ঢাকায় চার শাখার মালিকের সকাল আটটার মধ্যে চার ম্যানেজারের চারটা WhatsApp মেসেজ পড়া হয়ে যায়। একজন লেখেন "গতকাল ২ লাখ ৪০ হাজার, আলহামদুলিল্লাহ"। একজন খাতার পাতার ছবি পাঠান। একজন লেখেন "বৃষ্টি, বিক্রি কম"। একজন কিছুই লেখেন না। এই চারটা সংখ্যার একটার সাথে আরেকটা মেলে না, কোনোটাতে লাভের কথা নেই, আর কোনোটাই বলে না যে মিরপুর শাখায় বিকেল চারটায় সবচেয়ে বেশি চলা চালটা শেষ হয়ে গিয়েছিল, তারপর আর ওই আইটেম বিক্রিই হয়নি।
ম্যানেজারদের ভালো মেসেজ লিখতে বললে এই সমস্যা মেটে না। মেটে তখনই, যখন প্রতিদিন সকালে একই ৭টা রিপোর্ট, একই ক্রমে, একটাই সিস্টেম থেকে দেখেন, যেখানে সব শাখার বিল হয়। এই লেখায় সেই ৭টা রিপোর্টের নাম আছে, আর প্রতিটার জন্য: কী দেখায়, কোন একটি সংখ্যায় চোখ রাখবেন, খারাপ অবস্থা দেখতে কেমন, আর দশটা বাজার আগে কী করবেন। সাথে একটি সারসংক্ষেপ টেবিল, কোনটা রোজ-সাপ্তাহিক-মাসিক দেখবেন তার টেবিল, ফোনে এগুলো পাওয়ার উপায়, আর "অনেক ড্যাশবোর্ড"-এর ফাঁদ, যেটা বেশিরভাগ রিপোর্টিং উদ্যোগকে দ্বিতীয় মাসেই মেরে ফেলে। একাধিক শাখা কীভাবে চলে।
মাসশেষের চেয়ে সকালটা বেশি জরুরি কেন
সকাল আটটায় ধরা পড়া সমস্যা একটা সিদ্ধান্ত। সেই একই সমস্যা পরের মাসের ১৫ তারিখে হিসাবরক্ষকের খাতা শেষ হওয়ার পর ধরা পড়লে সেটা শুধু ইতিহাস, লিখে রাখতে পারবেন, ঠিক করতে পারবেন না। পরদিন ধরা পড়া ক্যাশ ঘাটতির সাথে একটা নাম, একটা শিফট আর মানুষের মনে থাকা ঘটনা জড়িত থাকে। ছয় সপ্তাহ পরে সেটা শুধু একটা ব্যাখ্যাহীন সংখ্যা, যেটা সবাই অস্বীকার করে। ৬০ দিন পরে মেয়াদ শেষ হবে এমন মাল এখনো বিক্রি করা যায়; গত সপ্তাহে মেয়াদ শেষ হওয়া মাল লস, উল্টো ফেলে দেওয়ার খরচ আছে।
নিচের পুরো রুটিনটা চায়ের সাথে ১০–১৫ মিনিটে হয়ে যাওয়ার কথা। ৪৫ মিনিট লাগলে দোষ আপনার নয়, রিপোর্টের। আর ৭টার আগে একটা শর্ত সবচেয়ে জরুরি: সব শাখার বিল একই সিস্টেমে হতে হবে, যাতে "গতকালের বিক্রি" কথাটা উত্তরা আর চট্টগ্রামে একই জিনিস বোঝায়। শাখাগুলো আলাদা খাতা রেখে ফোনে সংখ্যা পাঠালে কোনো রিপোর্টই বিশ্বাসযোগ্য হবে না, কারণ যোগফলটা তখন কারো মাথার ভেতরে হয়।
৭টি রিপোর্ট
১. গত সপ্তাহের একই দিনের সাথে বিক্রির তুলনা, শাখাভিত্তিক
কী দেখায়। গতকালের নিট বিক্রি, প্রতিটি শাখার, পাশে গত সপ্তাহের একই বারের বিক্রি। শুক্রবারের সাথে শুক্রবার, সোমবারের সাথে সোমবার। সাথে বিলের সংখ্যা আর গড় বিল। গতকালের সাথে তার আগের দিনের তুলনা কখনো করবেন না। শুক্রবার আর মঙ্গলবার এক নয়, বেতনের পরের সপ্তাহ আর মাসের শেষ সপ্তাহ এক নয়, দিনে-দিনে তুলনা আপনাকে ভূত তাড়াতে পাঠাবে।
যে একটি সংখ্যা। গত সপ্তাহের একই দিনের তুলনায় শতকরা পরিবর্তন, শাখাভিত্তিক। মিলে না গেলে গড় বিলের অঙ্ক দেখুন।
খারাপ অবস্থা। বাকি শাখা স্বাভাবিক, কিন্তু একটা শাখা ২০% বা তার বেশি নিচে। এটা স্থানীয় কারণ: দেরিতে শাটার খোলা, দোকানের সামনে রাস্তা খোঁড়া, চিলার নষ্ট, পাশে নতুন দোকানের অফার, বা ক্যাশিয়ার সব বিল করছেন না। সব শাখা একসাথে নামলে কারণ সাধারণত আবহাওয়া, ছুটি, হরতাল বা ক্যালেন্ডার, দৌড়ানোর কিছু নেই। আর দুটো ভাগ আলাদা করে পড়ুন: বিলের সংখ্যা কমা মানে খদ্দের কমেছে, গড় বিল কমা মানে বাজার বা স্টকের সমস্যা।
কী করবেন। নয়টার আগে ওই ম্যানেজারকে ফোন দিন, তিনটা প্রশ্ন করুন: শাটার কয়টায় খুলেছে, গতকাল কী কী শেষ হয়েছিল, আর POS বা প্রিন্টার বন্ধ ছিল কি না। দশবারের নয়বার উত্তর এই তিনটার ভেতরেই থাকে।
২. ক্যাশের অবস্থা আর পেমেন্টের ভাগ (বিকাশ-নগদসহ)
কী দেখায়। গতকালের কালেকশন পেমেন্ট অনুযায়ী ভাগ করা, নগদ, কার্ড, বিকাশ, নগদ (Nagad), প্রতিটি শাখার জন্য। সাথে ড্রয়ারে থাকার কথা কত আর গোনা হলো কত, MFS-এর মোট অঙ্কের সাথে মার্চেন্ট স্টেটমেন্ট, আর ব্যাংকে কত জমা পড়ল।
যে একটি সংখ্যা। ক্যাশ ভ্যারিয়েন্স: গোনা টাকা বিয়োগ থাকার কথা যত, শাখাভিত্তিক। লক্ষ্য প্রতিদিন শূন্য।
খারাপ অবস্থা। ঘাটতির অঙ্ক নয়, ধরনটাই আসল। প্রতি সপ্তাহে একই শিফটে দুই-তিনশ টাকার ঘাটতি একবারের দুই হাজার টাকার ভুলের চেয়ে খারাপ খবর, যেটার ব্যাখ্যা সেদিনই পাওয়া যায়। খেয়াল রাখুন গোল সংখ্যার ঘাটতি, POS-এর বিকাশ টোটালের সাথে বিকাশ মার্চেন্ট স্টেটমেন্ট না মেলা, আর তিন দিন ধরে "জমা হবে" হয়ে বসে থাকা টাকা। মনে রাখবেন, বিক্রি আর ব্যাংকে টাকা ঢোকা এক ঘড়িতে চলে না, MFS-এর টাকা আপনার অ্যাকাউন্টে আসে মার্চেন্ট চুক্তির সেটেলমেন্ট চক্র অনুযায়ী, বিক্রির মুহূর্তে নয়। তাই বিক্রিটা সেদিনই মেলান, ব্যাংক ক্রেডিট মেলান টাকা ঢোকার দিন।
কী করবেন। একটা ভ্যারিয়েন্স নিয়ম ঠিক করুন এবং মানুন: নির্দিষ্ট সীমার বেশি, ধরুন ৳১০০, উদাহরণ মাত্র, নিজের সীমা ঠিক করুন, হলে সেদিনই কারণ আর ক্যাশিয়ারের নামসহ লিখে রাখা হবে। একই নাম বা একই শিফটে বারবার ঘাটতি হলে সেটা আর হিসাবের প্রশ্ন নয়, ব্যবস্থাপনার প্রশ্ন। হিসাব ও দিনশেষ।
৩. শাখা ও ক্যাটাগরি অনুযায়ী গ্রস মার্জিন
কী দেখায়। বিক্রি, বিক্রি হওয়া মালের ক্রয়মূল্য, টাকায় মার্জিন আর শতকরা মার্জিন, শাখা অনুযায়ী এবং ক্যাটাগরি অনুযায়ী। এই রিপোর্টটাই বেশিরভাগ দোকান কোনোদিন দেখে না, কারণ তাদের বিলিং সফটওয়্যার বিক্রয়মূল্য জানে, কিন্তু নির্ভরযোগ্য ক্রয়মূল্য জানে না।
যে একটি সংখ্যা। শাখার মার্জিন শতাংশ, গত মাসের একই শাখার সাথে তুলনা করে। তারপর যে ক্যাটাগরিটা সবচেয়ে বেশি নড়েছে।
খারাপ অবস্থা। বিক্রি বেড়েছে, মার্জিন কমেছে। এই মিলটার কারণ সাধারণত চারটার একটা: কাউন্টারে ছাড় নিয়ন্ত্রণের বাইরে চলে গেছে; সাপ্লায়ার ক্রয়মূল্য বাড়িয়েছে কিন্তু বিক্রয়মূল্য বাড়েনি; গত বৃহস্পতিবার শেষ হওয়া অফার এখনো চলছে; অথবা বিক্রির মিশ্রণ কম-মার্জিনের দিকে সরেছে, কোল্ড ড্রিংকস আর সিগারেট টার্নওভার টানছে, মুদি পণ্য থেমে আছে। আরেক ধরনের খারাপ পাঠ হলো অসম্ভব মার্জিন: যে ক্যাটাগরিতে ১২% হওয়ার কথা, সেখানে ৬০% দেখাচ্ছে। এটা ডেটার সমস্যা, ক্রয় এন্ট্রি বাদ পড়েছে, ক্রয়মূল্য ভুল, বা বিল ছাড়া মাল ঢুকেছে।
কী করবেন। ওই শাখার বিক্রির অঙ্কে সেরা ২০টি পণ্য বের করে এ মাসের আর গত মাসের ক্রয়মূল্য মিলান। প্রতিটা চলমান অফারের শেষ তারিখ সিস্টেম নিজে মানে কি না দেখুন। সংখ্যাগুলো খারাপ না হয়ে অসম্ভব হলে আগে ক্রয় এন্ট্রি ঠিক করুন, মাল গ্রহণের শৃঙ্খলা যতটা সৎ, মার্জিন রিপোর্ট ঠিক ততটাই সৎ। সুপারশপ ও মুদি অপারেশন।
৪. স্টক শেষ আর কম স্টকের তালিকা
কী দেখায়। গতকাল যেসব আইটেম শূন্য হয়েছে আর যেগুলো এখন রি-অর্ডার লেভেলের নিচে, শাখাভিত্তিক, প্রতিটার পাশে গত ৩০ দিনে কত বিক্রি হয়েছে, যাতে চলতি আইটেম আর মরা আইটেম আলাদা করতে পারেন।
যে একটি সংখ্যা। এই মুহূর্তে আপনার A-ক্লাস আইটেম, যেগুলো বেশিরভাগ বিক্রি আনে, তার কয়টা স্টকে নেই।
খারাপ অবস্থা। প্রতি সপ্তাহে একই আইটেমগুলো তালিকায়। এটা দুর্ভাগ্য নয়; হয় রি-অর্ডার লেভেল খুব নিচে, নয়তো সাপ্লায়ার চুপচাপ ব্যর্থ হচ্ছে। আরেকটা খারাপ পাঠ: এক শাখায় শূন্য, অথচ আরেক শাখায় তিন মাসের স্টক বসে আছে। এটা কেনার সমস্যা নয়, ট্রান্সফারের সমস্যা, আর এতে ক্ষতি দুইবার: এক শাখায় বিক্রি হারালেন, আরেক শাখায় টাকা আটকে থাকল।
কী করবেন। কেনার আগে ট্রান্সফার করুন। তারপর প্রতি রোববার একই আইটেমের পেছনে না ছুটে রি-অর্ডার লেভেলটা একবারে ঠিক করুন, সাপ্লায়ারের লিড টাইম ধরে। অটো-রিঅর্ডার নিয়ম চালু থাকলে এই রিপোর্ট কাজের তালিকা থেকে ব্যতিক্রমের তালিকা হয়ে যায়। ইনভেন্টরি ও অটো-রিঅর্ডার।
৫. মেয়াদ ঘনিয়ে আসা আর পড়ে থাকা স্টক
কী দেখায়। আগামী ৩০, ৬০ আর ৯০ দিনে মেয়াদ শেষ হবে এমন ব্যাচ, শাখাভিত্তিক। আর আলাদাভাবে, ৬০ বা ৯০ দিনে একটাও বিক্রি হয়নি এমন স্টক, ক্রয়মূল্যে হিসাব করা। ফার্মেসির প্রথম তালিকাটা ব্যাচ ধরে লাগবে; সুপারশপের দুটোই লাগবে।
যে একটি সংখ্যা। ৬০ দিনের মধ্যে মেয়াদ শেষ হবে এমন স্টকের টাকার অঙ্ক।
খারাপ অবস্থা। সেই অঙ্ক মাসে মাসে বাড়ছে, মানে যত বিক্রি করছেন, তার চেয়ে দ্রুত কিনছেন। অথবা সবচেয়ে ধীর কাউন্টারের শাখাটাতেই মেয়াদ ঘনিয়ে আসা মাল জমেছে, সাধারণত এর মানে, যে শাখায় শেলফ খালি ছিল সেখানে মাল পাঠানো হয়েছে, যে শাখা ওটা বিক্রি করে সেখানে নয়।
কী করবেন। যে শাখা বিক্রি করে সেখানে সরান, তারপর দেরিতে নয়, আগেই ছাড় দিন। আজকের ১৫% ছাড় ছয় সপ্তাহ পরের ১০০% লসের চেয়ে ভালো, আর এই হিসাবটাই বেশিরভাগ মালিক উল্টো করেন। ওই আইটেমগুলোর পরের অর্ডার আটকান, আর সাপ্লায়ারের ফেরত বা বদলের শর্ত আসলে কী আছে দেখুন। ওষুধের ক্ষেত্রে বিক্রি হতে হবে FEFO মেনে, আগে যেটার মেয়াদ শেষ, আগে সেটা, আগে ঢোকা আগে বের নয়।
৬. এক্সেপশন রিপোর্ট: ক্যাশিয়ারভিত্তিক ছাড়, ভয়েড আর ফেরত
কী দেখায়। আপনার সীমার বেশি প্রতিটি ছাড়, বিল শুরুর পর মুছে ফেলা বা ভয়েড করা প্রতিটি আইটেম, প্রতিটি ফেরত বা রিফান্ড, আর হাতে বদলানো প্রতিটি দাম, ক্যাশিয়ার ও শিফট অনুযায়ী সাজানো, তখনই দেওয়া কারণসহ।
যে একটি সংখ্যা। প্রতি ১০০ বিলে এক্সেপশনের সংখ্যা, ক্যাশিয়ারভিত্তিক। শুধু গুনতি ধরলে সবচেয়ে ব্যস্ত কাউন্টার শাস্তি পায়, হার ধরলে পায় না।
খারাপ অবস্থা। চারটার যে কোনোটাতে একজন ক্যাশিয়ার শাখার গড়ের অনেক ওপরে। শিফটের শেষ ঘণ্টায় ভয়েডের ভিড়। মূল বিল ছাড়া ফেরত। ছাড় সবসময় একই দামি আইটেমে। অনেক রিফান্ডে একই কাস্টমারের ফোন নম্বর। এর একটাও একা কিছু প্রমাণ করে না, আর এটাই গুরুত্বপূর্ণ। এই রিপোর্ট প্রশ্ন করার জন্য, অভিযোগ করার জন্য নয়।
কী করবেন। প্রতিটি ভয়েড আর ফেরতে কারণ বাধ্যতামূলক করুন, নির্দিষ্ট সীমার ওপর ছাড়ে ম্যানেজারের অনুমোদন লাগুক। তারপর দেখুন, রিপোর্টটা আছে জানার পর ধরনটা বদলায় কি না, সাধারণত এতেই বেশিরভাগ সমাধান হয়ে যায়। সুপারশপে স্টক ঘাটতি কমানো লেখায় এটা নিয়ে বিস্তারিত আছে।
৭. বাকি ও পাওনার হিসাব (বাকিতে বিক্রি করলে)
কী দেখায়। কাস্টমারভিত্তিক মোট বকেয়া, বয়স অনুযায়ী ভাগ করা, ০–৩০, ৩১–৬০, ৬১–৯০ আর ৯০ দিনের বেশি, সাথে গতকাল কত আদায় হলো আর কোন বিলের বিপরীতে। পুরো নগদ বিক্রির দোকান হলে এই রিপোর্ট বাদ দিন; বাকিতে বিক্রি করলে ৭টার মধ্যে এটাই সবচেয়ে জরুরি।
যে একটি সংখ্যা। ৯০+ ঘরে আটকে থাকা টাকার অঙ্ক, আর মোট পাওনার কত শতাংশ সেটা।
খারাপ অবস্থা। মোট পাওনা একই আছে কিন্তু ৯০+ ঘরটা বাড়ছে, মানে নতুন টাকা আদায় হচ্ছে, পুরনোটা কখনো নয়। একজন পার্টির বকেয়া আপনার স্বস্তির সীমার ওপরে। আর সবচেয়ে খারাপ, যে কাস্টমার ইতিমধ্যেই ক্রেডিট লিমিট আর ক্রেডিট দিন, দুটোই পেরিয়ে গেছেন, তাকে নতুন মাল যাচ্ছে। তার মানে লিমিটটা সিস্টেমের একটা সংখ্যা, কাউন্টারে কেউ মানে না।
কী করবেন। আংশিক টাকা না আসা পর্যন্ত সরবরাহ আটকান, সবচেয়ে বেশি বকেয়া ১০ পার্টিকে নাম ধরে আদায়ের তালিকায় তুলুন, প্রতিটির জন্য একজন দায়িত্বে থাকুক, আর ক্রেডিট লিমিটকে সতর্কবার্তা নয়, শক্ত বাধা বানান। রিপোর্ট ও আউটলেট P&L।
এক নজরে ৭টি রিপোর্ট
| # | রিপোর্ট | যে একটি সংখ্যা | খারাপ অবস্থা | প্রথম কাজ |
|---|---|---|---|---|
| ১ | গত সপ্তাহের একই দিনের সাথে বিক্রি, শাখাভিত্তিক | একই বারের তুলনায় % পরিবর্তন | বাকিরা স্বাভাবিক, একটা শাখা ২০%+ নিচে | ৯টার আগে ওই ম্যানেজারকে ফোন |
| ২ | ক্যাশ ও পেমেন্টের ভাগ | ক্যাশ ভ্যারিয়েন্স (গোনা − থাকার কথা) | ছোট, বারবার, একই শিফটে | কারণ ও ক্যাশিয়ারের নামসহ লিখে রাখুন |
| ৩ | শাখা ও ক্যাটাগরিভিত্তিক মার্জিন | গত মাসের একই শাখার তুলনায় মার্জিন % | বিক্রি ওপরে, মার্জিন নিচে | ক্রয়মূল্য আর চলমান অফার দেখুন |
| ৪ | স্টক শেষ ও কম স্টক | এখন শূন্য থাকা A-ক্লাস আইটেম | প্রতি সপ্তাহে একই আইটেম | আগে ট্রান্সফার, পরে রি-অর্ডার লেভেল ঠিক |
| ৫ | মেয়াদ ঘনিয়ে আসা ও পড়ে থাকা স্টক | ৬০ দিনে মেয়াদোত্তীর্ণ হবে এমন স্টকের মূল্য | অঙ্কটা মাসে মাসে বাড়ছে | সরান, তারপর আগেই ছাড় দিন |
| ৬ | ক্যাশিয়ারভিত্তিক ছাড়, ভয়েড, ফেরত | প্রতি ১০০ বিলে এক্সেপশন | একজন ক্যাশিয়ার শাখার গড়ের ওপরে | কারণের তালিকা হাতে নিয়ে প্রশ্ন করুন |
| ৭ | বাকি ও পাওনা | ৯০+ ঘরের টাকার অঙ্ক | মোট পাওনা একই, ৯০+ বাড়ছে | সরবরাহ আটকান, আদায়ের দায়িত্ব দিন |
কোনটা কত ঘন ঘন দেখবেন
সবকিছু রোজ দেখার দরকার নেই। ধীরে বদলায় এমন সংখ্যা রোজ দেখলে ওটাকে অগ্রাহ্য করা শিখে যাবেন, রিপোর্টিং এভাবেই মরে।
| রিপোর্ট | প্রতিদিন | সাপ্তাহিক | মাসিক |
|---|---|---|---|
| একই দিনের সাথে বিক্রি | হ্যাঁ, শাখাভিত্তিক | ধারা, সবচেয়ে ভালো-খারাপ বার | শাখার ক্রম, গত বছরের সাথে বৃদ্ধি |
| ক্যাশ ও পেমেন্টের ভাগ | হ্যাঁ, শুধু ভ্যারিয়েন্স | ক্যাশিয়ার ও শিফটভিত্তিক ভ্যারিয়েন্স | পেমেন্ট মিশ্রণের পরিবর্তন, MFS মিলানো |
| গ্রস মার্জিন | না | হ্যাঁ, শাখাভিত্তিক | হ্যাঁ, ক্যাটাগরি ও সাপ্লায়ারভিত্তিক |
| স্টক শেষ ও কম স্টক | হ্যাঁ, শুধু A-ক্লাস | পুরো তালিকা, রি-অর্ডার লেভেল | সাপ্লায়ারের সরবরাহ হার, হারানো বিক্রির আন্দাজ |
| মেয়াদ ও পড়ে থাকা স্টক | না | হ্যাঁ, ৬০ দিনের জানালা | পুরো এজিং, লস লেখার সিদ্ধান্ত |
| ছাড়, ভয়েড, ফেরত | হ্যাঁ, শুধু এক্সেপশন | ক্যাশিয়ারভিত্তিক | শাখাভিত্তিক, নীতিমালা পর্যালোচনা |
| বাকি ও পাওনা | হ্যাঁ, শুধু আদায় | এজিং ঘর | পার্টিভিত্তিক ক্রেডিট লিমিট পর্যালোচনা |
মাসে একবার আরও দুটো রিপোর্ট যোগ করুন, যেগুলো সকালের রুটিনের অংশই নয়: ভাড়া, বেতন আর ইউটিলিটি বাদ দেওয়ার পর শাখাভিত্তিক লাভ-লোকসান, আর ফিজিক্যাল স্টক গোনার পর স্টক ভ্যারিয়েন্স রিপোর্ট। এগুলো গতকালের নয়, ব্যবসার সিদ্ধান্ত।
এগুলো ফোনে কীভাবে পাবেন
সকাল সাতটায় মালিক ডেস্কে বসে থাকেন না, তাই রিপোর্টকেই সাথে যেতে হবে। তিনটা জিনিস এটাকে কাজে লাগায়।
- লগইন নয়, নির্ধারিত সময়ে একটা সারাংশ। প্রতিদিন একটা নির্দিষ্ট সময়ে একটাই মেসেজ, ইমেইল, SMS বা WhatsApp, যাতে শাখাভিত্তিক বিক্রি, ক্যাশ ভ্যারিয়েন্স আর এক্সেপশনের সংখ্যা থাকে। অ্যাপ খোলার কথা মনে রাখতে হলে তৃতীয় সপ্তাহেই থেমে যাবেন।
- এক স্ক্রিন, শুধু দেখা যায়। কোনো সংখ্যা সন্দেহজনক লাগলে ভেতরে ঢোকার জন্য একটা মোবাইল ড্যাশবোর্ড। সকালের ভিউ যদি স্ক্রল ছাড়া এক ফোন স্ক্রিনে না ধরে, ওটা সকালের ভিউ নয়।
- দায়িত্ব অনুযায়ী অ্যাক্সেস। প্রতিটি শাখার ম্যানেজার নিজের শাখা দেখবেন, মালিক সবগুলো। আর বিল বা দামে প্রতিটি পরিবর্তন নাম-সময়সহ অডিট ট্রেইলে থাকবে। অডিট লগ ছাড়া রিপোর্ট মতামত মাত্র।
বাংলাদেশের জন্য একটা সৎ সতর্কবার্তা: একত্র করা রিপোর্ট ততটাই টাটকা, যতটা শেষ সিঙ্ক। কোনো শাখার ব্রডব্যান্ড সন্ধ্যায় মরে থাকলে আর সেখানে অফলাইনে বিল হলে, যা হওয়াই উচিত, সেই ডেটা হেড অফিসে পৌঁছায় লাইন ফেরার পর। ভালো রিপোর্ট একই স্ক্রিনে শাখাভিত্তিক শেষ সিঙ্কের সময় দেখায়, যাতে "মিরপুরে বিকেল ৪টার পর কিছু বিক্রি হয়নি" আর "মিরপুর বিকেল ৪টার পর সিঙ্ক করেনি", এই দুটো আলাদা করতে পারেন। দুটো খুব আলাদা সকাল। অফলাইন বিলিং ও সিঙ্ক কীভাবে কাজ করে।
অনেক ড্যাশবোর্ডের ফাঁদ
প্রতিটি রিপোর্টিং উদ্যোগ একই পথে যায়। প্রথম মাসে কেউ একজন ৪০টা টাইলের ড্যাশবোর্ড বানান, সবাই প্রশংসা করেন। দ্বিতীয় মাসে কেউ আর খোলেন না। দোষ সফটওয়্যারের নয়, দোষ এই যে, কোনো টাইলের সাথে কোনো সিদ্ধান্ত জোড়া দেওয়া হয়নি।
চারটা নিয়ম এটাকে বাঁচিয়ে রাখে। এক, প্রতিটি রিপোর্টের একজন মালিক আর একটা কাজ থাকতে হবে, এই সংখ্যা দেখে আপনি কী আলাদা করবেন বলতে না পারলে রিপোর্টটা মুছে দিন। দুই, তালিকা নয়, ব্যতিক্রম দেখান: ৪,০০০ পণ্য নয়, রি-অর্ডার লেভেলের নিচে থাকা ১১টা দেখান। তিন, সীমা ঠিক করে সিস্টেমকে অ্যালার্ট দিতে দিন, যাতে শৃঙ্খলাটা আপনার মনে নয়, নিয়মের ভেতরে থাকে। চার, প্রতি তিন মাসে সেটটা দেখে যেগুলো নিয়ে কেউ কিছু করেনি সেগুলো বাদ দিন, যে ড্যাশবোর্ড কেউ ছাঁটে না, সেটা দেয়ালের ছবি হয়ে যায়।
প্রতিদিন সকালে যে দুটো সংখ্যা দেখে আপনি কাজ করেন, সেগুলো অতিথিদের দেখানো ত্রিশটা সংখ্যার চেয়ে দামি।
ডেমোতে যে প্রশ্নগুলো করবেন
১. এক স্ক্রিনে সব শাখার গতকালের বিক্রি, পাশে গত সপ্তাহের একই বারের বিক্রি দেখান। ২. একটা বিকাশ আর একটা নগদ বিল করুন, দিনশেষ চালান, তারপর ক্যাশ ভ্যারিয়েন্স আর পেমেন্টের ভাগ দেখান। ৩. এক শাখার ক্যাটাগরিভিত্তিক গ্রস মার্জিন দেখান, আর ক্রয়মূল্যটা কোথা থেকে আসছে বলুন। ৪. B শাখায় রি-অর্ডার লেভেলের নিচে অথচ A শাখায় বাড়তি, এমন কোন আইটেম? এই স্ক্রিন থেকেই ট্রান্সফার তোলা যায়? ৫. গত সপ্তাহের প্রতিটি ভয়েড আর ছাড় ক্যাশিয়ারভিত্তিক দেখান, কারণসহ। ৬. সকাল ৭:৩০-এ আমার ফোনে সারাংশ পাঠানোর সময় ঠিক করে দিন, আর মেসেজটা দেখতে কেমন দেখান। ৭. একটা শাখা অফলাইন থাকলে একত্র করা রিপোর্টে কী দেখায়, আর ডেটা পুরনো কি না আমি কীভাবে বুঝব?
শেষ কথা
একাধিক শাখার দোকান চালাতে বড় কোনো "বিজনেস ইন্টেলিজেন্স" প্রকল্প লাগে না। লাগে ৭টা রিপোর্ট, প্রতিটায় একটা করে সংখ্যা, দিন শুরুর আগে সেগুলো দেখার অভ্যাস, আর এমন একটা সিস্টেম যেখানে সব শাখার বিল একই জায়গায় হয়, যাতে সংখ্যাগুলোর মানে সব শাখায় এক। একই বারের সাথে বিক্রির তুলনা, ক্যাশ ভ্যারিয়েন্স, মার্জিন, স্টক শেষ, মেয়াদ, ক্যাশিয়ার এক্সেপশন আর পাওনা, বাড়তে থাকা ব্যবসার টাকা চুপচাপ যেখানে যায়, তার প্রায় সবটাই এগুলো ধরে ফেলে। আর প্রতিটার সাথে এমন একটা কাজ আছে, যেটা সকাল দশটার আগেই করা যায়।
নিজের শাখা আর নিজের পণ্যে এই ৭টা দেখতে চাইলে ডেমো বুক করুন অথবা ফ্রি শুরু করুন।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
- দোকানের মালিকের প্রতিদিন কোন রিপোর্টগুলো দেখা উচিত?
- ৭টার মধ্যে ৫টা, আর প্রতিটার শুধু ব্যতিক্রম অংশটুকু: গত সপ্তাহের একই দিনের সাথে শাখাভিত্তিক বিক্রি, ক্যাশ ভ্যারিয়েন্স, A-ক্লাস আইটেমের স্টক শেষ, ক্যাশিয়ারভিত্তিক ছাড় ও ভয়েড, আর বাকিতে বিক্রি করলে গতকালের আদায়। মার্জিন আর মেয়াদ সাপ্তাহিক দেখলেই চলে। পুরো রুটিন ১০–১৫ মিনিটের।
- শাখায় শাখায় বিক্রির তুলনা কীভাবে ন্যায্যভাবে করব?
- প্রতিটি শাখাকে অন্য শাখার সাথে নয়, নিজের গত সপ্তাহের একই বারের সাথে মেলান, গুলশানের কাউন্টার আর মিরপুরের কাউন্টারের ভিত্তি কখনো এক হবে না। শাখায় শাখায় তুলনা করতে হলে প্রতি বর্গফুটে বিক্রি, প্রতি কর্মীর বিক্রি বা গড় বিল ব্যবহার করুন, আর বিলের সংখ্যা ও গড় বিল সবসময় আলাদা করে দেখুন।
- এই রিপোর্টগুলো পেতে শাখা ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে কী কী লাগবে?
- সব শাখার বিল একই সিস্টেমে; প্রতিটি পণ্যে নির্ভরযোগ্য ক্রয়মূল্য, যাতে মার্জিন বের করা যায়; কাউন্টারে বিকাশ-নগদসহ পেমেন্টের ধরন রেকর্ড হওয়া; মাল গ্রহণের সময়ই ব্যাচ ও মেয়াদ তোলা; ভয়েড ও ফেরতে কারণ; আর বাকিতে বিক্রি করলে পার্টি লেজার। এই ইনপুটগুলো না থাকলে রিপোর্ট থাকবে, কিন্তু বিশ্বাস করা যাবে না।
- শাখায় ইন্টারনেট না থাকলে কি এই রিপোর্ট দেখতে পাব?
- শাখা অফলাইনে বিল করতে থাকবে আর লাইন ফিরলে সিঙ্ক করবে, তাই একত্র করা রিপোর্ট পিছিয়ে থাকে, ডেটা হারায় না। দেখে নিন রিপোর্টে শাখাভিত্তিক শেষ সিঙ্কের সময় দেখায় কি না, যাতে অফলাইন শাখাকে "বিক্রি বন্ধ" মনে না হয়।
- গ্রস মার্জিন রিপোর্ট কী, আর বিক্রির চেয়ে এটা বেশি জরুরি কেন?
- এটা বিক্রি হওয়া মালের ক্রয়মূল্যের সাথে বিক্রয়মূল্য মিলিয়ে দেখায়, শাখা ও ক্যাটাগরি অনুযায়ী, অর্থাৎ কত বিল হলো নয়, কত থাকল। বিক্রি বাড়তে বাড়তেও মার্জিন কমতে পারে: অনিয়ন্ত্রিত ছাড়, না-বাড়ানো বিক্রয়মূল্য বা কম-মার্জিনের দিকে সরে যাওয়া বিক্রি। শুধু মার্জিন রিপোর্টই এটা চোখে আনে।
- বাংলাদেশে একাধিক শাখার POS সফটওয়্যারের দাম কত?
- MondayPOS প্রতি আউটলেটের দাম প্রকাশ করে, বার্ষিক বিলিংয়ে: Business মাসে ৳৩,৫০০, POS, সেলস, পারচেজ, স্টক আর অ্যাকাউন্টিংসহ, প্রতিটি বাড়তি আউটলেট ৳২,৪৫০; আর Growth মাসে ৳৬,৫০০, সাথে CRM, HR ও পেরোল, বাড়তি আউটলেট ৳৪,৫৫০। ১৪ দিনের রিফান্ড সুবিধা আছে। দাম দেখুন আর POS সফটওয়্যার বাছাইয়ের গাইড পড়ুন।
