প্রতিটি ভেন্ডরের ওয়েবসাইটে কেস স্টাডি আছে। বেশিরভাগই যাচাই করা যায় না, একটা শতাংশ, একটা কৃতজ্ঞ কোট, পদ্ধতির কোনো হদিস নেই। প্রশংসাবাক্য বিশ্বাস করতে বলার চেয়ে আমরা বরং হিসাবটা দেখাতে চাই, তাই এই লেখাটা একটু অন্যরকম।
এটা কেস স্টাডি নয়, হিসাব কষে দেখা উদাহরণ
নিচের গ্রুপটার অস্তিত্ব নেই। সুপারশপে আমরা যেসব রোলআউট করি তার আদল থেকে বানানো একটা মিশ্র উদাহরণ, আর সংখ্যাগুলো এমনভাবে বাছা যাতে হিসাবটা পরিষ্কার বোঝা যায়, কাউকে খুশি করার জন্য নয়। এখানকার কোনো সংখ্যা কোনো কাস্টমারের রিপোর্ট করা ফল নয়, কোনো কোট সত্যিকারের কারও নামে নয়, আর কোনো অঙ্ককেই আপনার দোকানের জন্য প্রতিশ্রুতি ভাববেন না।
এটা আমরা ইচ্ছা করেই এভাবে করছি। সত্যিকারের কেস স্টাডির জন্য দরকার লিখিত সম্মতি দেওয়া সত্যিকারের কাস্টমার, নাম ধরে রিপোর্ট থেকে আসা সত্যিকারের সংখ্যা, আর অন্তত একটা জিনিস যা ভুল হয়েছিল। এই তিনটা হাতে না আসা পর্যন্ত কাস্টমার-গল্পের মতো দেখতে কিছু ছাপানো মানে বানানো রেকর্ড তৈরি করা, আর যে ভেন্ডর একটা সংখ্যা বানায়, সে নিজেই বলে দেয় তার বাকি সাইটের দাম কত। কোনো কাস্টমার রাজি হলে সেটা আলাদা করে, স্পষ্ট করে বলেই প্রকাশ করব।
এই লেখা থেকে যা নেওয়ার, তা হলো পদ্ধতিটা। গ্রুপটা কাল্পনিক হলেও কাজের ধারাগুলো বাস্তব, আর একই হিসাব আপনি এই সপ্তাহেই নিজের সংখ্যা দিয়ে কষে দেখতে পারেন।
উদাহরণের গ্রুপটা
| আকার | ঢাকায় ১২টি সুপারশপ |
| SKU | প্রায় ৯,০০০ সক্রিয় আইটেম |
| দৈনিক বিল | সব শাখা মিলিয়ে ব্যস্ত দিনে প্রায় ৪,৫০০ |
| ক্যাটাগরি | মুদি, কাঁচা, ফ্রোজেন, দুগ্ধ, গৃহস্থালি, কসমেটিকস |
| স্টক গণনা | বছরে একবার, রাতে, প্রায় চল্লিশজন লোক নিয়ে |
এমন গ্রুপ একইভাবে বড় হয়: একটা দোকান চলল, তারপর পাশে আরেকটা, তারপর এমন একটা ভাড়া যেটা ছাড়া যায় না। পঞ্চম শাখায় পৌঁছে প্রথম দোকান চালানো ব্যবস্থাগুলো, কাউন্টারে একটা টিল, অফিসে ক্রয় রেজিস্টার, ট্রান্সফারের জন্য একটা হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপ, এমন কাজ করতে বলা হয় যার জন্য সেগুলো কখনো বানানোই হয়নি।
সমস্যা: যে সংখ্যাটার কোনো ঠিকানা নেই
বছরের গণনায় একটা ঘাটতি বেরোয়। ধরা যাক পুরো গ্রুপে সারা বছরে সেটা ৳৪৮ লাখ টাকার স্টক। সংখ্যাটা সত্যি, এই অর্থে যে মালটা সত্যিই নেই। আবার সংখ্যাটা অকেজোও, কারণ এটা আসে বছরে একবার, বারো মাস দেরিতে, আর সাথে কোনো শাখা নেই, মাস নেই, ক্যাটাগরি নেই, কারণ নেই।
কারণ ধরা পড়ার অনেক আগে লক্ষণগুলো দেখা দেয়, আর সেগুলো সব জায়গায় একই:
- দ্রুত বিক্রি হওয়া আইটেম সিস্টেমে স্টক দেখাচ্ছে অথচ তাক খালি, তাই যে সংখ্যায় কারও ভরসা নেই সেটার উপর ভিত্তি করেই অর্ডার যাচ্ছে।
- মেয়াদোত্তীর্ণ মাল তাকের সামনে যার চোখে পড়ে সে ধরে, কোনো রিপোর্টে নয়, আর বছর শেষের আগে কেউ যোগও করে না।
- প্রতি শাখায় দিনশেষ করতে চল্লিশ মিনিট, আর হেড অফিস সব মিলিয়ে ছবিটা দেখে পরদিন বিকেলে, ভাগ্য ভালো হলে।
- ঘাটতির অঙ্ক যখন শেষমেশ যোগ হয়, "টাকাটা গেল কোথায়?" প্রশ্নের সৎ উত্তর হলো কাঁধ ঝাঁকানো।
শেষ কথাটাই আসল সমস্যা। যে সংখ্যা বছরে একবার মাপেন, সেটা সামলাতে পারবেন না।
বেশিরভাগ গ্রুপ প্রথমে কী করে
সিস্টেম বদলানোর আগে বেশিরভাগ দোকানদার মোটামুটি এই ক্রমেই চেষ্টা করেন, আর ধরনটা চিনে রাখা দরকার:
- 1আরও ক্যামেরা। যে একটা ঘটনা ধরা পড়ে তাতে কাজে লাগে। মাসের সংখ্যায় কোনো প্রভাব নেই, কারণ বেশিরভাগ ঘাটতি চুরি নয়।
- 2বছরের মাঝে আরেকটা গণনা। দুই রাতের বিক্রি নষ্ট করে আর এমন আরেকটা সংখ্যা দেয় যেটা নিয়ে কিছু করা যায় না।
- 3মাল ঢোকার সময় কড়া রেজিস্টার। যে শাখায় স্টোরকিপার নিয়মমাফিক, সেখানে চলে; আর কোথাও না।
- 4শাখার গণনা মেলানোর স্প্রেডশিট। প্রতিটা গণনার পর সপ্তাহ তিনেক ঠিক থাকে, তারপর সরে যায়।
এর প্রতিটাই ঘাটতি হয়ে যাওয়ার পর সেটা ধরার চেষ্টা, আর কোনোটাই স্টক কত ঘন ঘন মেলানো হয় সেটা বদলায় না। কাজের ধারা নিয়ে বিস্তারিত আছে সুপারশপে স্টক ঘাটতি কমানোর গাইডে।
আসলে সংখ্যাটা বদলায় কীসে
চারটা পরিবর্তন, যে ক্রমে ফল দেয় সেই ক্রমে। সফটওয়্যার এগুলো সম্ভব করে; সিদ্ধান্তগুলো আপনার।
এক আইটেম মাস্টার, এক প্রাইস লিস্ট, শাখাভিত্তিক স্টক। প্রতিটা শাখা একই পণ্য রেকর্ড থেকে বিক্রি করে, স্টকের অঙ্ক নিজের, তাই উত্তরা থেকে ট্রান্সফার মানে মিরপুরে রিসিভ, দুই জায়গায় দুটো আলাদা এন্ট্রি নয় যেগুলো মিলতেও পারে, না-ও পারে। এটা সত্যি না হওয়া পর্যন্ত বাকি সব সংখ্যা বালির উপর দাঁড়ানো।
বছরে একবারের বদলে প্রতিদিনের সাইকেল কাউন্ট। প্রতিটা শাখা প্রতিদিন সকালে শাটার তোলার আগে অল্প কিছু আইটেম গোনে, সবচেয়ে দামি আর সবচেয়ে দ্রুত বিক্রি হওয়াগুলো আগে, আর ঘাটতি সেদিনই হেড অফিসে দেখা যায়। ১২ শাখায় দিনে ৪০টা আইটেম মানে বছরে প্রায় ১,৭৫,০০০ বার মিলিয়ে দেখা, বনাম বছরে একবার ৯,০০০ আইটেম। এই অনুপাতটাই পুরো কৌশল।
প্রতিটা রাইট-অফে রিজন কোড। ড্যামেজ, মেয়াদ, স্যাম্পলিং, ওজনে ক্ষতি আর ব্যাখ্যাহীন, সব আলাদা কোড। এটাই একটা অকেজো মোট অঙ্ককে ভাগ করে দেয়: কোনটা ঠিক করা যায় আর কোনটা যায় না। স্টাফের সাথে এটা নিয়ে তর্ক হবে; তর্কটা করে ফেলুন।
তারিখওয়ালা ক্যাটাগরিতে ব্যাচ আর মেয়াদ নিয়ন্ত্রণ। দুধ, বেকারি আর প্যাকেটজাত খাবার মেয়াদের তারিখসহ রিসিভ হয় আর FEFO নিয়মে বেরোয়, তাই মেয়াদের কাছাকাছি মাল ডাস্টবিনে যাওয়ার আগে রিপোর্টে ওঠে।
দেখুন ইনভেন্টরি মডিউল এটা কীভাবে সামলায় আর একাধিক শাখার নিয়ন্ত্রণে কী কী থাকে।
আগে-পরের হিসাব
কেস স্টাডি সাধারণত এই অংশটাই লুকায়। সংখ্যাগুলো বানানো, কিন্তু এদের মধ্যেকার সম্পর্কটা আমরা যা দেখি তাই, আর একই কাঠামোয় আপনি নিজের সংখ্যা বসাতে পারেন।
ধরা যাক গ্রুপের বছরে খুচরা বিক্রি ৳৬০ কোটি, আর বছরের গণনায় ৳৪৮ লাখের মাল কম পাওয়া গেল। সেটা বিক্রির ০.৮ শতাংশ, শুনতে সহনীয়, যতক্ষণ না খেয়াল করছেন এটা গ্রুপের নিট মার্জিনের প্রায় এক-পঞ্চমাংশ।
রিজন কোড চালু হলে এমন একটা মোট অঙ্ক সাধারণত এভাবে ভাগ হয়ে যায়:
| কারণ | ঘাটতির কত অংশ | কীভাবে ঠিক হয়? |
|---|---|---|
| তারিখওয়ালা পণ্যে মেয়াদ আর ড্যামেজ | প্রায় এক-তৃতীয়াংশ | FEFO পিকিং আর মেয়াদের আগাম রিপোর্ট |
| রিসিভিংয়ের ভুল, কম মাল এলেও পুরো ধরা | প্রায় এক-চতুর্থাংশ | মাল ঢোকার সময় PO মিলিয়ে গোনা |
| ওজন আর খোলা পণ্যে ক্ষতি | প্রায় এক-ষষ্ঠাংশ | স্কেল ইন্টিগ্রেশন আর টেয়ার নিয়ম |
| ব্যাখ্যাহীন | বাকিটা | বাকি তিনটার নাম না হওয়া পর্যন্ত এটা কমে না |
প্রথম তিনটা প্রক্রিয়ার সমস্যা, সমাধানও স্পষ্ট। চতুর্থটাকেই সবাই চুরি ধরে নেয়, অথচ সেটাই সাধারণত সবচেয়ে ছোট ভাগ, কিন্তু বাকি তিনটা এর ভেতরে লুকিয়ে থাকা বন্ধ না হলে সেটা জানার উপায় নেই।
এবার কাজের ধারা। প্রতিদিনের গণনা যদি রিসিভিংয়ের ভুল এক বছরের বদলে একদিনে ধরে, তাহলে সাপ্লায়ারের কাছে দাবি তোলা যায়। মেয়াদের রিপোর্ট যদি তিন সপ্তাহ আগে বাজে, দুধ ডাস্টবিনে না গিয়ে ছাড়ে বিক্রি হয়। কোনোটাতেই ক্যামেরা লাগে না। দুটোতেই লাগে গণনা একবারের বেশি হওয়া।
যেটা আমরা বলব না, তা হলো এতে ঘাটতি শূন্য হয়ে যায়। হয় না। এতে এমন একটা সংখ্যা পাওয়া যায় যার সাথে শাখা, সপ্তাহ আর কারণ বাঁধা, আর একমাত্র এই ধরনের সংখ্যা নিয়েই কিছু করা যায়।
এমন রোলআউট আসলে কেমন হয়
ব্রোশিওরের সংস্করণ নয়, সৎ সংস্করণ। বারো শাখার একটা গ্রুপ সাধারণত ছয় থেকে আট সপ্তাহে চালু হয়: প্রথমে একটা পাইলট শাখা, তারপর সপ্তাহে দুটো করে।
- ডেটা মাইগ্রেশনই সবচেয়ে লম্বা কাজ। বারকোডসহ নয় হাজার পণ্য, সাপ্লায়ার রেকর্ড আর ওপেনিং স্টক, আর খোলা পণ্যে একই বারকোড বসে থাকার ঝামেলা পরিষ্কার করতে এমন এক সপ্তাহ যাবে যেটা কেউ হিসাবে রাখেনি।
- ট্রেনিং ক্যাশিয়ারদের জন্য দ্রুত, শাখা ম্যানেজারদের জন্য ধীর, কারণ রুটিন বদলাতে বলা হচ্ছে তাদেরই।
- সাধারণত যা ভাঙে: দু-একটা শাখায় ওজন মেশিনের ইন্টিগ্রেশন, আর প্রথম দুই সপ্তাহে সকালের গণনায় অনীহা। দুটোই সামলানো যায়; দুটোই পরিকল্পনায় থাকা উচিত, চমক হিসেবে নয়।
- গ্রুপগুলো কী আলাদা করত সেই উত্তর প্রায় সবসময় এক: চালু করার পরে নয়, আগেই আইটেম মাস্টার পরিষ্কার করা।
ছোট গ্রুপকে আমরা যা বলব
বারোর বদলে চার শাখা হলে কাজের ধারা একটুও বদলায় না, শুধু হিসাবের অঙ্ক ছোট হয়।
- 1সবার আগে আইটেম মাস্টার ঠিক করুন। এর ভুল সব জায়গায় ছড়ায়।
- 2যত কম আইটেমই গুনুন, প্রতিদিনের গণনা বছরের গণনাকে হারায়। দিনে বিশটা আইটেমও শূন্যের চেয়ে ভালো।
- 3রিজন কোড নিয়ে স্টাফের সাথে তর্কটা করার মতো, কারণ এটাই মোট অঙ্ককে রোগনির্ণয়ে বদলে দেয়।
- 4ক্যামেরা দিয়ে শুরু করবেন না। গণনা দিয়ে শুরু করুন।
আপনার গ্রুপের সাথে মিলে গেলে
চার বা তার বেশি শাখা চালালে আর ঘাটতির সংখ্যা বছরে একবার কোনো শাখার নাম ছাড়াই এলে, এই লেখার ধারাগুলোই আমরা সুপারশপ গ্রুপে বসাই। দেখুন সুপারশপ ও মুদি দোকানে MondayPOS কী করে, পড়ুন স্টক ঘাটতি কমানোর উপায়, অথবা ডেমো বুক করুন, আপনার নিজের পণ্যের তালিকা দিয়ে সাইকেল কাউন্ট আর ভ্যারিয়েন্সের দৃশ্য চালিয়ে দেখাব। দাম প্রতি আউটলেটে প্রকাশ করা আছে প্রাইসিং পাতায়-এ।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
- এটা কি সত্যিকারের কোনো কাস্টমারের ফল?
- না, আর সেটা আমরা ফুটনোটে নয়, লেখার ভেতরেই বলেছি। গ্রুপটা মিশ্র উদাহরণ আর প্রতিটা সংখ্যা হিসাব বোঝানোর জন্য বানানো। কোনো সত্যিকারের কাস্টমার লিখিত সম্মতি আর সত্যিকারের সংখ্যা দিলে সেটা আলাদা, স্পষ্ট করে চিহ্নিত কেস স্টাডি হিসেবে প্রকাশ করব।
- বাংলাদেশে সুপারশপে কত ঘাটতি স্বাভাবিক?
- আমরা কোনো মানদণ্ডের সংখ্যা দেব না, কারণ এই বাজারের জন্য নির্ভরযোগ্য কোনো সূত্র আমাদের হাতে নেই। বেশি কাজের উত্তরটা হলো, নিয়মিত গণনা শুরু না করা পর্যন্ত বেশিরভাগ গ্রুপের নিজের ভরসা করার মতো কোনো ভিত্তি-সংখ্যাই থাকে না, আর সেটা বুঝে ফেলাই একটা বড় প্রাপ্তি।
- ঘাটতির সংখ্যা কত দিনে অর্থবহ হয়?
- প্রথম দুই-তিন মাসের সাইকেল কাউন্ট নতুন ক্ষতি মাপবে না, পুরনো ভুল শুধরাবে। সংখ্যাটা ভালো হওয়ার আগে খারাপ হবে, আর সেটাই সিস্টেম কাজ করার লক্ষণ, ব্যর্থ হওয়ার নয়।
- উন্নতিটা সফটওয়্যারের নাকি প্রক্রিয়ার?
- দুটোরই, আর কোনটা কী করে সেটা পরিষ্কার বলা দরকার। প্রক্রিয়ার বদল, ঘন ঘন গণনা, প্রতিটা রাইট-অফে কোড, এটাই ক্ষতি কমায়। সফটওয়্যার ঘন ঘন গণনাকে এত সস্তা করে যে চালিয়ে যাওয়া যায়, আর স্প্রেডশিট ছাড়াই কোডগুলো যোগ করে দেয়।
- কম শাখার গ্রুপে কি এটা কাজ করে?
- হ্যাঁ। সাইকেল কাউন্ট, রিজন কোড, শাখাভিত্তিক স্টক আর FEFO, কোনোটাই শাখার সংখ্যার উপর নির্ভর করে না। তারিখওয়ালা পণ্য আছে এমন একটা ব্যস্ত দোকানও বেশিরভাগ সুফল পায়।
- রোলআউটে খরচ কত আর সময় কত লাগে?
- MondayPOS-এর দাম প্রতি আউটলেটে মাসিক হিসাবে প্রাইসিং পেজে প্রকাশ করা আছে। এক আউটলেটের সেটআপ সাধারণত দুই থেকে চার সপ্তাহ; বারো শাখার গ্রুপে ছয় থেকে আট, যার বেশিরভাগ সময় যায় ট্রেনিংয়ে নয়, ডেটায়।
