ছোট দোকানের স্টক ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার: শুরু করার গাইড

বাংলাদেশের বেশিরভাগ দোকান সফটওয়্যার দিয়ে শুরু হয় না। শুরু হয় একটা খাতা, একটা ক্যালকুলেটর আর ভালো স্মৃতিশক্তি দিয়ে, আর প্রথম এক-দুই বছর এতেই চলে যায়। তারপর দোকানে পণ্যের সংখ্যা ১,২০০ ছাড়ায়, আরেকটা ফ্রিজ ঢোকে, একজন কর্মচারী কাউন্টারে বসতে শুরু করে। এক বৃহস্পতিবার দেখলেন, ডেলিভারির লোক সামনে দাঁড়িয়ে আছে আর আপনি জানেনই না গুদামে ওই বিস্কুটের চার কার্টন পড়ে আছে, নাকি একটাও নেই।

ঠিক এই জায়গা থেকেই স্টক সফটওয়্যারের দাম উঠে আসে। আপনার চেয়ে ভালো গোনে বলে নয়, ক্লান্ত না হয়ে প্রতি ঘণ্টায় গোনে বলে, আর বিরক্তিকর জিনিসগুলো মনে রাখে বলে: কোন পণ্য কত দ্রুত বিক্রি হয়, সাপ্লায়ার আসলে কত দিন নেয়, আর কোন তাকে রোজার পর থেকে টাকা আটকে আছে। এই লেখাটা শুরুর ধাপ: অর্ধেক পণ্যে বারকোড না থাকলে কোড কীভাবে দেবেন, ওপেনিং স্টক গণনা, বাস্তব সংখ্যা দিয়ে রি-অর্ডার পয়েন্ট, তাকের হিসাব আর স্ক্রিনের হিসাব না মিললে কী করবেন, আর এক দোকান চালু করার ৩০ দিনের প্ল্যান।

খাতা আর এক্সেল কোথায় আটকে যায়

খাতা লিখে রাখে কী হয়েছে। পরের কাজটা কী, সেটা বলে না। দুধ আরও আনবেন কি না বুঝতে হলে সপ্তাহখানেকের পাতা উল্টে যোগ করতে হয়, কেউ করে না, ফলে অর্ডারটা হয় সাপ্লায়ারের সামনে দাঁড়িয়ে আন্দাজে। এক্সেল এর চেয়ে ভালো, অনেক দোকান বছরের পর বছর এক্সেলেই চলে। তবু চারটা কারণে এটা ভেঙে পড়ে।

• ফাইলটা একজনের। এক ল্যাপটপে থাকে, রাতে আপডেট হয়, সারাদিন পুরোনো থাকে। কাউন্টার থেকে দেখাই যায় না।
• বিক্রি করলে স্টক কমে না। বিল করা আর স্টক বাদ দেওয়া, দুটো আলাদা কাজ। ব্যস্ত শুক্রবারে দ্বিতীয়টা আর হয় না।
• একক নেই, ব্যাচ নেই। ঘরে লেখা "২৪"। ২৪ বোতল না ২৪ কার্টন? কোন এক্সপায়ারি? শিট কিছু বলে না, সতর্কও করে না।
• অ্যালার্ট দেয় না। ডিটারজেন্ট ৫০০ গ্রাম শেষের পথে, এটা আপনি জানবেন তখনই, যখন কাস্টমার চাইবেন আর তাক খালি থাকবে।

সফটওয়্যার চারটাই গোড়া থেকে ঠিক করে দেয়: বিলটাই স্টক কমায়, সবাই একটাই সংখ্যা দেখে, একক আর ব্যাচ পণ্যের নিজের তথ্য, আর রি-অর্ডার পয়েন্ট সিস্টেম নিজে পাহারা দেয়। MondayPOS-এ ইনভেন্টরি মডিউল বিলিং আর ক্রয়ের সাথে একই ছাদের নিচে থাকে, কাউন্টারের বিল, পেছনের দরজায় মাল বুঝে নেওয়া আর খাতার এন্ট্রি একই লেনদেনের তিন দিক।

পণ্যের তালিকা সাজান: কোড, বারকোড আর একক

প্রতিটি পণ্যের একটা SKU কোড দিন

SKU মানে একটা নির্দিষ্ট বিক্রয়যোগ্য জিনিসের ছোট, অনন্য কোড। "সয়াবিন তেল" SKU নয়। "সয়াবিন তেল, ব্র্যান্ড X, ১ লিটার বোতল", এটা SKU, আর একই ব্র্যান্ডের ৫ লিটার ক্যান আলাদা SKU। ক্যাটাগরি-ব্র্যান্ড-সাইজ ধরনের কোড ছোট দোকানে ভালো চলে: OIL-RUP-1L, OIL-RUP-5L, BIS-OLM-200, RICE-MIN-25। কোড এত ছোট রাখুন যাতে টাইপ করা যায়, একই কোড কখনো অন্য পণ্যে দেবেন না, আর নিয়মটা একটা কার্ডে লিখে কাউন্টারের ভেতরে সেঁটে রাখুন, আগামী বছর যে নতুন পণ্য ঢোকাবে, সেও যেন একই নিয়ম মানে।

দেশি পণ্যে বারকোড না থাকলে

আপনার তাকে তিন ধরনের পণ্য থাকে। বারকোড ছাপানো আছে: ব্র্যান্ডের প্যাকেটজাত পণ্য, বিদেশি পণ্য, বেশিরভাগ ওষুধ। পণ্য তৈরির সময় একবার স্ক্যান করে নিলেই চিরকালের জন্য শেষ। বারকোড নেই: খোলা চাল, ডাল, চিনি, মসলা, ডিম, সবজি, স্থানীয় বেকারি। POS স্ক্রিনে কোড টাইপ করে বা "ফেভারিট" বাটন থেকে বিক্রি করুন; বেশি চলে এমন ৩০টা খোলা পণ্য এক স্ক্রিনে রাখলে খুব দ্রুত হয়। যেগুলো আপনি নিজে প্যাক করেন: সকালে ওজন করে প্যাক করে নিজেরাই লেবেল প্রিন্ট করুন, সারাদিন স্ক্যান করে বিক্রি, দিনে মিনিট বিশেক কাজ, আর খোলা পণ্যের স্টক ঠিক রাখার এটাই একমাত্র পরিষ্কার উপায়।

সব পণ্যে বারকোড বসানো শেষ করে তারপর চালু করব, এই দোকান কোনোদিন চালু হয় না। আগে বেশি চলা পণ্যগুলোয় বারকোড দিন, তৃতীয় মাসে বাকিটা দেখবেন। স্ক্যানার আর লেবেল প্রিন্টারের জন্য হার্ডওয়্যার গাইড দেখুন।

একটা পণ্য ঢোকানোর আগেই একক ঠিক করুন

এই ভুলটাই পরে সবচেয়ে বেশি কাজ বাড়ায়। প্রতিটি পণ্যের একটা স্টক একক লাগে, যে এককে আপনি গোনেন, আর সেই সাথে কেনা ও বিক্রির এককের রূপান্তর।

যে এককে সবচেয়ে ছোট করে বিক্রি করেন, সেই এককেই গুনুন, কার্টন নয়, বোতল, তাহলে অর্ধেক খালি কার্টন নিয়ে ঝামেলা হয় না। আর মাল কার্টনে ঢুকলে গুণটা সফটওয়্যারকে করতে দিন; রাত ৯টায় "১২ × ৮ = ৯৬" টাইপ করতে গিয়ে মানুষ একদিন ৬৯ লিখে ফেলবেই। খোলা পণ্যে প্যাকিং ব্যাগের ওজন (টেয়ার) ধরে রাখুন, আর ঠিক করুন আধা কেজির ধাপে বিক্রি করবেন (বাটন দিয়েই হয়, বাড়তি যন্ত্র লাগে না) নাকি খোলা ওজনে (তখন POS-এর সাথে ওজন মেশিন লাগবে)।

ওপেনিং স্টক: একবারই গুনবেন, ঠিকভাবে গুনবেন

যেকোনো সিস্টেম শুরু হয় প্রতিটি পণ্যের একটা সংখ্যা দিয়ে, শূন্য দিনে তাকে কতটা আছে। এটা ভুল হলে পরের তিন মাসের সব রিপোর্ট ভুল, আর কর্মীরা স্ক্রিনের উপর বিশ্বাস হারায়।

১. দোকান বন্ধ করে গুনুন। বিক্রি চালু রেখে গুনলে সিস্টেমে ৪০ আর তাকে ৩৭ হয়ে যায়। ২. দুজন মিলে গুনুন: একজন গোনে, একজন লেখে। যে তাকের দায়িত্বে আছে, তাকে একা সেই তাক গুনতে দেবেন না। ৩. তালিকা ধরে নয়, তাক ধরে গুনুন। দোকান হেঁটে উপর থেকে নিচ। ছাপানো তালিকা ধরে গুনলে তালিকা যা ভুলে গেছে, আপনিও তা বাদ দেবেন। গুদাম আর ফ্রিজ আলাদা করে গুনে পরে যোগ করুন। ৪. যে এককে গুনছেন সেই এককেই লিখুন: পিস, বোতল, কেজি। "৩ কার্টন" লিখলে পাশে কার্টনের সাইজও লিখুন। ৫. সেই রাতেই এন্ট্রি দিয়ে ওপেনিং ভ্যালুয়েশন প্রিন্ট করুন। সফটওয়্যার যদি বলে ৳৮.৪ লাখের স্টক আর আপনার ধারণা ছিল ৳৫ লাখ, তাহলে কোথাও ভুল এককে ঢুকেছে, সাধারণত কার্টনকে পিস ধরা হয়েছে।

হাজারখানেক পণ্যের জন্য তিনজন মিলে এক সন্ধ্যা ধরে রাখুন। এন্ট্রির পর এলোমেলোভাবে ২০টা পণ্য আবার গুনে মিলিয়ে দেখুন; একটাও না মিললে ওই তাকটা পুরো আবার গুনুন।

রি-অর্ডার পয়েন্ট আর সেফটি স্টকের হিসাব

রি-অর্ডার পয়েন্ট হলো সেই স্টক লেভেল, যেখানে নামলে পরের অর্ডারটা দিতে হবে। এটা আন্দাজের ব্যাপার নয়; আপনার জানা দুটো জিনিস থেকেই বেরিয়ে আসে, পণ্যটা কত দ্রুত বিক্রি হয়, আর সাপ্লায়ার কত দিন নেয়।

সাপ্লায়ার লিড টাইম মানে অর্ডার দেওয়া থেকে মাল আপনার তাকে ওঠা পর্যন্ত কত দিন। প্রতিনিধি যা বলেন তা নয়, শেষ পাঁচটা ডেলিভারিতে আসলে যত দিন লেগেছে। এক মাস ধরে প্রতিটি ক্রয়ে অর্ডারের তারিখ আর মাল পাওয়ার তারিখ লিখে রাখুন, তাহলেই আসল গড় আর আসল সবচেয়ে খারাপ সময়টা পেয়ে যাবেন। বেশিরভাগ দোকানে খারাপ সময়টা গড়ের প্রায় দ্বিগুণ, আর সেটা আসে ঈদের আগের সপ্তাহে।

রি-অর্ডার পয়েন্ট = ব্যস্ত দিনের বিক্রি × সবচেয়ে বেশি লিড টাইম সেফটি স্টক = রি-অর্ডার পয়েন্ট − (গড় দৈনিক বিক্রি × গড় লিড টাইম)

সোজা কথায়: সাপ্লায়ার সবচেয়ে দেরি করলে যত দিন লাগে, তত দিন আপনার সবচেয়ে ব্যস্ত হারে বিক্রি চালানোর মতো মাল হাতে রাখুন। গড়ের উপরে যা থাকে, সেটাই সেফটি স্টক, দেরি হওয়া ডেলিভারি বা ভালো সপ্তাহ সামলানোর বাফার।

টুথপেস্ট কম বিক্রি হয়, কিন্তু সাপ্লায়ার দেরি করেন, তাই প্রায় ১০০ টিউব রাখতে হচ্ছে। দুধ অনেক বিক্রি হয়, কিন্তু সাপ্লায়ার রোজ আসেন, তাই ৮০ প্যাকেটেই চলে। বিক্রির গতি যতটা, লিড টাইমও ততটাই গুরুত্বপূর্ণ।

সংখ্যাগুলো ব্যবহারের আগে তিনটা সমন্বয় করে নিন। সবচেয়ে ব্যস্ত দিন নয়, দ্বিতীয় ব্যস্ত দিনটা ধরুন: ঈদের এক অস্বাভাবিক শনিবার সারা বছরের হিসাব ঠিক করে দেবে না। পচনশীল পণ্যে মেয়াদ অনুযায়ী সীমা টানুন: ৭ দিন মেয়াদের দুধে সূত্র যাই বলুক, তিন-চার দিনের বিক্রির বেশি রাখবেন না। আর প্যাকের হিসাবে গোল করুন: উত্তর ১৫০ বোতল আর কার্টন ১২টার হলে ১৫৬ ধরুন।

সংখ্যাগুলো সফটওয়্যারে বসানোর পর কাজের ধরনটাই বদলে যায়। তাকে তাকে ঘুরে মনে করার বদলে প্রতিদিন সকালে লো-স্টক রিপোর্ট খুলবেন; সেখানে কালকে যেসব পণ্য রি-অর্ডার পয়েন্টে নেমেছে, সাপ্লায়ার অনুযায়ী সাজানো থাকবে, এক ফোনেই এক সাপ্লায়ারের পুরো অর্ডার হয়ে যাবে।

বেশি চলা পণ্য, কম চলা পণ্য আর ডেড স্টক

স্টকের আরেক অর্ধেক হলো যে টাকাটা নড়ছে না। সেটা চোখের সামনেই লুকিয়ে থাকে, যে তাকের দিকে আপনি আর তাকান না। তিন মাসের বিক্রির তথ্য জমলে মাসে দুটো রিপোর্ট চালান।

বেশি চলা পণ্য। বিক্রি হওয়া পিস অনুযায়ী তালিকা সাজান। সাধারণত তালিকার উপরের পাঁচ ভাগের এক ভাগ পণ্যই বেশিরভাগ বিক্রি আনে। এগুলো কখনো শেষ হওয়া চলবে না, কাউন্টারের হাতের কাছে থাকা উচিত, আর ক্রয়মূল্য নিয়ে দরদাম করার জায়গাও এগুলোই।

কম চলা আর ডেড স্টক। ৬০ দিনে একটাও বিক্রি হয়নি এমন পণ্য, আর ৯০ দিনের বেশি চলার মতো স্টক পড়ে আছে এমন পণ্যের তালিকা করুন। প্রতিটির জন্য সিদ্ধান্ত লিখে ফেলুন: ছাড় দেবেন, বেশি চলা পণ্যের সাথে অফারে দেবেন, শর্ত থাকলে সাপ্লায়ারকে ফেরত দেবেন, নাকি ক্ষতি মেনে তাক খালি করবেন। কিছু না করাটাও একটা সিদ্ধান্ত, দাম দিতে হয় তাকের জায়গা আর আটকে থাকা টাকা দিয়ে।

মাসে একবার এই সংখ্যাটা দেখুন, কত দিনের স্টক: হাতে থাকা স্টক ÷ গড় দৈনিক বিক্রি। মুদি দোকানে বেশিরভাগ প্যাকেটজাত পণ্য ১৫ থেকে ৪৫ দিনের মধ্যে থাকা স্বাভাবিক। ৯০ দিনের বেশি হলে কারণ থাকতে হবে; বেশি চলা পণ্যে ৭ দিনের কম মানে একটা ডেলিভারি দেরি হলেই তাক খালি।

পচনশীল পণ্যে ব্যাচ আর এক্সপায়ারি

দুধ, পাউরুটি, দই, জুস, কসমেটিকস, বেবি ফুড বা ওষুধ বিক্রি করলে শুধু পণ্যের কোড যথেষ্ট নয়: একই SKU-র দুটো প্যাকেটের মেয়াদ আলাদা হতে পারে, ক্রয়মূল্যও আলাদা হতে পারে। ব্যাচ ট্র্যাকিং মাল বুঝে নেওয়ার সময়ই ব্যাচ বা লট নম্বর আর মেয়াদের তারিখ ধরে রাখে। এতে দুটো জিনিস সম্ভব হয়।

FEFO, যেটার মেয়াদ আগে শেষ, সেটা আগে বেরোয়। বিক্রির সময় POS নিজেই মেয়াদের দিক থেকে সবচেয়ে কাছের ব্যাচটা দেখায়, ফলে পুরোনো মাল আগে বেরিয়ে যায়। এটা না থাকলে কর্মী সামনের দিক থেকে দেয়, তাকের পেছনের মাল চুপচাপ পুরোনো হয়, আর পরে সেটা লোকসানে লিখতে হয়।

মেয়াদের অ্যালার্ট। আগামী ৩০, ৬০ বা ৯০ দিনে কী কী মেয়াদ শেষ হবে তার রিপোর্ট, যাতে সাপ্লায়ার ফেরত নেওয়ার সময় থাকতেই ছাড় দিতে, অফারে দিতে বা ফেরত পাঠাতে পারেন। ফেরতের শর্ত আর সময়সীমা সাপ্লায়ার ও পণ্যভেদে আলাদা, তাই নিজের শর্তগুলো আগে যাচাই করে নিন।

মুদি দোকানে শুধু পচনশীল ক্যাটাগরিতেই ব্যাচ ট্র্যাকিং চালু করুন; সাবানে ব্যাচ ধরে রাখা শুধু বাড়তি কাজ, লাভ নেই। ফার্মেসিতে এটা পুরো তালিকায় লাগে, আর মেয়াদোত্তীর্ণ ওষুধ রাখা ও ধ্বংস করার নিয়ম মুদি পণ্যের চেয়ে কড়া, বিস্তারিত ফার্মেসি পেজে।

তাকের হিসাব বনাম সিস্টেমের হিসাব

সিস্টেমের হিসাব মানে সফটওয়্যার যা বলছে; তাকের হিসাব মানে বাস্তবে যা আছে। দুটোয় পার্থক্য হবেই, প্রশ্ন হলো আপনি কত দ্রুত ধরতে পারেন আর কতটা সৎভাবে সামলান।

বছরে একবার নয়, নিয়মিত গুনুন। তিন মাসে একবার পুরো স্টক গণনা, তার সাথে সাইকেল কাউন্ট: প্রতি সপ্তাহে ১৫ থেকে ২৫টা পণ্য বেছে নিন, বেশি চলা আর দামি পণ্যগুলো, শুধু সেগুলো গুনুন। দোকান খোলার আগে পনেরো মিনিট লাগে, আর সমস্যা আট মাস পরে নয়, যে সপ্তাহে ঘটেছে সেই সপ্তাহেই ধরা পড়ে।

অ্যাডজাস্ট করার আগে খুঁজে দেখুন। তাকের সংখ্যাটা টাইপ করে দিয়ে এগিয়ে গেলে প্রমাণটাই মুছে যায়। এই ক্রমে দেখুন: গুদাম বা ফ্রিজে গোনা হয়নি এমন মাল আছে কি না; কোনো ডেলিভারি ঢুকেছে কিন্তু এন্ট্রি হয়নি, বা দুবার এন্ট্রি হয়েছে কি না; এককের রূপান্তর ভুল হয়েছে কি না, যেমন কার্টনকে পিস ধরা; বিল ছাড়া বিক্রি, এন্ট্রি ছাড়া ফেরত বা নষ্ট মাল ফেলে দেওয়া হয়েছে কি না। এই চারটার পরই কেবল লোকসান হিসেবে লিখুন।

প্রতিটি অ্যাডজাস্টমেন্টে কারণ কোড দিন: নষ্ট, মেয়াদোত্তীর্ণ, চুরি, মাল বুঝে নেওয়ার ভুল, এককের ভুল, নিজের বা কর্মীর ব্যবহার। তিন মাস পর এই কোডগুলোই দেখিয়ে দেয় টাকা কোথায় যাচ্ছে, আর প্রতিটার সমাধান আলাদা: মেয়াদের ক্ষতি মানে রি-অর্ডার পয়েন্ট বেশি ধরা হয়েছে, মাল বুঝে নেওয়ার ভুল মানে পেছনের দরজার নিয়ম দরকার, আর চুরি মানে একটা কথা বলা দরকার। বিস্তারিত আছে স্টক ঘাটতি কমানোর গাইডে।

একটা ঘটনা নয়, ধারাটা দেখুন। ওই সময়ের বিক্রির টাকার কত শতাংশ গরমিল, সেটা হিসাব করুন; একই ক্যাটাগরিতে তিন মাস ধরে গরমিল থাকলে কোথায় দেখতে হবে সেটা পরিষ্কার হয়ে যায়। আর স্টক অ্যাডজাস্ট করার অনুমতি নির্দিষ্ট মানুষের হাতে রাখুন, সব ক্যাশিয়ার অ্যাডজাস্ট করতে পারলে দায়টা আর কারও থাকে না।

এক দোকানের জন্য ৩০ দিনের প্ল্যান

সবটা একসাথে করার দরকার নেই। এই ধাপগুলো স্বাভাবিক বেচাকেনার ফাঁকেই হয়ে যায়; এক আউটলেটের সেটআপ সাধারণত ২–৪ সপ্তাহ লাগে।

মানুষ সবচেয়ে বেশি এড়িয়ে যায় ১১ আর ২১ নম্বর দিনের কাজ দুটো, অথচ সিস্টেমটা বিশ্বাসযোগ্য হবে কি না সেটা এই দুটোই ঠিক করে। তাড়াহুড়ো করে করা ওপেনিং গণনা আর না খুঁজে দেখা প্রথম সাইকেল কাউন্ট মিলে দুই মাসেই এমন স্ক্রিন বানায়, যেটা কেউ বিশ্বাস করে না।

কেনার আগে যে প্রশ্নগুলো করবেন

যেকোনো কোম্পানির ডেমোতে, আমাদেরটাসহ, এগুলো করুন, আর স্লাইড নয়, স্ক্রিন দেখুন।

১. এমন একটা পণ্য বানান যেটা ১২টার কার্টনে কেনা হয় আর এক বোতল করে বিক্রি হয়। দুই কার্টন বুঝে নিন, এক বোতল বিক্রি করুন, স্টক দেখান। ২. একটা খোলা পণ্য ওজনে বিক্রি করুন, তারপর কেজিতে স্টক দেখান। ৩. একই পণ্য দুই মেয়াদের দুটো ব্যাচে বুঝে নিন, তারপর একটা বিক্রি করুন। সিস্টেম কোন ব্যাচ ধরল? ৪. আজকের লো-স্টক রিপোর্ট সাপ্লায়ার অনুযায়ী দেখান, আর সেটা থেকে পারচেজ অর্ডার বানান। ৫. গত ৬০ দিনে একটাও বিক্রি হয়নি, এমন পণ্যের তালিকা দেখান। ৬. একটা স্টক অ্যাডজাস্টমেন্ট করুন। কারণ কোড দেওয়া যায়? ক্যাশিয়ারকে আটকানো যায়? ৭. ইন্টারনেট চলে গেলে এসবের কী হয়, আর ১,২০০ পণ্য এক্সেল থেকে কীভাবে ইমপোর্ট করব?

সারকথা

স্টক সফটওয়্যার এমন কিছু বলে না যা আপনি নিজে অনেক সন্ধ্যা আর অনেক ধৈর্য দিয়ে বের করতে পারতেন না। এটা শুধু কাজটা স্বয়ংক্রিয় করে এবং সবার জন্য এক করে দেয়, কাউন্টারের সংখ্যা, গুদামের সংখ্যা আর খাতার সংখ্যা একটাই হয়। পরিষ্কার পণ্য তালিকা আর সঠিক একক দিয়ে শুরু করুন, ওপেনিং গণনা ঠিকভাবে করুন, আন্দাজ নয়, মেপে নেওয়া লিড টাইম দিয়ে রি-অর্ডার পয়েন্ট বসান, সপ্তাহে ২০টা পণ্য গুনুন, মাসে একবার ডেড স্টক দেখুন। পুরো নিয়মটা এটুকুই, আর এক দোকানে এক মাসেই এটা চালু করা যায়।

MondayPOS হলো ERPNext-এর উপর তৈরি অফলাইন-ফার্স্ট রিটেইল ERP, রিয়েল-টাইম স্টক, অটো রি-অর্ডার, এক্সপায়ারি ও ব্যাচ ট্র্যাকিং, ক্রয় আর হিসাব সব এক সিস্টেমে; ছোট এক দোকানের জন্য প্রতি আউটলেটে মাসে ৳১,৫০০ থেকে। ইনভেন্টরি মডিউল দেখুন, দাম মিলিয়ে নিন, অথবা ডেমো বুক করুন আর নিজের পণ্যের তালিকায় উপরের ৭টা প্রশ্ন চালিয়ে দেখুন।