MondayPOS
সব লেখা
দোকান পরিচালনা১২ মিনিটের পড়া·

বিকাশ-নগদ সহ POS সফটওয়্যার: পেমেন্ট আর দিনশেষের হিসাব এক জায়গায়

বিলেই বিকাশ-নগদ পেমেন্ট অপশন থাকলে দিনশেষের হিসাব কীভাবে বদলায়: মার্চেন্ট বনাম পার্সোনাল নম্বর, ভাগ করা পেমেন্ট, রিফান্ড, ভুয়া SMS ধরা আর একটি পুরো দিনশেষের হিসাবের নমুনা টেবিল।

MPMondayPOS টিমরিটেইল অপারেশনস ডেস্ক
একটি বিক্রি নগদ, কার্ড আর দুইটি মোবাইল ওয়ালেটে ভাগ হওয়ার অলংকরণ।

মিরপুর, আগ্রাবাদ বা বগুড়ার যে কোনো দোকানে রাতে বন্ধ করার সময় ঢুকলে একই দৃশ্য দেখবেন। ক্যাশিয়ার ড্রয়ারের টাকা গোনেন। তারপর ফোনে বিকাশ খুলে সারাদিনের "You have received" মেসেজগুলো স্ক্রল করে ক্যালকুলেটরে যোগ করেন। তারপর নগদের জন্য আবার একই কাজ। শেষে কেউ খাতায় তিনটা মোট লেখেন, আর বিলের খাতার সাথে না মিললে তর্ক শুরু। ক্যাশ মিলাতে লেগেছে পাঁচ মিনিট; মোবাইল ব্যাংকিং মিলাতে পঁয়তাল্লিশ, আর হিসাবটা ঠিক হলো কি না কেউ নিশ্চিত নন।

এই লেখাটা দুই ধরনের POS-এর পার্থক্য নিয়ে। একটা "বিকাশ নেয়"। আরেকটাতে বিকাশ আর নগদ বিলের ভেতরেই আসল পেমেন্ট অপশন, বিলে লেখা থাকে, দিনশেষে নিজে থেকে মেলে, খাতায় নিজে থেকে পোস্ট হয়। আমরা দেখব মার্চেন্ট বনাম পার্সোনাল নম্বর, কাউন্টারে পেমেন্টের তিন রকম পদ্ধতি, ভাগ করা পেমেন্ট আর রিফান্ড, দিনশেষের হিসাবের একটা পুরো নমুনা যা আপনি হুবহু অনুসরণ করতে পারেন, টাকা ব্যাংকে আসার সময়, ক্যাশব্যাক অফার, কাউন্টারে ভুয়া SMS-এর ফাঁদ, আর একাধিক শাখার রিপোর্ট কেমন হওয়া উচিত। ফি বা সময়ের যে কথাই বলেছি, সেটা আপনার MFS প্রোভাইডারের সাথে মিলিয়ে নেওয়ার মতো রেঞ্জ; সেই লাইনগুলোতে ট্যাগ দিয়ে রেখেছি।

পেমেন্ট অপশন নাকি পাশের খাতা: এই একটাই পার্থক্য

বাংলাদেশের বেশিরভাগ POS সফটওয়্যারে কোনো না কোনোভাবে "বিকাশ নেওয়া" যায়। প্রশ্ন হলো কীভাবে। দুটো ধরন আছে।

পাশের খাতা। ক্যাশিয়ার বিলটা ক্যাশ (বা "অন্যান্য") হিসেবে করেন, আর বিকাশের টাকাটা থাকে শুধু ফোনে। POS-এ দিনের মোট একটা সংখ্যা; ড্রয়ারে আসল টাকা তার চেয়ে কম; পার্থক্যটা "নিশ্চয়ই বিকাশ"। হিসাব মেলানো মানে তিনটা আলাদা উৎস হাতে মেলানো, আর প্রতিটা ভুলই দেখতে লাগে ক্যাশ চুরি বা ক্যাশিয়ারের গাফিলতির মতো।

পেমেন্ট অপশন। বিকাশ, নগদ, কার্ড আর ক্যাশ, প্রতিটা বিলের ভেতরেই আলাদা পেমেন্ট মেথড। ক্যাশিয়ার মেথড বাছেন, ট্রানজেকশন আইডি লেখেন বা QR কনফার্ম করেন, আর পেমেন্ট লাইনটা বিলের সাথেই থাকে। দিনশেষের রিপোর্টে তখন পেমেন্ট মেথড অনুযায়ী বিক্রি নিজে থেকে আসে, আর হিসাবের খাতায় বিকাশের টাকা ক্যাশে নয়, বিকাশ ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টে যায়।

এই লেখার বাকি সব এই দ্বিতীয় ধরন থেকেই আসে। আপনার POS যদি কারও ফোন না খুলে "আজ নগদে বিক্রি: ১১টা বিলে ৳৯,২০০" দেখাতে না পারে, তাহলে ব্রোশিওরে যা-ই লেখা থাক, সেটা পাশের খাতা। MondayPOS-এর চেকআউট ঠিক এই কারণেই ক্যাশ, বিকাশ, নগদ আর কার্ডকে আলাদা পেমেন্ট অপশন হিসেবে রাখে, আর দিনশেষের (Z-রিপোর্ট) হিসাবে প্রতিটা আলাদা করে দেখায়।

মার্চেন্ট অ্যাকাউন্ট নাকি পার্সোনাল নম্বর

এখনো অনেক দোকান মালিকের নিজের পার্সোনাল বিকাশ বা নগদ নম্বরে পেমেন্ট নেয়। চলে, কিন্তু তিনটা সমস্যা তৈরি হয় যা কোনো POS ঠিক করে দিতে পারে না।

পার্সোনাল নম্বরমার্চেন্ট অ্যাকাউন্ট
টাকার মালিক কেব্যক্তিব্যবসা (ট্রেড লাইসেন্সের সাথে যুক্ত)
টাকা নেওয়ার সীমাপার্সোনাল ওয়ালেটের সীমাবেশি, ব্যবসায়িক সীমা
কাস্টমারের খরচপ্রোভাইডারের বর্তমান পার্সোনাল ট্যারিফে যা পাঠানোর দিকে বসেআপনার চুক্তির মার্চেন্ট ট্যারিফ অনুযায়ী, কাস্টমারকে কিছু বলার আগে দেখে নিন
দোকানের খরচনেই, কিন্তু এটা ব্যবসার রসিদও নয়লেনদেনপ্রতি শতাংশ হারে ফি, ভলিউম অনুযায়ী আলোচনাসাপেক্ষ
হিসাব মেলানোর স্টেটমেন্টপার্সোনাল SMS আর অ্যাপের হিস্ট্রিমার্চেন্ট পোর্টাল/অ্যাপ থেকে ডাউনলোডযোগ্য স্টেটমেন্ট
ব্যাংকে টাকা যাওয়াহাতে ক্যাশ আউট বা ট্রান্সফারআপনার চুক্তির চক্র অনুযায়ী নির্ধারিত সেটেলমেন্ট
অডিট ও ভ্যাটব্যক্তিগত আর ব্যবসার টাকা মিশে যায়মূসক আর অডিটরের জন্য পরিষ্কার ট্রেইল

POS-এর জন্য মার্চেন্ট অ্যাকাউন্ট জরুরি একটা কারণে: এটা এমন একটা স্টেটমেন্ট দেয় যার সাথে আপনি মেলাতে পারেন। মার্চেন্ট পোর্টালে প্রতিটা লেনদেনের সময়, টাকা আর ট্রানজেকশন আইডি থাকে। দিনশেষে POS-এর পেমেন্ট রিপোর্টের সাথে এই তালিকাটাই মেলাবেন। পার্সোনাল নম্বরে পাবেন SMS আর অ্যাপের হিস্ট্রি, যেটা ক্যাশিয়ার স্ক্রল করেন, অর্থাৎ সেই পাশের খাতাই, যেটা আমরা সরাতে চাইছি।

এখনো পার্সোনাল নম্বরে থাকলে, POS-এর সাথে MFS জোড়ার আগে মার্চেন্ট অ্যাকাউন্ট খোলাই সাধারণত প্রথম ধাপ। শর্ত আর ফি প্রোভাইডার আর আপনার মাসিক ভলিউম অনুযায়ী আলাদা; বিকাশ আর নগদকে সরাসরি জিজ্ঞেস করুন।

কাউন্টারে পেমেন্টের তিন পদ্ধতি

প্রোভাইডার যেটাই হোক, কাস্টমার তিনভাবে টাকা দেন। আপনার POS তিনটাকেই একইভাবে লিখবে: রেফারেন্সসহ একটা পেমেন্ট লাইন।

১. QR কোড (স্ট্যাটিক বা ডাইনামিক)

কাস্টমার কাউন্টারের QR স্ক্যান করে টাকার অঙ্ক লেখেন; অথবা POS যদি ওই বিলের জন্যই ডাইনামিক QR বানায়, শুধু কনফার্ম করেন। ডাইনামিক QR ভালো, কারণ অঙ্কে ভুল টাইপের সুযোগ নেই আর রেফারেন্স আগে থেকেই বিলের সাথে জোড়া। স্ট্যাটিক QR সস্তা (প্রিন্ট করা কার্ড) আর যে কোনো ফোনে চলে, কিন্তু ক্যাশিয়ারকে অঙ্ক মিলিয়ে দেখতে হয় আর লেনদেন আলাদা করে কনফার্ম করতে হয়।

২. USSD বা অ্যাপে মার্চেন্ট নম্বরে "পেমেন্ট"

কাস্টমার USSD কোড ডায়াল করেন বা অ্যাপ খোলেন, Payment বাছেন, মার্চেন্ট নম্বর আর অঙ্ক দেন, SMS পান। ক্যাশিয়ার মার্চেন্ট ফোন বা পোর্টালে কনফার্মেশন দেখে ট্রানজেকশন আইডি POS-এর বিলে টাইপ করেন। ছোট দোকানে আর যেখানে ডেটা নেটওয়ার্ক দুর্বল, সেখানে এটাই সবচেয়ে প্রচলিত, কারণ USSD ইন্টারনেট ছাড়াই চলে।

৩. পেমেন্ট গেটওয়ে বা API ইন্টিগ্রেশন

POS অঙ্কটা প্রোভাইডারকে পাঠায়, কাস্টমার ফোনে অনুমোদন দেন, POS নিজে থেকে ট্রানজেকশন আইডিসহ কনফার্মেশন পায়। কোনো টাইপিং নেই। ইন্টিগ্রেশনের শর্ত, অনবোর্ডিং আর ফি নির্ভর করে প্রোভাইডারের উপর, আর আপনি সরাসরি যাচ্ছেন নাকি অ্যাগ্রিগেটরের মাধ্যমে তার উপর।

অফলাইন-ফার্স্ট POS-এ প্রথম দুটো পদ্ধতি লোডশেডিংয়েও চলে, কারণ কনফার্মেশন মার্চেন্ট ফোনে SMS-এ আসে, আর ক্যাশিয়ার ট্রানজেকশন আইডি এমন বিলে লেখেন যেটা মেশিনেই সেভ হয়ে পরে সিঙ্ক হয়। গেটওয়ে পদ্ধতিতে পেমেন্টের মুহূর্তে ইন্টারনেট লাগে, তাই বাস্তবসম্মত সেটআপ: গেটওয়ে আগে, USSD/QR ব্যাকআপ।

ভাগ করা পেমেন্ট আর আংশিক MFS

আসল বিল খুব কমই এক পেমেন্টে হয়। ৳১,৮৫০-র মুদি বিলে প্রায়ই ৳১,০০০ বিকাশে আর ৳৮৫০ ক্যাশে, কারণ কাস্টমারের ওয়ালেটে টাকা কম। ফার্মেসিতে কাস্টমার ৳৫০০ নগদে দেন, বাকিটা পরিবারের বাকির খাতায়। MFS যে POS-এ পেমেন্ট অপশন, সেখানে এক বিলে একাধিক পেমেন্ট লাইন থাকতে পারবে, প্রতিটার নিজের অঙ্ক আর রেফারেন্স, আর দিনশেষে সেগুলো ঠিকমতো আলাদা হবে।

ডেমোতে তিনটা জিনিস দেখুন:

  • এক বিলে একসাথে ক্যাশ + বিকাশ + নগদ নেওয়া যায়, আর ফেরত টাকা শুধু ক্যাশের অংশে হিসাব হয়?
  • আংশিক পেমেন্টে (এখন MFS, বাকিটা পরে) বাকি টাকাটা কাস্টমারের বাকির খাতায় যায়, নাকি চুপচাপ বিল "পরিশোধিত" হয়ে যায়?
  • কাস্টমার ৳১,০০০-র বদলে ভুলে ৳১০০ পাঠালে ক্যাশিয়ার আসলে যা পেয়েছেন সেটা লিখে বাকিটা ক্যাশে নিতে পারেন, অডিট ট্রেইল ঠিক রেখে?
দুইটি খতিয়ান মেলানোর সেতুতে একটি অমিল চিহ্নিত হওয়ার অলংকরণ।

রিফান্ড আর রিভার্সাল

পাশের খাতা পুরোপুরি ভেঙে পড়ে রিফান্ডে। বিকাশে কেনা ৳১,২০০-র শার্ট কাস্টমার ফেরত দিলেন। অপশন: ক্যাশে ফেরত (ড্রয়ার কমে, বিকাশ কমে না), মার্চেন্ট ওয়ালেট থেকে সেন্ড মানি (ফি লাগতে পারে, আর লেনদেনটা রিভার্সাল নয়, সেন্ডের মতো দেখায়), অথবা প্রোভাইডার সাপোর্ট করলে মার্চেন্ট পোর্টাল থেকে আনুষ্ঠানিক রিভার্সাল।

POS-কে লিখতে হবে কোন পদ্ধতিতে ফেরত দেওয়া হলো, রিফান্ডটা মূল বিলের সাথে জুড়তে হবে, আর সঠিক অ্যাকাউন্টে পোস্ট করতে হবে। বিকাশের বিক্রি ক্যাশে ফেরত দেওয়া বৈধ সিদ্ধান্ত, কিন্তু দিনশেষে সেটা দেখাতে হবে "বিকাশ বিক্রি ৳X, বিকাশ বিক্রির বিপরীতে ক্যাশ রিফান্ড ৳১,২০০" হিসেবে। নইলে কাল ড্রয়ার কম দেখাবে আর বিকাশ স্টেটমেন্ট বেশি। অন্য যে কোনো রিটার্নের মতো রিফান্ডেও সুপারভাইজারের অনুমোদন আর অডিট এন্ট্রি থাকা দরকার। অকারণ ভয়েড আটকায় যে অ্যাক্সেস ও অডিট নিয়ন্ত্রণ, সেটা MFS রিফান্ডেও খাটবে।

দিনশেষের হিসাব: একটা পুরো নমুনা

মিরপুরের একটা মুদি দোকানের সাধারণ এক মঙ্গলবারের বন্ধের রুটিন। সংখ্যাগুলো উদাহরণ; কাঠামোটা হুবহু নিন।

ধাপ ১। POS থেকে পেমেন্ট মেথড অনুযায়ী দিনশেষ প্রিন্ট করুন। Z-রিপোর্টে প্রতিটা পেমেন্ট অপশন, বিলের সংখ্যা আর টাকা।

ধাপ ২। প্রতিটার বাইরের উৎস বের করুন। ক্যাশের জন্য ড্রয়ার গোনা; বিকাশ-নগদের জন্য মার্চেন্ট পোর্টাল বা অ্যাপের স্টেটমেন্ট; কার্ডের জন্য টার্মিনালের ব্যাচ রিপোর্ট।

ধাপ ৩। লাইন ধরে মেলান, আর কেউ বাড়ি যাওয়ার আগে প্রতিটা ফারাকের ব্যাখ্যা লিখুন।

পেমেন্টPOS দিনশেষবাইরের উৎসফারাকব্যাখ্যা / করণীয়
ক্যাশ৳৪২,৩০০ (১৩৮ বিল)ড্রয়ারে ৳৪২,১০০−৳২০০কম। ক্যাশিয়ারের মনে পড়ল বিল #০৪১৭-এ ৳২০০ বেশি ফেরত দিয়েছেন। ক্যাশিয়ারের নামে ক্যাশ ঘাটতি হিসেবে লেখা হলো।
বিকাশ৳১৮,৬৫০ (২৩ বিল)মার্চেন্ট স্টেটমেন্ট ৳১৮,২৫০ (২২ লেনদেন)−৳৪০০একটা বিলের (#০৩৯২, ৳৪০০) ট্রানজেকশন আইডি স্টেটমেন্টে নেই। কাস্টমার SMS দেখিয়েছিলেন; টাকা আসেনি। সন্দেহজনক ভুয়া SMS হিসেবে চিহ্নিত; নিচে দেখুন।
নগদ৳৯,২০০ (১১ বিল)মার্চেন্ট স্টেটমেন্ট ৳৯,২০০ (১১ লেনদেন)৳০মিলেছে।
কার্ড৳৬,৫০০ (৪ বিল)টার্মিনাল ব্যাচ ৳৬,৫০০৳০মিলেছে। ব্যাংকে টাকা আসবে অ্যাকোয়ারারের শর্ত অনুযায়ী।
রিফান্ড−৳১,২০০ (১টি, ক্যাশে, বিকাশ বিক্রির বিপরীতে)ড্রয়ারে ইতিমধ্যে ধরাn/aমূল বিল #০২৮৮ জোড়া। সুপারভাইজার অনুমোদিত।
মোট৳৭৫,৪৫০৳৭৪,৮৫০−৳৬০০দুটো খোলা বিষয়, দুটোরই দায়িত্ব ঠিক করা।

ধাপ ৪। দিনটা পোস্ট করুন। ইন্টিগ্রেটেড সিস্টেমে এই ধাপে হিসাবরক্ষকের কিছু করার নেই: ক্যাশ যায় হাতে নগদে, বিকাশের টাকা বিকাশ ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টে, নগদের টাকা নগদ ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টে, কার্ডের টাকা কার্ড ক্লিয়ারিংয়ে। সেটেলমেন্ট ব্যাংকে এলে ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট ব্যাংক এন্ট্রির বিপরীতে ক্লিয়ার হয়, ফি বাদ দিয়ে। ফি যায় খরচের ইন্ডাস্ট্রিতে। হিসাব মডিউল একই বিল থেকে এটা করে, তাই খাতা আর কাউন্টারের মধ্যে অমিল হওয়ার সুযোগ নেই।

ধাপ ৫। খোলা বিষয়গুলো সামলান। ৳২০০-র ক্যাশ ঘাটতি আপনার সাধারণ নিয়মে। ৳৪০০-র বিকাশ ফারাক সেই রাতেই মালিকের কাছে, বিল নম্বর, কাস্টমারের দেখানো ট্রানজেকশন আইডি আর CCTV-র সময়সহ।

পেমেন্ট মেথড অনুযায়ী রিপোর্ট থাকলে পুরো রুটিনে দশ-পনেরো মিনিট লাগে। না থাকলে SMS স্ক্রল করার সেই পঁয়তাল্লিশ মিনিট ফিরে আসে, আর ৳৪০০-র ফারাকটা সাধারণত মাসিক স্টেটমেন্ট পর্যন্ত কারও চোখে পড়ে না।

ব্যাংকে টাকা আসার সময় আর ফি

উপরের হিসাবে "মিলেছে" লেখা আছে, কিন্তু মিলেছে মানে ব্যাংকে টাকা এসেছে নয়। মার্চেন্ট সেটেলমেন্ট প্রোভাইডারের সময়সূচি আর আপনার চুক্তি অনুযায়ী হয়; চক্রটা আপনার মার্চেন্ট চুক্তিতে লেখা থাকে, প্রোভাইডার ও প্রোডাক্ট ভেদে আলাদা হয়, আর শুক্র-শনি বা ছুটি পড়লে পিছিয়ে যায়। কোনো লেখার সংখ্যা নয়, নিজের চুক্তিটা পড়ে সেই অনুযায়ী দিনশেষের কাজ সাজান। ফি লেনদেনপ্রতি শতাংশ হারে, ভলিউম অনুযায়ী আলোচনাসাপেক্ষ, আর QR, USSD আর গেটওয়ে পেমেন্টে আলাদা হতে পারে।

আপনার POS-এর জন্য এর মানে: ব্যাংকে টাকা আসা পর্যন্ত MFS-এর টাকা ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টে থাকবে, আর রিপোর্টে প্রতিটা পেমেন্ট অপশনের তিনটা সংখ্যা দেখাবে, আজ আদায়, সেটেলমেন্টের অপেক্ষায়, আর সেটেল হয়েছে। আপনার হিসাবরক্ষক যদি বিক্রির দিনই বিকাশের টাকা সরাসরি ব্যাংকে লেখেন, ব্যাংক রিকনসিলিয়েশন কোনোদিন মিলবে না আর ফি-গুলো "পার্থক্য" হিসেবে ছড়িয়ে থাকবে। ভেন্ডরকে ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট দেখাতে বলুন, আর সেটেলমেন্ট এলে ফি কীভাবে পোস্ট হয়।

ক্যাশব্যাক আর প্রোভাইডারের অফার

বিকাশ আর নগদ মাঝে মাঝে ক্যাশব্যাক আর ডিসকাউন্ট ক্যাম্পেইন চালায়; কখনো প্রোভাইডারের টাকায়, কখনো দোকানের সাথে ভাগাভাগিতে। কাউন্টারে এতে একটা চেনা ফাঁদ তৈরি হয়: বিল ৳১,০০০, কাস্টমার ৳১,০০০ দিলেন, প্রোভাইডার পরে কাস্টমারকে ৳৫০ ফেরত দিল। আপনার POS-এ লেখা থাকবে ৳১,০০০ পাওয়া গেছে, ব্যস। ক্যাশব্যাকটা প্রোভাইডার আর কাস্টমারের ব্যাপার।

ব্যতিক্রম দোকানের টাকায় ডিসকাউন্ট, যেখানে আপনি রাজি হয়েছেন নির্দিষ্ট ওয়ালেটে দিলে ৫% ছাড়। সেটা বিলের ডিসকাউন্ট, কারণসহ ডিসকাউন্ট লাইন হিসেবে লেখা হবে, যাতে মার্জিন রিপোর্ট আর মূসক ৬.৩ চালানে আসল বিক্রির অঙ্ক থাকে। MFS ডিসকাউন্ট কখনো পেমেন্ট কম লিখে সামলাবেন না; এক ধাক্কায় পেমেন্ট রিপোর্ট আর ভ্যাট চালান দুটোই নষ্ট হয়। দাম ও প্রমোশন মডিউলে "নগদে দিলে ৫% ছাড়" নিয়মটা শুরু-শেষ তারিখসহ সেট করে রাখুন, যাতে ক্যাশিয়ারকে নিজে থেকে কিছু বানাতে না হয়।

বিভিন্ন সময়ে পেমেন্ট সেটেলমেন্ট ব্যাংক ব্যালেন্সে পৌঁছানোর অলংকরণ।

ভুয়া SMS আর কাউন্টারের জালিয়াতি

নমুনার ৳৪০০-র ফারাকটাই বাংলাদেশের দোকানে সবচেয়ে প্রচলিত MFS জালিয়াতি: কাস্টমার একটা স্ক্রিনশট বা বানানো SMS দেখান যেটা পেমেন্ট কনফার্মেশনের মতো দেখায়, আর ব্যস্ত ক্যাশিয়ার মাল দিয়ে দেন। এর রকমফের: আসল টাকা ভুল (বা জালিয়াতের নিজের) নম্বরে পাঠানো, শুরু করা কিন্তু কনফার্ম না হওয়া পেমেন্ট, আর পুরনো লেনদেনের স্ক্রিনশট।

কাউন্টারের যে নিয়মগুলো কাজ করে, আর POS যেগুলো বাধ্য করতে পারে:

  1. 1কনফার্মেশন আসবে মার্চেন্টের দিক থেকে, কাস্টমারের ফোন থেকে কখনো নয়। ক্যাশিয়ার দেখবেন মার্চেন্ট অ্যাপ, পোর্টাল বা মার্চেন্ট ফোনের SMS, অথবা POS গেটওয়ে থেকে কলব্যাক পাবে। কাস্টমারের স্ক্রিন প্রমাণ নয়।
  2. 2বিলে ট্রানজেকশন আইডি বাধ্যতামূলক। রেফারেন্স ছাড়া বিকাশ বা নগদের পেমেন্ট লাইন POS বন্ধ করতে দেবে না। একই দিনে একই আইডি দুবার এলে আটকাবে বা সতর্ক করবে।
  3. 3অঙ্ক মেলানো। POS বিলের অঙ্কের সাথে কনফার্ম হওয়া অঙ্ক মেলাবে, না মিললে সতর্ক করবে।
  4. 4বড় বিলের নিয়ম। আপনার ঠিক করা সীমার উপরে মার্চেন্ট-সাইড কনফার্মেশন না আসা পর্যন্ত মাল দেওয়া যাবে না, কোনো ব্যতিক্রম নেই। সীমাটা POS-এর সেটিংসে রাখুন, ক্যাশিয়ারের স্মৃতিতে নয়।
  5. 5দৈনিক অমিল রিপোর্ট। যে বিলের রেফারেন্স মার্চেন্ট স্টেটমেন্টে নেই, সেটা ক্যাশিয়ার আর সময় অনুযায়ী তালিকায় আসবে। একই ক্যাশিয়ার আর একই "কাস্টমার"-র মতো প্যাটার্ন এক সপ্তাহেই ধরা পড়ে।

এর কোনোটার জন্য বিশেষ হার্ডওয়্যার লাগে না। লাগে এমন POS যেটা রেফারেন্সকে নোটের ঘর নয়, ডেটা হিসেবে দেখে।

একাধিক শাখার MFS রিপোর্ট

দুই বা তার বেশি শাখা হলে পাশের খাতার সমস্যা গুণ হয়ে যায়: প্রতিটা শাখার নিজের ফোন, নিজের খাতা, আর কত আদায় হলো তার নিজের ধারণা। দুটো সেটআপ প্রচলিত।

একটা মার্চেন্ট অ্যাকাউন্ট, অনেক শাখা। খোলা সহজ, মেলানো কঠিন, কারণ স্টেটমেন্ট একটাই তালিকা আর প্রতিটা লেনদেন কোন শাখার সেটা আপনাকে বের করতে হয়। প্রতিটা বিলে ট্রানজেকশন আইডি থাকলে POS এটা পারে, রেফারেন্স ধরে স্টেটমেন্টের সাথে বিল মেলানো যায়, আর প্রতিটা বিল জানে সে কোন শাখার।

শাখাপ্রতি একটা মার্চেন্ট অ্যাকাউন্ট (বা সাব-অ্যাকাউন্ট)। মেলানো পরিষ্কার, কাগজপত্র বেশি, আর শাখা A-র ক্যাশিয়ার ভুলে কাস্টমারকে শাখা B-র QR-এ পাঠিয়ে দেওয়ার সামান্য ঝুঁকি। সাব-মার্চেন্ট বা মাল্টি-আউটলেট সেটআপে প্রোভাইডারের সাপোর্ট আলাদা আলাদা।

যেভাবেই হোক, হেড অফিস দেখবে একটা স্ক্রিন: শাখা অনুযায়ী, পেমেন্ট অপশন অনুযায়ী, দিন অনুযায়ী, মিলেছে, মেলেনি আর সেটেলমেন্টের অপেক্ষায় কত। MondayPOS-এর মাল্টি-ব্রাঞ্চ মডিউল আর রিপোর্ট শাখাপ্রতি পেমেন্ট মেথড অনুযায়ী আদায় দেখায় আর একসাথে যোগ করে, তাই ধানমন্ডি শাখার না-মেলা বিকাশ বিল মাসের শেষে নয়, সেই সন্ধ্যায়ই উত্তরা থেকে দেখা যায়।

ডেমোতে যে প্রশ্নগুলো করবেন

যে কোনো ভেন্ডরকে, আমাদেরও।

  1. 1৳১,৮৫০-র একটা বিল করুন: ৳১,০০০ বিকাশ, ৳৮৫০ ক্যাশ। রসিদ আর দিনশেষ দেখান।
  2. 2ট্রানজেকশন আইডি ছাড়া নগদের পেমেন্ট লাইন বন্ধ করার চেষ্টা করুন। POS আটকায়?
  3. 3একই বিকাশ ট্রানজেকশন আইডি দুটো বিলে দিন। কী হয়?
  4. 4বিকাশের একটা বিক্রি ক্যাশে রিফান্ড করুন। দিনশেষে আর খাতায় কোথায় দেখায়?
  5. 5বিকাশ ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্ট দেখান, আর ব্যাংকে টাকা এলে সেটেলমেন্ট ও ফি কীভাবে পোস্ট হয়।
  6. 6গতকালের না-মেলা MFS বিল সব শাখার, ক্যাশিয়ার অনুযায়ী দেখান।
  7. 7রাউটারের তার খুলুন। USSD-তে একটা বিকাশ পেমেন্ট নিয়ে বিল শেষ করুন। রাউটার ফিরলে সেটা কোথায় যায়?
  8. 8"নগদে ৫% ছাড়" প্রমোশন লাগান। মূসক ৬.৩ চালানে ছাড়ের পরের অঙ্ক ঠিক দেখায়?

আটটা প্রশ্নের উত্তরই যদি স্ক্রিনে দেখানো হয়, শুরুর সেই দিনশেষের দৃশ্যটা উধাও হয়ে যাবে। আর কোনো উত্তরে যদি আসে "রিমার্কসে লিখে রাখতে পারেন", বুঝবেন সেটা পাশের খাতা।

শেষ কথা

বিকাশ আর নগদ বাংলাদেশের দোকানে বাড়তি কিছু নয়; অনেক কাউন্টারে দিনের আদায়ের এক-তৃতীয়াংশ এখান থেকেই আসে। যে POS এগুলোকে পেমেন্ট অপশন হিসেবে লেখে, প্রতিটা বিলে রেফারেন্স বাধ্য করে, ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টে পোস্ট করে আর মার্চেন্ট স্টেটমেন্টের সাথে মেলায়, সেটা সন্ধ্যার পঁয়তাল্লিশ মিনিটের তর্ককে দশ মিনিটের রুটিন বানায়। আর ৳৪০০-র ভুয়া SMS-টা পরের মাসে নয়, সেই রাতেই ধরে।

উপরের নমুনাটা আপনার নিজের পণ্য আর নিজের মার্চেন্ট স্টেটমেন্টে চালিয়ে দেখতে ডেমো বুক করুন অথবা ফ্রি শুরু করুন। চেকআউটের বাকি সব আছে পয়েন্ট অব সেল পাতায়।

সাধারণ জিজ্ঞাসা

POS সফটওয়্যারে সরাসরি বিকাশ-নগদ পেমেন্ট নেওয়া যায়?
যায়, যদি সফটওয়্যার এগুলোকে পেমেন্ট অপশন হিসেবে দেখে। ক্যাশিয়ার বিলে বিকাশ বা নগদ বাছেন, ট্রানজেকশন আইডি লেখেন বা গেটওয়ে কনফার্মেশন পান, আর দিনশেষের রিপোর্টে MFS বিক্রি ক্যাশ থেকে আলাদা দেখায়। যে সিস্টেমে ক্যাশ বিলে শুধু "নোট" করা যায় বিকাশে দিয়েছে, সেটা পাশের খাতা।
POS-এর সাথে ব্যবহার করতে বিকাশ মার্চেন্ট অ্যাকাউন্ট লাগবে?
মার্চেন্ট অ্যাকাউন্ট জোরালোভাবে পরামর্শযোগ্য। এতে মেলানোর জন্য ডাউনলোডযোগ্য স্টেটমেন্ট, ব্যবসায়িক সীমা আর পরিষ্কার অডিট ট্রেইল পান। পার্সোনাল নম্বরে কাজ চলে, কিন্তু ব্যক্তিগত আর ব্যবসার টাকা মিশে যায় আর হিসাব হাতে মেলাতে হয়। শর্ত আর ফি প্রোভাইডারের সাথে মিলিয়ে নিন।
দিনশেষে বিকাশের পেমেন্ট POS-এর সাথে কীভাবে মেলাব?
POS থেকে পেমেন্ট মেথড অনুযায়ী দিনশেষ প্রিন্ট করুন, একই সময়ের মার্চেন্ট স্টেটমেন্ট ডাউনলোড করুন, সংখ্যা আর টাকা মেলান। প্রতিটা বিলের ট্রানজেকশন আইডি স্টেটমেন্টে থাকার কথা। ফারাক মানে ভুয়া বা ব্যর্থ পেমেন্ট, ভুল অঙ্ক, অথবা রিফান্ড, বন্ধ করার আগে প্রতিটার ব্যাখ্যা আর দায়িত্ব ঠিক করুন।
বিকাশ বা নগদের টাকা ব্যাংকে আসতে কতদিন লাগে?
পুরোটাই প্রোভাইডার, প্রোডাক্ট আর আপনার মার্চেন্ট চুক্তির উপর নির্ভর করে, আর ছুটিতে পিছিয়ে যায়, সাধারণ কোনো সংখ্যায় ভরসা না করে নিজের চুক্তির সেটেলমেন্ট ধারাটা পড়ুন। ব্যাংকে টাকা আসা পর্যন্ত MFS-এর টাকা হিসাবে ক্লিয়ারিং অ্যাকাউন্টে রাখুন, সেটেলমেন্ট এলে ফি পোস্ট করুন।
এক বিলের কিছু বিকাশে আর কিছু ক্যাশে নেওয়া যায়?
যাওয়া উচিত। ঠিকঠাক পেমেন্ট হ্যান্ডলিংওয়ালা POS-এ এক বিলে একাধিক পেমেন্ট লাইন থাকে, প্রতিটার নিজের অঙ্ক আর রেফারেন্স, ফেরত টাকা শুধু ক্যাশ অংশে হিসাব হয়, আর দিনশেষে অঙ্কগুলো ঠিকমতো আলাদা হয়।
কাউন্টারে ভুয়া বিকাশ SMS জালিয়াতি কীভাবে ঠেকাব?
প্রতিটা পেমেন্ট মার্চেন্টের দিক থেকে নিশ্চিত করুন (অ্যাপ, পোর্টাল, মার্চেন্ট ফোন বা গেটওয়ে কলব্যাক), কাস্টমারের স্ক্রিন থেকে কখনো নয়; বিলে ট্রানজেকশন আইডি বাধ্যতামূলক করুন; একই আইডি দুবার আটকান; বড় বিলে মাল দেওয়ার আগে কনফার্মেশন বাধ্যতামূলক করার একটা সীমা ঠিক করুন; আর প্রতিদিন ক্যাশিয়ার অনুযায়ী অমিল রিপোর্ট দেখুন।

নিজের কাউন্টারে চালিয়ে দেখুন.

একটি আউটলেট নিয়ে ফ্রি শুরু করুন, অথবা নিজের প্রাইস লিস্ট নিয়ে ৩০ মিনিটের ডেমো বুক করুন।