদে সেটাই কাস্টমারের না কিনে চলে যাওয়ার কারণ। পূজা আর শীতের সিজনও একই ঘটনার ছোট সংস্করণ।
বিলের গতি
পুরো খেলাটা প্রতি বিলে কত সেকেন্ড, তার। স্ক্যান থেকে প্রিন্ট পর্যন্ত পিসপ্রতি কয়েক সেকেন্ডের বেশি লাগা চলবে না, আইটেমের মাঝে পেজ লোড তো নয়ই। যা গতি ঠিক করে: কোড টাইপ না করে 2D স্ক্যানার, পেমেন্ট টাইপে কিবোর্ড শর্টকাট, ডিফল্ট কাস্টমার সেভ করা যাতে বিল শেষ করতে কারও ফোন নম্বর টাইপ করতে না হয়, স্ক্যান করলেই দাম ও স্টক স্ক্রিনে, আর কেউ কিছুটা বিকাশ কিছুটা ক্যাশ দিলে দুই কি-চাপে স্প্লিট পেমেন্ট। প্রতি বিলে বাড়তি ছয়টা ক্লিককে চাঁদ রাতের ৪০০ বিল দিয়ে গুণ করুন, কয়েক ঘণ্টা বিক্রি হারালেন।
বাড়তি কাউন্টার আর সিজনের স্টাফ
বেশিরভাগ দোকান সিজনে এক-দুইটা বাড়তি বিলিং পয়েন্ট খোলে, অনেক সময় একটা ফোল্ডিং টেবিলে ল্যাপটপ আর প্রিন্টার। দুটো নিয়ম মানলে এটা কাজ করে। বাড়তি কাউন্টার একই স্টকে চলতে হবে, ৩ নম্বর কাউন্টারে বিক্রি হওয়া পিস ১ নম্বরের স্ক্রিন থেকেও কমে যাবে; আলাদা মেশিনে আলাদা এক্সেল রাখলে একই পিস দুবার বিক্রি হবে। আর প্রতিটি অস্থায়ী স্টাফের আলাদা লগইন, সীমিত রোলসহ: বিক্রি আর পেমেন্ট নিতে পারবেন; ছাড়ের সীমার বাইরে দাম বদলানো, বিল ডিলিট, স্টক পরিবর্তন, কেনা দাম বা রিপোর্ট দেখা, পারবেন না। সিজন শেষে লগইন বন্ধ করে দেবেন, কিন্তু কে কী করেছে তার রেকর্ড থেকে যাবে। POS ও চেকআউট।
মার্কেটের ইন্টারনেট বসে গেলে অফলাইন বিল
বছরের সবচেয়ে বড় রাতে প্রতিটি মার্কেটে একই জিনিস ঘটে। শত শত দোকান একই ব্রডব্যান্ড লাইনে, হাজার হাজার ফোন একই টাওয়ারে, কার্ড মেশিন আর MFS অ্যাপ একই লাইনের জন্য ঠেলাঠেলি করছে, চাঁদ রাতের রাত ৯টায় কানেকশন কার্যত নেই। শুধু-ক্লাউড POS ঠিক ওই ঘণ্টাতেই বিল করা বন্ধ করে দেয়, যে ঘণ্টায় আপনার বছরের বিক্রি।
অফলাইন-ফার্স্ট মানে টার্মিনালে আইটেম, দাম আর স্টক লোকালি থাকে, সার্ভারে না গিয়েই বিল হয় ও প্রিন্ট হয়, আর লাইন ফিরলে হেড অফিসে নিজে থেকে সিঙ্ক হয়, নতুন করে টাইপ নেই, ডাবল বিল নেই। ডেমোতে দেখতে চান: রাউটার খুলে ফেলুন, বিকাশ পেমেন্টসহ তিনটা বিল শেষ করুন, তারপর লাইন দিয়ে দেখান বিলগুলো হেড অফিসে ঠিকঠাক পৌঁছেছে। সাথে জিজ্ঞেস করুন, দুইটা কাউন্টার একসাথে অফলাইনে থাকলে স্টক কীভাবে সামলায় আর সিঙ্কের সময় গোলমাল হলে কী হয়। লোডশেডিংয়ে অফলাইন বিলিং নিয়ে আমাদের আলাদা লেখা আছে; মার্কেটের ভরা লাইনও একই সমস্যা। প্রতি কাউন্টারে UPS রাখুন, আর দ্বিতীয় পথ হিসেবে চার্জ দেওয়া একটা মোবাইল হটস্পট।
ঈদ প্রস্তুতির চেকলিস্ট
চাঁদ থেকে পেছনের দিকে হিসাব করুন।
৮ সপ্তাহ আগে (রোজার আগে)
- [ ] নতুন কালেকশনের সিজন ট্যাগ তৈরি, গতবারের ট্যাগ বন্ধ।
- [ ] দোকান শান্ত থাকতেই পুরো স্টক গোনা, যাতে ভিড়ের সময় ম্যাট্রিক্সে ভরসা করা যায়।
- [ ] সফটওয়্যার বদলালে সেটা এখনই চালু, এক আউটলেটের সেটআপে সাধারণত ২–৪ সপ্তাহ লাগে, তাই রোজায় শুরু করবেন না।
- [ ] অর্ডার চূড়ান্ত করার আগে গত সিজনের সেল-থ্রু দেখে সাইজ কার্ভ যাচাই।
৪ সপ্তাহ আগে
- [ ] প্রতিটি লট রিসিভের সময়েই বারকোড ও ট্যাগ, কাউন্টারে নয়।
- [ ] দাম, MRP আর বান্ডল অফার সেট করে ডামি বিলে টেস্ট।
- [ ] রিটার্ন-এক্সচেঞ্জ নীতি ঠিক করে রসিদের নিচে ছাপা আর দেয়ালে টাঙানো।
- [ ] বাড়তি কাউন্টারের হার্ডওয়্যার কেনা ও টেস্ট: প্রিন্টার, স্ক্যানার, UPS, ক্যাশ বক্স।
২ সপ্তাহ আগে
- [ ] অস্থায়ী স্টাফের সীমিত রোলে লগইন তৈরি, প্রত্যেকে ১০টা প্র্যাকটিস বিল করে ট্রেনিং।
- [ ] প্রতিটি টার্মিনালে রাউটার খুলে অফলাইন মোডের মহড়া।
- [ ] দ্রুত চলা আইটেমে রি-অর্ডার পয়েন্ট, সাপ্লায়ারের নম্বর এক তালিকায়।
- [ ] রাতের বিক্রির জন্য ক্যাশ ফ্লোট, ভাংতি আর MFS মার্চেন্ট লিমিটের ব্যবস্থা।
শেষ দশ দিন আর চাঁদ রাত
- [ ] প্রতি রাতে দিনশেষের হিসাব আর ক্যাশ গোনা, রাত ২টায় বন্ধ হলেও বাদ নয়।
- [ ] দুপুরে দ্রুত চলা সাইজ দেখে সন্ধ্যার মধ্যেই শাখার মধ্যে ট্রান্সফার।
- [ ] ছাড়ের অনুমোদন আর রিটার্নের জন্য শিফটে একজন সুপারভাইজার।
ঈদের পরের সপ্তাহ
- [ ] রিটার্ন-এক্সচেঞ্জ লিখিত নীতি ধরে, কেস বাই কেস নয়।
- [ ] স্টাইল ও সাইজ ধরে সেল-থ্রু আর ডেড স্টক রিপোর্ট।
- [ ] মালের দাম থাকতে থাকতেই প্রথম ডিসকাউন্টের তারিখ ঠিক।
রিটার্ন আর এক্সচেঞ্জ সফটওয়্যারের ভেতরে
ঈদের পরের সপ্তাহটাই রিটার্নের সপ্তাহ: সাইজ হয়নি, রঙ পছন্দ হয়নি, গিফট ফিট করেনি, "ভাই আগেই একটা কিনে ফেলেছে"। এটা কীভাবে সামলাচ্ছেন তার উপর আপনার সুনাম আর লাভ দুটোই নির্ভর করে। পাঁচজন সেলসম্যান আর দুই শাখায় একই নিয়ম চালানোর একটাই উপায়, নিয়মটা সফটওয়্যারকে দিয়ে মানানো।
আগে নীতিটা পরিষ্কার ভাষায় ঠিক করুন আর রসিদে ছাপুন। বেশিরভাগ দোকান শেষমেশ এরকম কিছুতে থামে: ৭ দিনের মধ্যে এক্সচেঞ্জ বা ক্রেডিট, ট্যাগ লাগানো থাকতে হবে আর রসিদ দেখাতে হবে, সেল বা ক্লিয়ারেন্সের মালে নয়, অল্টার বা অর্ডারের মালে নয়, ক্যাশ ফেরত শুধু নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে। তারপর সেটাই সফটওয়্যারে সেট করুন।
| অবস্থা | POS-এ যা হওয়া উচিত | টাকার হিসাব | যা নিয়ন্ত্রণে রাখবেন |
|---|---|---|---|
| রসিদসহ এক্সচেঞ্জ, একই দামে | বিল নম্বর দিয়ে বা স্ক্যান করে পুরনো বিল টেনে আনা, ভ্যারিয়েন্ট স্টকে ফেরত, নতুন ভ্যারিয়েন্ট দেওয়া | কিছু নয় | সময়সীমা আর ট্যাগের শর্ত স্ক্রিনেই যাচাই |
| রসিদসহ এক্সচেঞ্জ, বেশি দামে | একই, সাথে পার্থক্যের টাকা স্বাভাবিক পেমেন্টে | কাস্টমার পার্থক্য দেন | নতুন বিলের অঙ্কে ভ্যাট নতুন করে হিসাব |
| রসিদসহ এক্সচেঞ্জ, কম দামে | একই, সাথে বাকি টাকার ক্রেডিট নোট | দোকানের ক্রেডিট, ক্যাশ নয় | ক্রেডিট নোটের মেয়াদ, একবারই ব্যবহার |
| রসিদ ছাড়া ফেরত | ফোন নম্বর বা লয়্যালটি রেকর্ডে খোঁজা; না পেলে সুপারভাইজারের সিদ্ধান্ত | শুধু ক্রেডিট, চলতি বিক্রয়মূল্যে | সুপারভাইজার PIN আর কারণ লগ |
| ত্রুটিপূর্ণ মাল | বিক্রয়যোগ্য নয়, ড্যামেজ হিসেবে স্টকে | নীতি অনুযায়ী ফেরত বা বদল | ড্যামেজ খাতা আর সাপ্লায়ার ক্লেইম |
| সেল/ক্লিয়ারেন্স আইটেম | কাউন্টারেই বন্ধ, স্ক্রিনে পরিষ্কার মেসেজ | কিছু নয় | নিয়মটা প্রাইস লিস্টে, স্টাফের বিবেচনায় নয় |
দুটো জিনিস দেখতে ছোট, কাজে বড়। ফেরত আসা পিস স্টকে ঢুকতে হবে নির্দিষ্ট ভ্যারিয়েন্ট হিসেবে, "একটা পাঞ্জাবি" নয়, "নেভি L"; নইলে কয়েক দিনেই ম্যাট্রিক্স এলোমেলো। আর ভ্যাট নিবন্ধিত হলে ফেরতের কারণে আগেই রিপোর্ট করা ভ্যাটে হেরফের হয়, তাই ক্রেডিট বা সমন্বয়ের কাগজ ওই একই সিস্টেম থেকে বেরোতে হবে যেটা মূসক ৬.৩ চালান দিয়েছিল, আর মূল বিলের সাথে মিলিয়ে দেখা যেতে হবে। ঠিক কোন কাগজ আর কীভাবে, সিজন শুরুর আগেই ভ্যাট কনসালট্যান্টের সাথে মিলিয়ে নিন।
স্টাইল ধরে আর স্টাফ ধরে রিটার্নের হার দেখুন। যে স্টাইলে ১৫% ফেরত আসছে, তার সাইজে সমস্যা আছে, সেটা সাপ্লায়ারের সাথে ঠিক করুন, প্রতি সিজনে নিজে বইবেন না।
অল্টার, দর্জি আর অর্ডারের কাজ
অনেক দোকানই কাপড়ের সাথে একটা সেবাও বিক্রি করে: হাতা ছোট করা, কামিজ ফিট করা, মাপে স্যুট বানানো, ব্লাউজ সেলাই। যে সফটওয়্যার শুধু স্টক থেকে বিক্রি করতে জানে, সেটা এই কাজটা ধরে রাখতে পারে না, তখন সেটা যায় খাতায়, আর ওই খাতার কারণেই ২৭ রোজার দিনে কাস্টমারের কাপড় হারিয়ে যায়।
দরকার এমন একটা অর্ডার, যেটা বিক্রির সাথে একই সিস্টেমে থাকে: রসিদে ছাপা জব নম্বর, বিলের সাথে যুক্ত পিস বা কাস্টমারের নিজের কাপড় হিসেবে জমা, মাপ ও নির্দেশনা লেখা, দর্জি বা ওয়ার্কশপ ঠিক করা, ডেলিভারির তারিখ, অগ্রিম নেওয়া আর ডেলিভারিতে বাকি, আর চোখে দেখা যায় এমন স্ট্যাটাস, জমা, কাটা, সেলাই, রেডি, ডেলিভার। অর্ডারে বানানো মালও একইভাবে চলে, কাপড় স্টক থেকে ইস্যু হয়, অর্থাৎ থান কমে কাটার সময়, তৈরি পোশাক হাতে দেওয়ার সময় নয়।
যাঁরা এটা ভালোভাবে চালান তাঁদের দুটো নিয়ম: অল্টারের চার্জ আলাদা লাইনে রাখুন, তাহলে সেবাটা নিজের খরচ তুলছে কি না দেখা যাবে; আর অল্টার করা মাল ফেরত নেওয়া যাবে না, এই নিয়মটা সফটওয়্যারেই বন্ধ করে দিন, সেলসম্যানকে তর্ক করতে দেবেন না।
শাখার মধ্যে সাইজ ট্রান্সফার
দুই বা তার বেশি শাখা থাকলে সিজনে মাল্টি-ব্রাঞ্চ সফটওয়্যারের সবচেয়ে বড় কাজ হলো, আপনার হাতেই থাকা সাইজগুলো খুঁজে বের করা। গুলশানে নেভি L নেই, মিরপুরে ছয়টা পড়ে আছে; উত্তরায় রোজ XXL চাইছে, চট্টগ্রামে ওই রানটা বিক্রিই হয়নি। সব শাখার স্টক এক জায়গায় না দেখলে আপনি যা আছে তা-ই আবার কিনবেন, আর অন্য শাখা পুরো দামে যা বিক্রি করতে পারত সেটা ডিসকাউন্টে ছাড়বেন।
কাজের ট্রান্সফার ব্যবস্থায় চারটা জিনিস থাকে: প্রতিটি শাখার লাইভ স্টক, ভ্যারিয়েন্ট পর্যন্ত দেখা যায়; মাল এমনি চলে যায় না, রিকোয়েস্ট হয়, অনুমোদন হয়; গ্রহণকারী শাখা কনফার্ম না করা পর্যন্ত মাল "ইন-ট্রানজিট" অবস্থায় থাকে, তাই গাড়িতে কিছু হারায় না; আর গ্রহণকারী শাখা ট্রান্সফার নোট ধরে স্ক্যান করে ঢোকায়, তাই গরমিল একই দিনে ধরা পড়ে। সিজনের জন্য একটা নিয়ম করে ফেলুন, দ্রুত চলা কোনো সাইজ তিন পিসের নিচে নামলেই ট্রান্সফার চাওয়া হবে, তাহলে কাজটা সময়মতো হবে, হুড়োহুড়িতে নয়। মাল্টি-ব্রাঞ্চ।
সিজনের পরে: ডেড স্টকের হিসাব
পরের ঈদের কেনাকাটা ঠিক হয় এই ঈদের সংখ্যা দেখে, আর তার বেশিরভাগ কাজ তিনটা রিপোর্টই করে দেয়।
স্টাইল ধরে সেল-থ্রু। সিজনে কত পিস এসেছিল, তার কত বিক্রি হলো, স্টাইল ধরে শতাংশে। প্রায় ৮০ শতাংশের উপরে মানে কম কিনেছিলেন; ৪০ শতাংশের নিচে মানে স্টাইলটা চলেনি, আবার আনবেন না। মার্জিনের পাশে রেখে পড়ুন, কম লাভে দ্রুত বিক্রি সবসময় ৬০ শতাংশ মার্জিনের ধীর বিক্রির চেয়ে ভালো নয়।
সাইজ ধরে সেল-থ্রু, ক্যাটাগরিভেদে। এটাই পরের বছরের সাইজ কার্ভ। পুরুষদের পাঞ্জাবিতে L-এ ৯৫% আর XXL-এ ৪৫% বিক্রি হলে পরের অর্ডারের পরিমাণ নয়, গড়নটা বদলাবে। বেশিরভাগ দোকান তখন বোঝে, এতদিন তারা সাপ্লায়ারের বলে দেওয়া কার্ভ কিনছিল, কাস্টমাররা যা পরেন সেটা নয়।
এজিং আর ডেড স্টক। ৯০ দিনের বেশি পুরনো আর সিজন পার হয়ে যাওয়া সব মাল, কেনা দামে হিসাব করে, স্টাইল ধরে হাতে থাকা সংখ্যাসহ। ওই মোট টাকাটা র্যাকে ঝুলে আছে। ধাপে ধাপে সামলান: চাহিদা থাকতে থাকতে দাম কমান, ধীর রঙকে দ্রুত রঙের সাথে বান্ডল করুন, যে শাখায় ওই সাইজ চলে সেখানে পাঠান, তারপরই পাইকারিতে ছাড়ার কথা ভাবুন। আর সবটাই পরের সিজনের মাল আসার আগে, কারণ দোকানের জায়গাটা সেই খরচ, যেটা কেউ হিসাবে লেখে না। রিপোর্ট ও BI।
ডেমোতে যে প্রশ্নগুলো করবেন
যে কোনো ভেন্ডরের উপর চালান, আমাদের উপরও, আর ডেমোর নিজস্ব ডেটা নয়, আপনার নিজের স্টাইল দিয়ে।
১. ৪ রঙ আর ৫ সাইজের একটা স্টাইল বানিয়ে এক স্ক্রিনে স্টক ম্যাট্রিক্স দেখান। ২. ব্র্যান্ড ছাড়া একটা পিসের বারকোড লেবেল প্রিন্ট করুন, রিসিভ থেকে স্ক্যান করা যায় এমন ট্যাগ পর্যন্ত। ৩. রাউটার খুলে ফেলুন। বিকাশ পেমেন্টসহ তিনটা বিল শেষ করুন, তারপর লাইন দিয়ে হেড অফিসে বিলগুলো দেখান। ৪. একটা সিজন ট্যাগে ৩০% ছাড় বসান, আর দেখান কোন আইটেমের দাম বদলাল আর কোন কোর আইটেম বদলাল না। ৫. রসিদসহ সাইজ বদলের এক্সচেঞ্জ করুন, আর রসিদ ছাড়া একটা ফেরত ক্রেডিট নোটে করুন। ৬. একটা মূসক ৬.৩ চালান দেখান, আর ওই বিক্রি ফেরত এলে কোন কাগজ বের হয় সেটাও দেখান। ৭. অগ্রিমসহ একটা অল্টার জব বুক করুন, আর ডেলিভারির তারিখসহ পেন্ডিং তালিকায় দেখান। ৮. এক ভ্যারিয়েন্টের ৬ পিস A শাখা থেকে B শাখায় ট্রান্সফার করুন, অনুমোদন আর ইন-ট্রানজিট স্টকসহ। ৯. গত সিজনের সাইজ ধরে সেল-থ্রু আর ৯০+ দিনের এজিং রিপোর্ট দেখান। ১০. হার্ডওয়্যার, মাইগ্রেশন, ট্রেনিং আর সাপোর্টসহ দুই আউটলেটের প্রথম বছরের মোট খরচ কত? দাম।
সারকথা
বাংলাদেশে কাপড়ের ব্যবসা মানে ভ্যারিয়েন্টের ব্যবসা, গায়ে সিজনের ঘড়ি বাঁধা, পেছনে রিটার্নের লেজ। যে সফটওয়্যার ভ্যারিয়েন্ট ম্যাট্রিক্সটা ঠিকভাবে ধরে, সেটা পরের সব সিদ্ধান্ত সস্তা করে দেয়: কী আবার আনবেন, কী ট্রান্সফার করবেন, কীসে দাম কমাবেন, আর কী আর কোনোদিন কিনবেন না। যেটা ধরে না, সেটা আপনার স্টকের সংখ্যা "মোটামুটি ঠিক" আর ঈদটা "মোটামুটি লাভজনক" রাখে, কোনটা হলো, সেটা বুঝবেন সিজন শেষে চিলেকোঠা গুনে।
MondayPOS একই অফলাইন-ফার্স্ট সিস্টেমে POS, ইনভেন্টরি, ক্রয়, প্রাইসিং ও প্রোমোশন, মূসক ৬.৩ চালানসহ হিসাব, একাধিক শাখা আর রিপোর্ট চালায়। দাম প্রকাশিত: প্রতি আউটলেটে মাসে ৳১,৫০০–৬,৫০০, বছরে বিল, ১৪ দিনের রিফান্ড সুবিধা; এক আউটলেটের সেটআপে সাধারণত ২–৪ সপ্তাহ। সিজনের আগে বদলাতে চাইলে রোজার অনেক আগেই শুরু করুন। নিজের স্টাইল লিস্ট নিয়ে ডেমো বুক করুন অথবা ফ্রি শুরু করুন।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
- বাংলাদেশে কাপড়ের দোকানে কোন সফটওয়্যার ব্যবহার হয়?
- খাতা থেকে শুরু করে পুরো রিটেইল ERP, সবই চলে। কাজের কাপড়ের দোকানের সফটওয়্যারকে সাধারণ বিলিং সফটওয়্যার থেকে আলাদা করে ভ্যারিয়েন্ট: এক স্টাইলের নিচে সাইজ-রঙের ম্যাট্রিক্স, প্রতি ভ্যারিয়েন্টে আলাদা বারকোড, সিজন ট্যাগ, ডিসকাউন্টের নিয়ম আর ঠিকঠাক রিটার্ন-এক্সচেঞ্জ। ডেমোতে এই পাঁচটা নাম ধরে চান।
- POS-এ সাইজ আর কালার কীভাবে সামলাব?
- নাম, কাপড়, সাপ্লায়ার, সিজন আর কেনা দাম নিয়ে একটা প্যারেন্ট স্টাইল বানান, তারপর আপনি যেসব সাইজ-রঙ সত্যিই রাখেন তার প্রতিটির জন্য ভ্যারিয়েন্ট তৈরি করুন। প্রতিটি ভ্যারিয়েন্টে আলাদা বারকোড আর আলাদা স্টক থাকবে, আর স্টক স্ক্রিন লম্বা লিস্ট নয়, গ্রিড হিসেবে দেখাবে।
- ইসলামপুর বা কেরানীগঞ্জ থেকে আনা মালে বারকোড বসাব কীভাবে?
- স্টাইল আর ভ্যারিয়েন্ট তৈরি করে ক্রয় এন্ট্রিতে লট রিসিভ করুন, তারপর ডাইরেক্ট থার্মাল লেবেল প্রিন্টারে নিজের লেবেল ছাপুন, Xprinter XP-420B ২০২৬ সালের আগস্টে ৳৯,৫০০–১০,০০০, আর প্রতিটি পিসে ট্যাগ লাগান রিসিভের সময়েই, র্যাকে ওঠার আগে।
- চাঁদ রাতে মার্কেটের ইন্টারনেট গেলে POS চলবে?
- অফলাইন-ফার্স্ট হলে চলবে। অফলাইন-ফার্স্ট টার্মিনালে আইটেম, দাম আর স্টক লোকালি থাকে, সার্ভারে না গিয়েই বিল প্রিন্ট হয়, লাইন ফিরলে সিঙ্ক হয়। ডেমোতে রাউটার খুলে পরীক্ষা করুন। MondayPOS এভাবেই তৈরি; অন্য ভেন্ডরকেও লাইভ দেখাতে বলুন।
- রিটার্ন আর এক্সচেঞ্জ সফটওয়্যারে কীভাবে রাখব?
- আগে নীতি ঠিক করুন, কত দিন, ট্যাগ থাকতে হবে কি না, রসিদ লাগবে কি না, ক্লিয়ারেন্স বা অল্টার করা মালে ফেরত নেই, তারপর সেটাই কাউন্টারে সফটওয়্যার দিয়ে মানান। ফেরতে পুরনো বিল টেনে আনতে হবে, নির্দিষ্ট ভ্যারিয়েন্ট স্টকে ফিরবে, আর আপনার নিয়ম হলে ক্যাশের বদলে ক্রেডিট নোট যাবে। ভ্যাট নিবন্ধিত হলে সমন্বয়ের কাগজ মূল মূসক ৬.৩ চালানের সাথে মেলাতে হবে; ভ্যাট কনসালট্যান্টের সাথে যাচাই করে নিন।
- কাপড়ের দোকানের সফটওয়্যারের খরচ কত?
- সাবস্ক্রিপশন রিটেইল POS মডিউলভেদে সাধারণত প্রতি আউটলেটে মাসে প্রায় ৳১,৫০০–৭,০০০, সাথে কাউন্টারের হার্ডওয়্যার মোটামুটি ৳২৫,০০০–৩৫,০০০ আর একটা পিসি। MondayPOS দাম প্রকাশ করে: Lite ৳১,৫০০, Business ৳৩,৫০০, Growth ৳৬,৫০০ প্রতি আউটলেটে মাসে, বছরে বিল; বাড়তি আউটলেট যথাক্রমে ৳২,৪৫০ আর ৳৪,৫৫০।
