এক আউটলেটে দিনশেষের হিসাব একটা অভ্যাস। ম্যানেজার ক্যাশ বাক্স গোনেন, Z-রিপোর্টের সাথে মেলান, ফোনে বিকাশ আর নগদের স্টেটমেন্ট দেখেন, পার্থক্যটা খাতায় লেখেন, আর মালিককে ছবি তুলে পাঠান। ধানমন্ডি, মিরপুর, উত্তরা, বসুন্ধরা আর চট্টগ্রামে পাঁচ আউটলেট হলে সেই অভ্যাস হয়ে যায় পাঁচটা খাতা, পাঁচটা ফোন, রাত সাড়ে দশটা থেকে বারোটার মধ্যে আসা পাঁচটা WhatsApp ছবি, আর একজন মালিক, যিনি পরদিন বিকেলের আগে জানতে পারেন না গতকাল চেইনে লাভ হলো কি না, নাকি একটা কাউন্টারে এই মাসে তৃতীয়বার ৳৪,০০০ কম পড়ল।
এই লেখাটা বাংলাদেশের সুপারশপ সফটওয়্যারের কাজের দিক নিয়ে: কোনটা হেড অফিসে এক জায়গায় থাকবে, কোনটা আউটলেটে আলাদা থাকবে, আর নগদ টাকা, বিকাশ, নগদ আর কার্ড একই কাউন্টারে থাকলে একাধিক আউটলেটের দিনশেষ আসলে কীভাবে চলে। লেখা হয়েছে তিন থেকে বিশ আউটলেটের মুদি ও সুপারশপ চেইনের মালিক আর অপারেশন ম্যানেজারদের জন্য, আর প্রতিটি কথা এমন যা আপনি ভেন্ডরকে ডেমোতে সরাসরি দেখাতে বলতে পারেন। সফটওয়্যার বাছাই করছেন হলে এটা পড়ুন আমাদের সুপারশপ পেজ আর মাল্টি-ব্রাঞ্চ মডিউল-এর সাথে।
এক দোকানের POS কেন সুপারশপে দ্রুত ছোট হয়ে যায়
একটা মুদি কাউন্টার প্রায় যে কোনো বিলিং সফটওয়্যারে চলে যায়। সমস্যা শুরু হয় দ্বিতীয় আউটলেটে, আর পাঁচ নম্বর আউটলেটের কাছাকাছি এসে সামলানো যায় না। কারণ একসাথে তিনটা জিনিস বদলে যায়।
প্রথমত, পণ্যের তালিকা আর "দোকানের" থাকে না, "কোম্পানির" হয়ে যায়। একই ৮,০০০–১৫,০০০ পণ্য প্রতিটি আউটলেটে একই বারকোড, নাম, ভ্যাট শ্রেণি আর ইউনিটে থাকতে হবে। নইলে বসুন্ধরা শাখা ৫ কেজি মিনিকেট এক দামে বেচে, মিরপুর একই বস্তা অন্য দামে, আর হেড অফিস জানে না কোনটা ঠিক।
দ্বিতীয়ত, স্টক আর একটা সংখ্যা থাকে না। প্রতিটি আউটলেটের নিজের পরিমাণ, নিজের এক্সপায়ারি, নিজের রিঅর্ডার পয়েন্ট, আর একটা কেন্দ্রীয় গুদাম বা "হাব" আউটলেট বাকিদের মাল দিচ্ছে। মোট সংখ্যা দিয়ে কিছু বোঝা যায় না।
তৃতীয়ত, টাকা আসে বেশি পথে। নগদ টাকা, বিকাশ মার্চেন্ট, নগদ মার্চেন্ট, দুই ব্যাংকের কার্ড মেশিন, কখনো রকেট-উপায়, তার উপর কর্মচারীর কেনাকাটা, বাকির খদ্দের আর রিটার্ন। প্রতিটা দিনশেষে আলাদা গুনতে হয়, আর প্রতিটা ব্যাংকে জমা হয় আলাদা দিনে।
সুপারশপ সফটওয়্যারের কাজ এই তিনটা পাশে এক্সেল শিট না রেখে সামলানো। বাকি লেখায় একটা একটা করে দেখব।
এক পণ্য তালিকা, অনেক তাক
একাধিক আউটলেটের সিস্টেমের ভিত্তি হলো কেন্দ্রীয় আইটেম মাস্টার: প্রতিটি পণ্যের একটাই রেকর্ড, হেড অফিসের হাতে, সব আউটলেটে পাঠানো।
কেন্দ্রীয় রেকর্ডে কী থাকে
- বারকোড (সাপ্লায়ারের বারকোড আর খোলা পণ্যের জন্য নিজের কোডসহ)
- রসিদের জন্য পণ্যের নাম ইংরেজি ও বাংলায়
- ইউনিট আর প্যাক হিসাব (২৪-এর কার্টন, ৬-এর প্যাক, একক)
- ভ্যাট শ্রেণি আর মূসক ৬.৩-এ কীভাবে যাবে (স্ট্যান্ডার্ড, অব্যাহতিপ্রাপ্ত, শূন্য হার)
- রিপোর্টের জন্য ক্যাটাগরি (মুদি → চাল → মিনিকেট)
- ডিফল্ট ক্রয়মূল্য আর চলতি বিক্রয় মূল্য তালিকা
আউটলেট কী বদলাতে পারে, কী পারে না
ভালো সিস্টেমে এটা হেড অফিস ঠিক করে। সাধারণত আউটলেট ম্যানেজার কোনো পণ্যকে "এখানে রাখি না" চিহ্নিত করতে পারেন, নিজের রিঅর্ডার পয়েন্ট দিতে পারেন, দাম বদলের অনুরোধ করতে পারেন। কিন্তু নতুন বারকোড বানাতে বা অনুমোদন ছাড়া বিক্রয় মূল্য বদলাতে পারেন না। এই একটা নিয়মেই "উত্তরায় এটা সস্তা কেন" ফোনগুলো প্রায় বন্ধ হয়ে যায়।
দামের তালিকা আর এলাকা
অনেক চেইন দুই-তিনটা দামের তালিকা চালায়: একটা সাধারণ, গুলশান-বনানীর মতো বেশি ভাড়ার জায়গায় একটু বেশি, আর পাইকারি ধাঁচের আউটলেটে কম। MondayPOS-এ এগুলো আলাদা প্রাইস লিস্ট, আউটলেটের সাথে জোড়া, আইটেম মাস্টার একই থাকে। দাম একবার হেড অফিসে বদলালে তালিকার সব কাউন্টারে সিঙ্ক হয়, তখন যে কাউন্টার অফলাইনে, সেটা নেট ফিরলে নিজে থেকে পেয়ে যায়।
আউটলেটভিত্তিক স্টক আর শাখায় শাখায় ট্রান্সফার
সিস্টেমে প্রতিটি আউটলেট নিজেই একটা গুদাম: পণ্যপ্রতি নিজের পরিমাণ, ব্যাচ আর এক্সপায়ারি। হেড অফিস সবগুলো পাশাপাশি দেখে; আউটলেট নিজেরটা দেখে।
ট্রান্সফার
এক আউটলেট থেকে আরেক আউটলেটে মাল যায় ট্রান্সফার ডকুমেন্টে, দুই জায়গায় সংখ্যা এডিট করে নয়। বড় চেইনে যে ধারাটা কাজ করে: অনুরোধ → অনুমোদন → পাঠানো → গ্রহণ।
- 1মিরপুর কেন্দ্রীয় গুদাম থেকে ১ লিটার সয়াবিন তেলের ৪০ কার্টন চায়।
- 2গুদাম সুপারভাইজার অনুমোদন দেন (বা কমিয়ে ৩০ করেন)।
- 3গুদাম পাঠায়; মাল গুদাম থেকে বেরিয়ে "পথে আছে" অবস্থায় যায়।
- 4মিরপুর গ্রহণ করে স্ক্যান করে; কম থাকলে সেটা ওই ট্রান্সফারের গরমিল হিসেবে লেখা হয়, চুপচাপ হারিয়ে যায় না।
এই "পথে আছে" অবস্থাটা যতটা শোনায় তার চেয়ে বেশি জরুরি। এটা না থাকলে বিকেল ৩টায় টঙ্গী থেকে বেরোনো মাল দিনশেষে চট্টগ্রামে না পৌঁছালে দুই আউটলেটের হিসাব থেকেই উধাও হয়, আর ঘাটতির রিপোর্ট দোষ দেয় যে শাখা আগে গুনেছে তাকে।
আউটলেট জুড়ে এক্সপায়ারি আর FEFO
সুপারশপে দুধ, বেকারি, ফ্রোজেন আর প্যাকেটজাত খাবার, সবই অল্প মেয়াদের। আউটলেটভিত্তিক ব্যাচ ট্র্যাকিং থাকলে হেড অফিস দেখতে পায় ধানমন্ডিতে চার দিন পর মেয়াদ শেষ হওয়া ৬০টা দই পড়ে আছে, আর বসুন্ধরা একই জিনিস অর্ডার করতে যাচ্ছে। ট্রান্সফারে সমস্যা মেটে; যে আউটলেটে আছে সেখানে ছাড় দিয়েও মেটে। যেভাবেই হোক, কাউন্টারে সিস্টেম আগে-মেয়াদ-শেষ ব্যাচ আগে বেচবে (FEFO), আর প্রতিদিনের রিপোর্টে কাছাকাছি মেয়াদের স্টক দেখাবে। বিস্তারিত ইনভেন্টরি মডিউলে।
দিনশেষের হিসাব: নগদ, বিকাশ, নগদ আর কার্ড
বেশিরভাগ মালিক সরাসরি এই অংশে আসেন। তাই পুরো ধারাটা লিখছি, প্রতিটি আউটলেটে, প্রতি রাতে যেভাবে চলা উচিত।
ধাপ ১: শুধু আউটলেট নয়, প্রতিটি কাউন্টার বন্ধ করুন
প্রতিটি POS মেশিনে নামধারী ক্যাশিয়ার নিজের সেশন খোলেন, শুরুর খুচরা টাকা ঘোষণা করে (ধরুন ৳২,০০০)। বন্ধের সময় ক্যাশিয়ার বাক্স গুনে যা আছে তা লেখেন, সিস্টেমের সংখ্যা দেখার আগে। তারপর সিস্টেম দেখায় কত থাকার কথা (শুরুর টাকা + নগদ বিক্রি − নগদ রিটার্ন − খরচ) আর পার্থক্য। না দেখে ঘোষণা করানোই ছোট ছোট বারবার ঘাটতির সবচেয়ে বড় প্রতিষেধক।
ধাপ ২: প্রতিটি পেমেন্ট মাধ্যম আলাদা লিখুন
ক্যাশিয়ার বা সুপারভাইজার মাধ্যম ধরে ধরে লেখেন:
| মাধ্যম | সিস্টেম কত আশা করে | কিসের সাথে মেলাবেন |
|---|---|---|
| নগদ টাকা | শুরুর টাকা + নগদ বিক্রি − নগদ রিটার্ন − খরচ | হাতে গোনা টাকা |
| বিকাশ মার্চেন্ট | বিকাশে নেওয়া বিলের যোগফল | ওই কাউন্টারের নম্বরের বিকাশ মার্চেন্ট অ্যাপ / স্টেটমেন্ট |
| নগদ মার্চেন্ট | নগদে নেওয়া বিলের যোগফল | নগদ মার্চেন্ট অ্যাপ / স্টেটমেন্ট |
| কার্ড (প্রতি ব্যাংক মেশিন) | কার্ড বিলের যোগফল | প্রতিটি কার্ড মেশিন থেকে প্রিন্ট করা সেটেলমেন্ট স্লিপ |
| অন্যান্য (রকেট, উপায়, গিফট ভাউচার, বাকি বিক্রি) | ধরনপ্রতি যোগফল | সংশ্লিষ্ট স্টেটমেন্ট বা বাকির খাতা |
আসল কথাটা আলাদা। সিস্টেম যদি শুধু "মোট বিক্রি ৳১,৮৪,৫০০" জানে, তাহলে যে ক্যাশিয়ার ৳১,২০০-র বিকাশ পেমেন্ট নগদ হিসেবে এন্ট্রি দিয়ে নগদ টাকাটা পকেটে রাখল, তার কোনো চিহ্ন থাকে না। বিকাশ আলাদা মাধ্যম হলে বিকাশ অ্যাপে সিস্টেমের চেয়ে ৳১,২০০ কম দেখায়, আর ক্যাশ বাক্সে ৳১,২০০ বেশি। এক রাতেই ধরা পড়ে।
ধাপ ৩: খরচ আর খুচরা ক্যাশ লিখুন
বিক্রি ছাড়া যে কারণেই বাক্স থেকে টাকা বেরোক (চা, রিকশা ভাড়া, হঠাৎ আসা সাপ্লায়ারের কাছ থেকে নগদে কলা কেনা) কারণসহ এন্ট্রি হবে, সম্ভব হলে সুপারভাইজারের PIN দিয়ে। নইলে সেটা "ঘাটতি" হয়ে যায়, আর সৎ খরচ আর চুরি আলাদা করা যায় না।
ধাপ ৪: সুপারভাইজারের যাচাই আর লক
আউটলেট ম্যানেজার প্রতিটি কাউন্টারের সেশন দেখেন, পার্থক্য মেনে নেন বা প্রশ্ন তোলেন, তারপর আউটলেটের দিন বন্ধ করেন। লক হয়ে গেলে ওই তারিখের কোনো বিল এডিট বা ডিলিট হয় না; সংশোধন যায় তারিখসহ আলাদা অ্যাডজাস্টমেন্ট এন্ট্রিতে, যাতে কে করল তা দেখা যায়।
ধাপ ৫: হেড অফিস এক স্ক্রিনে সব আউটলেট দেখে
রাত ১১টার মধ্যে মালিক বা ফাইন্যান্স প্রধান একটাই দিনশেষ রিপোর্ট খোলেন আর আউটলেট ধরে দেখেন: মাধ্যম অনুযায়ী বিক্রি, থাকার কথা বনাম ঘোষিত, পার্থক্য, খরচ, রিটার্ন, আর কোন আউটলেট এখনো বন্ধ করেনি। লোডশেডিংয়ে অফলাইনে থাকা আউটলেট নিজের মেশিনেই দিন বন্ধ করে, কারেন্ট ফিরলে সেশন পাঠায়; রিপোর্টে সেটা "সিঙ্ক বাকি" দেখায়, "নেই" নয়। অফলাইন বিলিং কীভাবে চলে।
ধাপ ৬: কয়েক দিন পর ব্যাংক মিলানো
নগদ টাকা পরদিন সকালে জমা হয়; বিকাশ আর নগদ মার্চেন্ট সেটেলমেন্ট নিজেদের সময়সূচিতে ব্যাংকে আসে; কার্ডের টাকা ব্যাংক ধরে আসে, সাধারণত MDR কেটে। রাতে প্রতিটি মাধ্যম আলাদা লেখা থাকায় হিসাবরক্ষক প্রতিটি জমাকে নির্দিষ্ট আউটলেট-দিনের সাথে মেলাতে পারেন, আর অ্যাকাউন্টিং মডিউল MDR আর MFS চার্জ খরচ হিসেবে পোস্ট করে, অজানা ফাঁক হিসেবে ফেলে রাখে না।
স্টক ঘাটতি আর চক্রাকার গণনা
সুপারশপে ঘাটতি আসে মেয়াদোত্তীর্ণ মাল, ক্ষতি, বিলের ভুল, সাপ্লায়ারের কম ডেলিভারি, আর তাকে বা কাউন্টারে চুরি থেকে। বিশ্বব্যাপী সংখ্যা নানা রকম, আমরা এখানে কোনো বৈশ্বিক হার বলছি না। যা জরুরি তা আপনার নিজের হার, আউটলেটপ্রতি, ক্যাটাগরিপ্রতি, মাসপ্রতি, আর সেটা বাড়ছে না কমছে। সুপারশপে স্টক ঘাটতি কমানো নিয়ে আমাদের পুরো একটা লেখা আছে; একাধিক আউটলেটের চেইনের জন্য সারকথা নিচে।
বছরে একবারের বদলে প্রতিদিন একটু
পাঁচ আউটলেট বন্ধ রেখে পুরো গণনা খরচের। তার বদলে প্রতিদিন এক টুকরো গুনুন: সোমবার তাজা ও দুগ্ধজাত, মঙ্গলবার চাল-তেল, বুধবার প্রসাধনী, এভাবে। দামি আর বেশি-ঘাটতির ক্যাটাগরি (ভোজ্যতেল, শিশুখাদ্য, রেজর, সিগারেট) সপ্তাহে একবার। সিস্টেম আউটলেটের জন্য গণনা শিট বানায়, কর্মী ফোন বা হ্যান্ডহেল্ডে স্ক্যান করে সংখ্যা দেন, আর পার্থক্য কারণ কোডসহ স্টক অ্যাডজাস্টমেন্ট হিসেবে পোস্ট হয়।
কারণ কোড যার মানে আছে
"অ্যাডজাস্টমেন্ট" লিখলে কিছুই বোঝা যায় না। মেয়াদ শেষ, ক্ষতিগ্রস্ত, সাপ্লায়ার কম দিয়েছে, গণনার ভুল, চুরির সন্দেহ, ট্রান্সফারে গরমিল, ছয়টা কোডই যথেষ্ট। তখন আউটলেট ও কারণ অনুযায়ী ঘাটতির রিপোর্ট স্বীকারোক্তি না হয়ে ম্যানেজমেন্টের হাতিয়ার হয়।
হেড অফিসের চোখে
যে রিপোর্ট আচরণ বদলায় তা হলো বিক্রির শতাংশ হিসেবে ঘাটতি, আউটলেট ধরে, মাসে মাসে, ক্যাটাগরি পর্যন্ত নামা যায় এমন। মিরপুরে তেলের ঘাটতি যখন উত্তরার তিন গুণ, তখন একটা কথা বলার আছে, আর সেটা সংখ্যা নিয়ে কথা, অনুমান নিয়ে নয়।
ওজন মেশিনের পণ্য আর খোলা মাল
বাংলাদেশের প্রতিটি সুপারশপ খোলা চাল, ডাল, পেঁয়াজ, মাছ, মাংস আর ফল ওজনে বেচে। কাউন্টারে এটা সামলানোর দুটো পথ, সফটওয়্যারে দুটোই থাকা দরকার।
ওজন মেশিনের প্রিন্ট করা বারকোড। ওজন কাউন্টার একটা লেবেল ছাপে যাতে PLU আর ওজন বারকোডের ভেতরে থাকে (প্রচলিত ফরম্যাটে পণ্যের কোড আর ওজন বা দাম বারকোডে এনকোড করা থাকে)। POS বারকোড পড়ে ঠিক পণ্য, ওজন আর দাম বিলে তোলে। আইটেম মাস্টারে প্রতিটি খোলা পণ্যের PLU আর বারকোড প্রিফিক্স সেট থাকতে হবে; ওজন মেশিনেও একই PLU তালিকা লোড থাকতে হবে, আদর্শভাবে আইটেম মাস্টার থেকে এক্সপোর্ট করে, যাতে কাউকে হাতে ৩০০টা PLU মেশিনের কিপ্যাডে টাইপ করতে না হয়।
POS-এর সাথে জোড়া ওজন মেশিন। ছোট কাউন্টারে সিরিয়াল বা USB মেশিন থেকে ওজন সরাসরি বিলে আসে, ক্যাশিয়ার খোলা পণ্যটা বেছে নিলেই। লেবেলের ধাপ বাঁচে, কিন্তু ভিড়ের সময় লাইন ধীর হয়।
যেভাবেই হোক, খোলা পণ্য বিক্রি হয় কেজিতে (বা গ্রামে) আর কেনা হয় বস্তা বা ক্রেটে। তাই আইটেম মাস্টারে ইউনিট হিসাব ঠিক থাকতে হবে, আর খোলা পণ্যের দিনশেষ স্টক কখনো গ্রাম পর্যন্ত মিলবে না। পণ্যপ্রতি একটা সহনসীমা দিন, তার বেশি হলেই শুধু দেখাক। হার্ডওয়্যার চেইনের নিজের পছন্দ; MondayPOS যে কোনো হার্ডওয়্যারে চলে, আর আমাদের হার্ডওয়্যার পেজে ওজন মেশিন ও লেবেল প্রিন্টারের অপশন আছে।
যে প্রমোশন দিনশেষ ভাঙে না
একাধিক আউটলেটের দিনশেষ সবচেয়ে বেশি গোলমাল হয় প্রমোশনে, কারণ কাউন্টারে হাতে দেওয়া ছাড় হেড অফিস দেখতে পায় না। তিন ধরনের প্রমোশনে সুপারশপের প্রায় সব দরকার মেটে:
- X কিনলে Y ফ্রি (২ লিটার তেল কিনলে ৫০০ গ্রামের প্যাক ফ্রি), ফ্রি পণ্যটা শূন্য দামে বিলের লাইনে প্রমোশনের নামসহ উঠবে, যাতে স্টক ঠিকমতো কমে।
- নির্দিষ্ট সময়ের প্রাইস লিস্ট প্রমোশন (ঈদের সপ্তাহ, পহেলা বৈশাখ, মাসের শেষের "বাজার" অফার), হেড অফিসে একবার সেট, নিজে থেকে শুরু ও শেষ, সব আউটলেটে বা বাছাই করা কয়েকটায়।
- লয়ালটি পয়েন্ট আর মেম্বার দাম: আইটেম মাস্টারে মেম্বার দাম, আর ফোন নম্বরে বিলপ্রতি পয়েন্ট জমা।
দিনশেষ রিপোর্টে আউটলেটপ্রতি, প্রমোশনপ্রতি মোট ছাড় দেখাবে। একটা আউটলেটের হাতে দেওয়া ছাড় বাকিদের চেয়ে নিয়মিত বেশি হলে হয় উদার ম্যানেজার পেয়েছেন, নয় সমস্যা। নির্দিষ্ট সীমার বেশি হাতে ছাড়ে সুপারভাইজারের PIN লাগা উচিত।
আউটলেটের লাভ-ক্ষতি: মালিক আসলে যে রিপোর্ট চান
আউটলেট ধরে বিক্রি সহজ। আউটলেট ধরে লাভ জানতে সিস্টেমকে জানতে হবে প্রতিটি আউটলেটের পণ্যের খরচ (ক্রয়মূল্য আর ক্রয়মূল্যে ট্রান্সফার থেকে), ঘাটতির অ্যাডজাস্টমেন্ট, সরাসরি খরচ (ভাড়া, বিদ্যুৎ, কর্মী, লোডশেডিংয়ে জেনারেটরের ডিজেল), আর চাইলে হেড অফিসের খরচের ভাগ।
ক্রয়, ট্রান্সফার, স্টক অ্যাডজাস্টমেন্ট আর হিসাব একই সিস্টেমে থাকলে আউটলেটের লাভ-ক্ষতি একটা রিপোর্ট যা আপনি খোলেন, মাসের ৫ তারিখে কেউ বানানো এক্সেল শিট নয়। MondayPOS বিজনেস প্ল্যান ও তার উপরে রিপোর্ট মডিউল থেকে আউটলেট লাভ-ক্ষতি দেয়; এর পেছনের হিসাবের এন্ট্রিগুলোই মূসক ৬.৩ আর ভ্যাট রিটার্নে যায়, তাই লাভ-ক্ষতি আর ভ্যাট দাখিল একই কথা বলে। ওই দিকটা আমাদের মূসক ৬.৩ গাইডে।
বাস্তবে একটা চেইন প্রতি সপ্তাহে আউটলেটপ্রতি তিনটা সংখ্যা দেখে: গ্রস মার্জিন শতাংশ, ঘাটতি শতাংশ, আর প্রতি বর্গফুট বা কর্মী-ঘণ্টায় বিক্রি। তিনটার জন্যই উপরের আউটলেট-স্তরের তথ্য লাগে।
ভূমিকা, অনুমতি আর অডিট ট্রেইল
পাঁচ বা তার বেশি আউটলেটে বেশিরভাগ বিল যখন হয়, মালিক তখন দোকানে নেই। নিয়ন্ত্রণ আসে ভূমিকা থেকে:
| ভূমিকা | পারেন | পারেন না |
|---|---|---|
| ক্যাশিয়ার | নিজের সেশন খোলা/বন্ধ, বিল, সব মাধ্যমে পেমেন্ট নেওয়া, সীমার মধ্যে ছাড় | শেষ হওয়া বিল বাতিল, দাম বদল, অন্য ক্যাশিয়ারের সেশন দেখা |
| আউটলেট সুপারভাইজার | বাতিল ও রিটার্ন অনুমোদন, খরচ, সীমার বেশি ছাড়, আউটলেটের দিন বন্ধ, গণনা | আইটেম মাস্টার বদল, প্রাইস লিস্ট বদল, অন্য আউটলেট দেখা |
| গুদাম | ট্রান্সফার অনুমোদন ও পাঠানো, ক্রয় গ্রহণ | POS-এ বিল, দাম এডিট |
| হেড অফিস কাস্টমার | আইটেম মাস্টার, সাপ্লায়ার, ক্রয় আদেশ, প্রাইস লিস্ট | আউটলেটের দিন বন্ধ, হিসাব পোস্ট |
| ফাইন্যান্স | ব্যাংক মিলানো, হিসাব, ভ্যাট রিটার্ন, সব রিপোর্ট | বিল এডিট |
| মালিক/অ্যাডমিন | সব, ইউজার ভূমিকাসহ | (অডিট লগে তাঁর সব কাজও লেখা থাকে) |
প্রতিটি বাতিল, রিটার্ন, ছাড়, দাম বদল, স্টক অ্যাডজাস্টমেন্ট আর দিনশেষ লক অডিট লগে লেখা হয়, কে, কোন মেশিনে, কখন, আগের ও পরের মান। ডেমোতে একটা বিল বাতিল করতে বলুন, তারপর লগের এন্ট্রিটা দেখতে চান। ভেন্ডর ৩০ সেকেন্ডে দেখাতে না পারলে লগ আসলে নেই।
একাধিক আউটলেটের দিনশেষ চেকলিস্ট
প্রতিটি আউটলেট ম্যানেজারের জন্য প্রিন্ট করুন। ইচ্ছা করেই একঘেয়ে; একঘেয়ে বলেই কাজ করে।
| # | ধাপ | কে | হয়েছে |
|---|---|---|---|
| ১ | প্রতিটি ক্যাশিয়ার বাক্স গুনে না দেখে নগদ ঘোষণা করেন | ক্যাশিয়ার | ☐ |
| ২ | প্রতিটি কার্ড মেশিন থেকে সেটেলমেন্ট স্লিপ প্রিন্ট; মোট এন্ট্রি | ক্যাশিয়ার | ☐ |
| ৩ | বিকাশ মার্চেন্ট অ্যাপে আজকের মোট দেখে এন্ট্রি | ক্যাশিয়ার / সুপারভাইজার | ☐ |
| ৪ | নগদ মার্চেন্ট অ্যাপে আজকের মোট দেখে এন্ট্রি | ক্যাশিয়ার / সুপারভাইজার | ☐ |
| ৫ | অন্য মাধ্যম এন্ট্রি (রকেট, উপায়, ভাউচার, বাকি বিক্রি) | সুপারভাইজার | ☐ |
| ৬ | সব খরচ কারণসহ এন্ট্রি | সুপারভাইজার | ☐ |
| ৭ | কাউন্টারপ্রতি পার্থক্য যাচাই; ৳২০০-র বেশি হলে ব্যাখ্যা লেখা | সুপারভাইজার | ☐ |
| ৮ | আসা-যাওয়ার সব ট্রান্সফার গ্রহণ হয়েছে বা পথে আছে কি না নিশ্চিত | সুপারভাইজার | ☐ |
| ৯ | আজকের চক্রাকার গণনার অ্যাডজাস্টমেন্ট কারণ কোডসহ পোস্ট | সুপারভাইজার | ☐ |
| ১০ | কাছাকাছি মেয়াদের রিপোর্ট দেখা; ছাড় বা ট্রান্সফার | সুপারভাইজার | ☐ |
| ১১ | আউটলেটের দিন বন্ধ (লক) | সুপারভাইজার | ☐ |
| ১২ | সকালের জন্য জমার টাকার ব্যাগ আর জমা স্লিপ তৈরি | সুপারভাইজার | ☐ |
| ১৩ | হেড অফিসের ড্যাশবোর্ডে আউটলেট "বন্ধ" (অফলাইনে "সিঙ্ক বাকি") দেখাচ্ছে কি না নিশ্চিত | হেড অফিস | ☐ |
| ১৪ | হেড অফিস সব আউটলেট দেখে: পার্থক্য, ছাড়, রিটার্ন, ঘাটতি | হেড অফিস | ☐ |
১ থেকে ১২ ধাপ প্রশিক্ষিত সুপারভাইজারের ২০–৩০ মিনিট লাগার কথা। এক ঘণ্টার বেশি লাগলে সিস্টেম বা প্রক্রিয়ার কোথাও কঠিন কিছু আছে, ছয় নম্বর আউটলেট খোলার আগে সেটা ঠিক করা দরকার।
সুপারশপ সফটওয়্যারের ডেমোতে যা জিজ্ঞেস করবেন
- 1হেড অফিসে একটা পণ্যের দাম বদলান। যে আউটলেট কাউন্টার তখন অফলাইনে ছিল, নেট ফিরলে সেখানে দেখান।
- 2গুদাম থেকে আউটলেটে ২০ কার্টন ট্রান্সফার করুন। "পথে আছে" অবস্থা দেখান, আর আউটলেট ১৯টা পেলে কী হয়।
- 3ক্যাশিয়ার সেশন খুলুন, একটা নগদ, একটা বিকাশ, একটা নগদ (Nagad) আর একটা কার্ড বিল করুন, তারপর না দেখে নগদ ঘোষণা দিয়ে সেশন বন্ধ করুন। পার্থক্যের স্ক্রিন দেখান।
- 4সব আউটলেটের হেড অফিস দিনশেষ ভিউ দেখান, একটা আউটলেট এখনো বন্ধ হয়নি এমন অবস্থায়।
- 5১.৩৫০ কেজি পেঁয়াজের ওজন মেশিনের বারকোড স্ক্যান করুন। বিলের লাইন আর স্টক কমা দেখান।
- 6শুধু তিন আউটলেটে, এক সপ্তাহের জন্য "২টা কিনলে ১টা ফ্রি" প্রমোশন সেট করুন। বিলে আর দিনশেষ ছাড়ের রিপোর্টে দেখান।
- 7এক আউটলেটে এক ক্যাটাগরির চক্রাকার গণনা চালান, কারণ কোডসহ অ্যাডজাস্টমেন্ট পোস্ট করুন। আউটলেট ধরে ঘাটতির রিপোর্ট দেখান।
- 8এক আউটলেটের গত মাসের লাভ-ক্ষতি দেখান, তারপর একই মাসের মূসক ৬.৩ আউটপুট।
- 9ক্যাশিয়ার হিসেবে বিল বাতিল করুন (হওয়ার কথা নয়), তারপর সুপারভাইজার হিসেবে, তারপর অডিট লগের এন্ট্রি দেখান।
- 10পাঁচ আউটলেটে প্রথম বছরের মোট খরচ কত, আমাদের আইটেম মাস্টার আর শুরুর স্টক মাইগ্রেশনসহ?
শেষ কথা
পাঁচ বা তার বেশি সুপারশপ আউটলেটের দিনশেষ চালানো রিপোর্টের সমস্যা নয়; কাঠামোর সমস্যা। এক আইটেম মাস্টার, এলাকাপ্রতি এক প্রাইস লিস্ট, আউটলেটপ্রতি এক গুদাম, কাউন্টারপ্রতি এক সেশন, পেমেন্ট পদ্ধতিপ্রতি এক মাধ্যম, অ্যাডজাস্টমেন্টপ্রতি এক কারণ কোড, আর আউটলেট-দিনপ্রতি এক লক। এই সাতটা "এক" ঠিক থাকলে রাত ১১টার হেড অফিস ড্যাশবোর্ড শুধু আনুষ্ঠানিকতা। ভুল থাকলে যত ড্যাশবোর্ডই হোক, ৳৪,০০০ কোথায় গেল বলতে পারবে না।
MondayPOS ERPNext-এর উপর ঠিক এই ধরনের চেইনের জন্যই তৈরি: অফলাইন-ফার্স্ট কাউন্টার, কেন্দ্রীয় মাস্টার ডেটা, আউটলেটভিত্তিক স্টক ও ট্রান্সফার, বিকাশ-নগদ-কার্ড-ক্যাশ আলাদা মাধ্যম হিসেবে দিনশেষে মিলানো, আর যে খাতা থেকে ভ্যাট দাখিল হয় সেই খাতা থেকেই আউটলেট লাভ-ক্ষতি। বিজনেস প্ল্যানের দাম প্রতি মাসে ৳৩,৫০০ প্রথম আউটলেটে, প্রতিটি বাড়তি আউটলেটে ৳২,৪৫০, বছরে বিল, ১৪ দিনের রিফান্ড সুবিধা। সুপারশপ পেজ দেখুন, ফ্রি শুরু করুন অথবা ডেমো বুক করুন, নিজের পণ্যের তালিকা সাথে আনুন।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
- সুপারশপ সফটওয়্যার কী, সাধারণ POS সফটওয়্যারের সাথে পার্থক্য কোথায়?
- সাধারণ POS সফটওয়্যার এক কাউন্টারে বিল করে আর রসিদ ছাপে। সুপারশপ সফটওয়্যারে যোগ হয় কেন্দ্রীয় আইটেম মাস্টার, ট্রান্সফারসহ আউটলেটভিত্তিক স্টক, দিনশেষে মিলানো একাধিক পেমেন্ট মাধ্যম, ওজন মেশিনের পণ্য, হেড অফিস থেকে নিয়ন্ত্রিত প্রমোশন, আর আউটলেট-স্তরের লাভ-ক্ষতি ও অডিট। পার্থক্যটা দ্বিতীয় আউটলেট থেকেই চোখে পড়ে।
- চেইনগুলো দিনশেষে বিকাশ-নগদ কীভাবে মেলায়?
- কাউন্টারে প্রতিটি আলাদা পেমেন্ট মাধ্যম হিসেবে সেট থাকে। বন্ধের সময় সিস্টেম মেশিনপ্রতি বিকাশ আর নগদের প্রত্যাশিত মোট দেখায়, সুপারভাইজার মার্চেন্ট অ্যাপ বা স্টেটমেন্টের সাথে মেলান। পার্থক্য সেই রাতেই দেখা যায়, সপ্তাহ পরে ব্যাংক স্টেটমেন্ট এলে নয়।
- প্রতিটি আউটলেটে আলাদা দাম রাখা যায়?
- যায়, আউটলেটের সাথে জোড়া প্রাইস লিস্ট দিয়ে; আইটেম মাস্টার একই থাকে। হেড অফিস তালিকা ঠিক করে; আপনি অনুমতি না দিলে আউটলেট অনুমোদন ছাড়া বিক্রয় মূল্য বদলাতে পারে না।
- ওজনে বেচা খোলা পণ্য কীভাবে সামলাব?
- হয় ওজন মেশিনের প্রিন্ট করা বারকোড যাতে PLU আর ওজন থাকে আর POS পড়ে নেয়, নয়তো POS-এর সাথে জোড়া ওজন মেশিন যা সরাসরি ওজন পাঠায়। দুটোতেই খোলা পণ্য আইটেম মাস্টারে কেজি ইউনিটে আর কেনার জন্য প্যাক হিসাবসহ সেট থাকতে হবে।
- কোনো আউটলেটে নেট বা কারেন্ট গেলে দিনশেষের কী হয়?
- অফলাইন-ফার্স্ট সিস্টেমে কাউন্টারে বিল চলতে থাকে, সুপারভাইজার নিজের মেশিনেই দিন বন্ধ করেন, আর নেট ফিরলে সেশন হেড অফিসে যায়। হেড অফিসের রিপোর্টে ওই আউটলেট "সিঙ্ক বাকি" দেখায়, "নেই" নয়। কাউন্টারের PC আর প্রিন্টারের জন্য UPS বা ছোট জেনারেটর তবু রাখা ভালো।
- বাংলাদেশে পাঁচ আউটলেটের সুপারশপ সফটওয়্যারের দাম কত?
- সাবস্ক্রিপশনের দাম সাধারণত প্রতি আউটলেটে মাসে বলা হয়; অনেক ভেন্ডর গোপনে জানায়। MondayPOS দাম প্রকাশ করে: বিজনেস প্ল্যানে প্রথম আউটলেটে মাসে ৳৩,৫০০, প্রতিটি বাড়তি আউটলেটে ৳২,৪৫০, বছরে বিল, তাই পাঁচ আউটলেটে হার্ডওয়্যার ছাড়া মাসে ৳১৩,৩০০। গ্রোথ প্ল্যানে CRM, লয়ালটি, HR ও পেরোল যোগ হয় ৳৬,৫০০ আর বাড়তি আউটলেটে ৳৪,৫৫০-তে। দাম দেখুন।
