বাংলাদেশের বেশিরভাগ দোকান তাদের প্রথম POS সিস্টেমেই সারাজীবন থাকে না। কেউ বড় হয়ে যায়, কারও ভেন্ডর আর ফোন ধরে না, কারও ভ্যাট কনসালট্যান্ট এমন মূসক ৬.৩ রেজিস্টার চান যা সফটওয়্যারটা দিতে পারে না। তারপরও বদলানোর কাজটা এক বছর, কখনো দুই বছর পিছিয়ে যায়, কারণ একটাই: ভয়। ভয় যে ৮,০০০ আইটেম কোড এলোমেলো হয়ে বেরোবে, কাস্টমারের বাকির খাতা উধাও হবে, শনিবার সকালে দোকান খুলে এমন স্টক রিপোর্ট দেখবেন যেটা কেউ বিশ্বাস করে না।
ভয়টা অযৌক্তিক নয়, তবে এটা টেকনিক্যাল সমস্যা নয়, পরিকল্পনার সমস্যা। POS বদলানো আসলে তিনটা আলাদা কাজ: পুরনো সিস্টেম থেকে পরিষ্কার ডেটা বের করা, কোনটা আদৌ সরানোর যোগ্য সেটা ঠিক করা, আর এমন একটা সময়ে বদল করা যেখানে ভুল হলে এক ঘণ্টা যায়, এক মাস নয়। এই লেখায় তিনটাই ধাপে ধাপে আছে, ডেটার চেকলিস্ট, কাটওভারের ধরন মেলানোর টেবিল, কাটওভারের রাতে স্টক গণনার নিয়ম, প্রথম সপ্তাহের চেক আর দরকার পড়ার আগেই লিখে রাখা রোলব্যাক প্ল্যান।
আগে ঠিক করুন কোনটা সত্যিই সরাতে হবে
মাইগ্রেশন ভেস্তে যাওয়ার সবচেয়ে বড় কারণ, সবকিছু সরানোর চেষ্টা। পাঁচ বছরের প্রতিটি বিলের প্রতিটি লাইন বিশাল জিনিস, দুই সিস্টেমের মধ্যে ঠিকমতো বসেও না, আর নতুন ডেটাবেজে ঢোকার পর কেউ কখনো ওটা খোঁজেও না। এদিকে প্রথম দিন থেকেই যেগুলো নির্ভুল লাগবে, ওপেনিং স্টক, সাপ্লায়ারের পাওনা, কাস্টমারের বাকি, সেগুলো শেষ মুহূর্তে তাড়াহুড়ো করে করা হয়।
ডেটাকে তিন ভাগে ভাগ করুন।
সরাতেই হবে, একদম নির্ভুল। প্রথম বিল থেকেই এগুলো টাকা আর স্টক নিয়ন্ত্রণ করে: আইটেম মাস্টার, ব্যাচ-এক্সপায়ারিসহ ওপেনিং স্টক, বকেয়াসহ সাপ্লায়ার তালিকা, বাকিসহ কাস্টমার তালিকা, খোলা থাকা ক্রয় আদেশ (PO), প্রাইস লিস্ট ও অফার, আর খাতা-ক্যাশের ওপেনিং ব্যালেন্স।
পরিষ্কার থাকলে সরান। লয়ালটি পয়েন্টের ব্যালেন্স, কাস্টমারের মোবাইল নম্বর ও পছন্দ, বিকল্প বারকোড, সাপ্লায়ারের লিড টাইম, রি-অর্ডার লেভেল। কাজের জিনিস, তবে এগুলো ছাড়াও দোকান এক সপ্তাহ চলবে।
সরানোর দরকার নেই। পুরনো প্রতিটি বিলের লাইন, পুরনো জার্নালের খুঁটিনাটি, বন্ধ হয়ে যাওয়া PO, মুছে ফেলা আইটেম, দশ বছরের দৈনিক Z-রিপোর্ট। এগুলো শুধু পড়ার জন্য এক্সপোর্ট করে রাখুন, CSV আর PDF, দুটো ড্রাইভে আর একটা ক্লাউড ফোল্ডারে, আর পুরনো সিস্টেমের সার্ভার বা লাইসেন্স আরও কয়েক মাস চালু রাখুন, যাতে কোনো ঝামেলা হলে খুলে দেখা যায়। ভ্যাট নিবন্ধিত ব্যবসাকে নির্দিষ্ট সময় পর্যন্ত রেকর্ড রাখতেই হয়, বর্তমান মেয়াদটা ভ্যাট কনসালট্যান্টের কাছ থেকে জেনে নিন, কারণ বেশিরভাগ মালিক যা ভাবেন তার চেয়ে সেটা লম্বা, তাই এই আর্কাইভকে শখের জিনিস নয়, কমপ্লায়েন্সের সম্পদ ভাবুন।
মাঝামাঝি বুদ্ধিমানের পথ হলো সারাংশ বিক্রির হিসাব, প্রতি আউটলেটে দিনে এক লাইন, বা প্রতি আইটেমে মাসে এক লাইন। ফাইল ছোট থাকে, ইমপোর্ট পরিষ্কার হয়, আর নতুন সিস্টেম রি-অর্ডার লেভেল হিসাব করা আর গত বছরের সাথে তুলনা করার মতো যথেষ্ট ইতিহাস পেয়ে যায়, দশ লাখ সারি না টেনেই।
ডেটার চেকলিস্ট
এটা প্রিন্ট করে দুইবার টিক দিন: একবার ফাইল এক্সপোর্ট ও পরিষ্কার হলে, আরেকবার নতুন সিস্টেমের ভেতরে মিলিয়ে দেখার পর।
| ডেটা | সরাবেন? | সাধারণ ফরম্যাট | যেখানে ভুল হয় | যেভাবে মেলাবেন |
|---|---|---|---|---|
| আইটেম মাস্টার (নাম, কোড, একক, ভ্যাট হার) | হ্যাঁ | CSV / Excel | একই বারকোড দুইবার, একক ফাঁকা, বাংলা-ইংরেজি মেশানো নাম | মোট সংখ্যা মিলিয়ে ২০টা হাতে দেখুন |
| ওপেনিং স্টক পরিমাণ | হ্যাঁ, কাটওভারের দিনের | গণনার CSV | গোনা স্টক আর সিস্টেমের স্টক মেলে না | সরেজমিন গণনার সাথে মিলিয়ে |
| ব্যাচ ও এক্সপায়ারি (ফার্মেসি, খাবার) | হ্যাঁ | ব্যাচ, এক্সপায়ারি, পরিমাণসহ CSV | কয়েক ব্যাচ এক লাইনে মিশে যায়, তারিখের ফরম্যাট ভুল | ৫টা আইটেমে FEFO টেস্ট বিল |
| ক্রয়মূল্য ও শেষ ক্রয় দাম | হ্যাঁ | CSV | কস্ট না থাকলে প্রথম দিন থেকেই মুনাফার রিপোর্ট ভুল | ১০টা আইটেমের মার্জিন রিপোর্ট |
| সাপ্লায়ার মাস্টার ও পাওনা | হ্যাঁ | CSV + স্টেটমেন্ট | অগ্রিম টাকা বাদ পড়ে যায় | ৫টা সাপ্লায়ার স্টেটমেন্ট মেলান |
| কাস্টমার মাস্টার ও বাকি | হ্যাঁ | CSV + স্টেটমেন্ট | একই মোবাইল নম্বরে কাস্টমার দুইবার | শীর্ষ ২০ বাকিদার মেলান |
| খোলা ক্রয় আদেশ (PO) | হ্যাঁ | CSV / PDF তালিকা | আংশিক গ্রহণ করা PO পুরোটা হিসেবে আসে | সাপ্লায়ারের কনফার্মেশনের সাথে |
| প্রাইস লিস্ট, অফার, পাইকারি দর | হ্যাঁ | প্রতি প্রাইস লিস্টে CSV | একটা লিস্ট এসে বাকিগুলো বাদ; MRP আর ট্রেড প্রাইস মেশা | প্রতিটি দরে একটা টেস্ট বিল |
| লয়ালটি পয়েন্টের ব্যালেন্স | পরিষ্কার হলে | CSV | মেয়াদের নিয়ম নেই, নামহীন মেম্বার | ১০ জন মেম্বারের ব্যালেন্স |
| খাতার ওপেনিং ব্যালেন্স | হ্যাঁ | কাটওভারের দিনের ট্রায়াল ব্যালেন্স | ব্যাংক-ক্যাশ আগে মেলানো হয়নি | দুই দিকে ট্রায়াল ব্যালেন্স মেলে |
| বিক্রির হিসাব (সারাংশ) | ইচ্ছা হলে | দৈনিক বা মাসিক CSV | রিটার্ন দুইবার গোনা হয় | ৩ মাসের মোট মিলিয়ে |
| বিক্রির হিসাব (প্রতিটি লাইন) | সাধারণত নয় | CSV + PDF আর্কাইভ | এটা ঢোকাতে গিয়ে বাকি সব দেরি হয় | আর্কাইভ খোলা যায়, দুই জায়গায় রাখা |
| ভ্যাট রেকর্ড / মূসক রেজিস্টার | আর্কাইভ | PDF / CSV / ভেন্ডর রিপোর্ট | পুরনো লাইসেন্সের সাথে মুছে যায় | কনসালট্যান্ট দেখে নিশ্চিত করেন |
| কর্মচারী, ইউজার, পারমিশন | নতুন করে | হাতে | পুরনো লগইন ভুল ক্ষমতাসহ চলে আসে | চালুর আগে অ্যাক্সেস রিভিউ |
পুরনো ভেন্ডরের কাছ থেকে ডেটা বের করা
এখানেই বেশিরভাগ বদল আটকে যায়, তাই কাজটা আগে শুরু করুন। মাইগ্রেশন নিয়ে আলোচনার দুই সপ্তাহ আগে লিখিতভাবে এক্সপোর্ট চান, ইমেইলে, ফোনে নয়, আর নির্দিষ্ট করে চান।
যা চাইবেন: বারকোড, একক, ক্রয়মূল্য, বিক্রয়মূল্য, ভ্যাট হার আর ক্যাটাগরিসহ পুরো আইটেম মাস্টার; আউটলেট অনুযায়ী বর্তমান স্টক, ব্যাচ ও এক্সপায়ারিসহ; নির্দিষ্ট একটি তারিখের বকেয়াসহ সাপ্লায়ার ও কাস্টমার মাস্টার; খোলা PO; সব প্রাইস লিস্ট; লয়ালটি ব্যালেন্স; আর গত ২৪ মাসের দৈনিক ও আইটেমভিত্তিক বিক্রির সারাংশ। ফরম্যাটও বলে দিন, CSV বা Excel, UTF-8, প্রতিটি টেবিল আলাদা ফাইলে, আর কবের মধ্যে চান সেটাও লিখুন।
ডেটার মালিক কে
আপনার লেনদেনের ডেটা আপনার ব্যবসার রেকর্ড। সফটওয়্যারটা ভেন্ডরের, ভেতরের হিসাবটা আপনার। আপনার চুক্তিতে এই কথাটা পরিষ্কার ভাষায় না থাকলে সেটা পরের নবায়নে ঠিক করার বিষয়, ভেন্ডরের "না" মেনে নেওয়ার কারণ নয়। আরেকটা কথা মনে রাখুন: "ব্যাকআপ দিয়ে দেব" আর "এক্সপোর্ট দেব" এক জিনিস নয়। ভেন্ডরের নিজস্ব ফরম্যাটের ডেটাবেজ ব্যাকআপ ফাইল তাদের সফটওয়্যার ছাড়া কোনো কাজে আসে না, আর কিছু ভেন্ডর জেনেশুনেই ঠিক ওটাই দেয়।
ভেন্ডর গড়িমসি করলে
এটা হয়, আর সাধারণত চুপচাপ হয়, ইমেইলের উত্তর নেই, তারপর "এক্সপোর্ট ফি"-র একটা বিল। তাড়াহুড়োয় পড়ার আগেই এই ধাপগুলো শুরু করুন।
১. আবার লিখিতভাবে চান, সময়সীমা দিয়ে, আর দুই পক্ষের যিনি টাকা ছাড়েন তাঁকে কপি দিয়ে। চুক্তিতে ধারা থাকলে সেটার উল্লেখ করুন। ২. যুক্তিসঙ্গত ফি দিতে রাজি হন। কিছু ভেন্ডরের সত্যিই ইঞ্জিনিয়ারের সময় লাগে। দুই সপ্তাহ বাঁচাতে ৳৫,০০০–১৫,০০০ এক্সপোর্ট ফি দেওয়া খারাপ চুক্তি নয়। ৩. স্ক্রিন থেকে যা পান, নিয়ে নিন। প্রায় সব POS নিজের রিপোর্ট প্রিন্ট বা এক্সপোর্ট করতে পারে: স্টক রিপোর্ট, আইটেম লিস্ট, কাস্টমারের খাতা, সাপ্লায়ারের খাতা, বিক্রির সারাংশ। নিজের লগইন দিয়ে সফটওয়্যারের ভেতর থেকেই প্রতিটা Excel বা PDF-এ নামান। দরকারি জিনিসের ৮০ শতাংশ প্রায়ই এখানেই পাওয়া যায়। ৪. সার্ভার নিজের হলে ডেটাবেজ থেকেই নিন। অন-প্রিমাইজ সিস্টেমের ডেটা কাউন্টারের নিচের পিসিতেই থাকে। নতুন ভেন্ডরের টিম সাধারণত MySQL, PostgreSQL বা SQL Server ডেটাবেজ পড়ে টেবিল বের করতে পারে, ওই মেশিন আর তার ভেতরের ডেটা আপনার। ৫. মাস্টার নতুন করে বানান, স্টক গুনে নিন। একদম খারাপ পরিস্থিতিতে নতুন করে আইটেম মাস্টার টাইপ বা স্ক্যান করুন আর পুরো স্টক গুনে নিন। কয়েক হাজার আইটেমের দোকানে এটা দুই-তিন দিনের লম্বা খাটুনি, সর্বনাশ নয়, আর যে স্টক ফাইল হাতে আসবে, সেটা যেটার জন্য লড়ছিলেন তার চেয়ে বেশি সঠিক। ৬. পুরনো লাইসেন্স চালু রাখুন সব মিলিয়ে না দেখা পর্যন্ত, বিল করা বন্ধ করে দিলেও।
নোটিশ দেওয়ার পর এক্সপোর্ট শুরু করবেন না। আগে ডেটা নিন, তারপর নোটিশ দিন।
নতুন সিস্টেমে ঢোকানোর আগে ফাইল পরিষ্কার করুন
নোংরা ইমপোর্ট ইমপোর্ট না করার চেয়েও খারাপ, কারণ দেখতে ঠিকঠাক বড় ফাইলের ভেতরে ভুলগুলো লুকিয়ে থাকে। কিছু ঢোকানোর আগে এক্সেলে এক-দুই দিন পরিষ্কারের কাজ ধরে রাখুন।
- ডুপ্লিকেট আইটেম মেলান। বারকোড আর নাম ধরে সাজান; দশ বছরের পুরনো সিস্টেমে "Coca Cola 250ml", "Coke 250 ML" আর "coca-cola 250" তিনটা আলাদা আইটেম হয়ে থাকবে, স্টক তিন ভাগে ভাগ। ইমপোর্টের আগেই মেলান, পরে নয়।
- একক ঠিক করুন। Pcs, pc, piece, PC আর ফাঁকা, সব এক এককে আনুন। kg, KG, Kilogram-ও তাই।
- তারিখের ফরম্যাট দেখুন। এক্সপায়ারি তারিখেই সবচেয়ে বেশি গণ্ডগোল: ০৩/০৪/২০২৭ মানে কী, বোঝার উপায় নেই। শিটে সব YYYY-MM-DD করে নিন।
- মরা জিনিস বাদ দিন। যে আইটেমের স্টক শূন্য, ১২ মাসে বিক্রি নেই আর কোনো PO নেই, সেটা আবর্জনা। আর্কাইভ করুন, ইমপোর্ট করবেন না।
- ব্যালেন্স আগে মেলান। কাস্টমারের বাকি আর সাপ্লায়ারের পাওনা শুধু কপি করবেন না, অন্য পক্ষের সাথে মিলিয়ে নিন। শীর্ষ ২০ বাকিদার আর প্রধান সাপ্লায়ারদের স্টেটমেন্ট পাঠান, আর বিরোধ পুরনো সিস্টেমেই মিটিয়ে ফেলুন।
- প্রতিটি আইটেমের ভ্যাট হার ঠিক করুন। ভুল হার শোধরানোর সবচেয়ে ভালো সময় এটাই; কনসালট্যান্টকে নিয়ে করুন, আর দেখুন আমাদের মূসক ৬.৩ গাইড।
- আগে নমুনা ইমপোর্ট করুন। ৫০টা আইটেম, ৫টা সাপ্লায়ার আর ৫ জন কাস্টমার নতুন সিস্টেমে ঢোকান, স্ক্রিনে দেখুন, তারপর বাকিটা।
কাটওভারের ধরন বেছে নিন
বদলানোর বাস্তব উপায় তিনটা। কোনটা আপনার, নির্ভর করে আউটলেট কয়টা, কর্মীদের কতটা সময় দিতে পারবেন আর কতটা ঝুঁকি নিতে পারবেন তার উপর।
| পদ্ধতি | যেভাবে চলে | কাদের জন্য | ঝুঁকি | কর্মীর সময় | সাধারণ সময়কাল |
|---|---|---|---|---|---|
| প্যারালাল রান | বিল হবে পুরনো সিস্টেমে, একই বিক্রি নতুনটাতেও তোলা হবে, রোজ রাতে দিনশেষের হিসাব মেলানো হবে | সাবধানী মালিক, হিসাবরক্ষক আছে এমন দোকান, জটিল ভ্যাট | সবচেয়ে কম, চালু বিলিং সবসময় হাতে থাকে | সবচেয়ে বেশি: দুইবার এন্ট্রি, দিনে ১–২ ঘণ্টা বাড়তি | ১–২ সপ্তাহ |
| উইকএন্ড কাটওভার | বৃহস্পতি রাতে পুরনো সিস্টেম বন্ধ, স্টক গণনা, ইমপোর্ট, শনিবার নতুন সিস্টেমে খোলা | এক আউটলেট বা ছোট চেইন, সপ্তাহে স্পষ্ট কম-বিক্রির দিন আছে যাদের | মাঝারি, একটা ব্যস্ত সপ্তাহান্তেই সব ঠিক হয় | মাঝারি: এক রাত খাটুনি, তারপর টানটান এক সপ্তাহ | ২–৩ দিন |
| নতুন শাখা আগে | নতুন আউটলেট নতুন সিস্টেমে খুলুন, এক মাস চালান, তারপর পুরনো শাখাগুলো একটা একটা করে আনুন | যে চেইন এমনিতেই নতুন শাখা খুলছে | প্রতি আউটলেটে সবচেয়ে কম, তবে দুই সিস্টেমে সবচেয়ে বেশি দিন | ভাগ হয়ে যায়, মাথাপিছু সহজ | ১–৩ মাস |
চতুর্থ একটা "পদ্ধতি"ও আছে, যেটার নাম নেওয়া দরকার কারণ এটা খুব সাধারণ আর প্রায় সবসময় খারাপভাবে শেষ হয়: ভাসতে থাকা বদল। নতুন সিস্টেম কেনা হলো, অর্ধেক সেটআপ হলো, তারিখ কেউ ঠিক করল না। ছয় মাস পর দোকান কোনো সিস্টেমেই ঠিকমতো নেই। একটা তারিখ ঠিক করুন, দেয়ালে লিখে রাখুন, আর সেই তারিখ থেকে পেছনের দিকে কাজ সাজান।
শুক্রবারে ভিড় কম হয় এমন এক আউটলেটের জন্য সাধারণত উইকএন্ড কাটওভারই ঠিক। পাঁচ শাখার সুপারশপের জন্য নতুন-শাখা-আগে বা শাখাভিত্তিক উইকএন্ড কাটওভার সবকিছু একসাথে বদলানোর চেয়ে ভালো। ব্যাচ-এক্সপায়ারির ভারী কাজ আছে এমন ফার্মেসিতে এক কাউন্টারে ছোট একটা প্যারালাল রান খাটুনির যোগ্য।
কাটওভারের রাত: আসল কাজ স্টক গণনা
শনিবার সকালে নতুন সিস্টেম যা বলবে, সারা বছর আপনার দোকান সেটাই বিশ্বাস করবে। তাই ইমপোর্টের চেয়ে গণনাটাই বড় কাজ।
বন্ধ করার আগে। কাটওভারের ২৪ ঘণ্টা আগে মাল নেওয়া বন্ধ করুন, নয়তো আলাদা চিহ্নিত জায়গায় রাখুন যেটা আলাদা করে গুনবেন। শাখার মধ্যে চলতি সব ট্রান্সফার শেষ করুন। পুরনো সিস্টেমে রিটার্ন আর ড্যামেজ ক্লিয়ার করুন। পুরনো সিস্টেম থেকে শেষ স্টক রিপোর্ট, কাস্টমারের বাকির তালিকা, সাপ্লায়ারের পাওনার তালিকা আর দিনের Z-রিপোর্ট প্রিন্ট করে ফাইলে রাখুন, এগুলোই আপনার ভিত্তি।
গণনা। সারি বা র্যাক ধরে গুনুন, প্রতি অংশে দুজন, একজন গুনবে, একজন লিখবে। আইটেম, ব্যাচ, এক্সপায়ারি আর পরিমাণসহ নতুন গণনা শিট ব্যবহার করুন, সিস্টেমের প্রিন্ট করা স্টক রিপোর্ট নয়, নইলে গণনাকারীরা কাগজে যা লেখা আছে তার সাথেই মিলিয়ে দেবে। ফার্মেসিতে ব্যাচ ধরে গুনুন; পুরো কাজের দামটাই ওখানে। ৩,০০০–৫,০০০ আইটেমের দোকানে সাধারণত এক রাতে ৪–৮ জন লাগে।
ইমপোর্টের আগে মেলান। গণনার সাথে পুরনো সিস্টেমের স্টক রিপোর্ট মেলান। টাকার অঙ্কে যেখানে বড় ফারাক, সেটা ওপেনিং ব্যালেন্স হয়ে যাওয়ার আগে আইটেম ধরে ধরে দেখুন। প্রতিটা পিসের ব্যাখ্যা দেওয়ার দরকার নেই, দামে সবচেয়ে বড় ৫০টা আইটেম ঠিক আছে কি না, সেটা নিশ্চিত করুন। মোট ফারাকটা লিখে রাখুন; পুরনো সিস্টেম কী লুকিয়ে রেখেছিল তার সৎ পরিমাপ ওটাই, আর সেটা পড়ুন আমাদের স্টক ঘাটতির গাইডের পাশাপাশি।
ইমপোর্ট আর তালা। ওপেনিং স্টক ঢোকান, তারপর একজন প্রতিটি কাউন্টারে ছোট টেস্ট বিল করুক, একটা ক্যাশ, একটা বিকাশ, একটা কার্ড, আর একজন নিয়মিত কাস্টমারের নামে একটা বাকি বিল, আর দেখুন স্টক কমছে কি না, চালান ঠিকঠাক প্রিন্ট হচ্ছে কি না, দিনশেষের স্ক্রিনে পেমেন্টগুলো আলাদা দেখাচ্ছে কি না। এরপর পুরনো সিস্টেম শুধু-পড়ার মোডে তালা দিন, যাতে অভ্যাসবশত কেউ ওখানে বিল না করে।
কাউন্টারের ট্রেনিং আগে, চলার সময় নয়
কাটওভার ডেটাবেজে যত ভাঙে, কাউন্টারে ভাঙে তার চেয়ে অনেক বেশি। যে ক্যাশিয়ার চার বছর ধরে একটা স্ক্রিন চালিয়েছেন, তিনি যে কোনো নতুন স্ক্রিনে ধীর হবেন, আর শনিবার সকাল শেখার সময় নয়।
এক সপ্তাহ আগে এক ঘণ্টার সেশন করুন, আসল সিস্টেমে আর আপনার নিজের আইটেম দিয়ে, আর সবাইকে দেখতে নয়, হাতে করতে দিন: সাধারণ বিক্রি, ডিসকাউন্টসহ বিক্রি, পরিচিত কাস্টমারের নামে বাকি বিক্রি, রিটার্ন ও এক্সচেঞ্জ, বিকাশ ও নগদ পেমেন্ট, কাস্টমার কিছু আনতে গেলে বিল হোল্ড করা, আর শিফট বন্ধ করা। বাংলায় এক পাতার চিট শিট প্রিন্ট করে মনিটরের পাশে সেঁটে দিন। প্রথম দুই সপ্তাহের জন্য প্রতি শিফটে একজনকে "যাকে জিজ্ঞেস করবেন" বানান, সাধারণত যিনি দ্রুত শেখেন, সবচেয়ে সিনিয়র নন, আর তাঁর কাছে সাপোর্ট নম্বর আছে কি না দেখুন।
প্রথম দুই-তিন দিন বিলিং ২০–৩০ শতাংশ ধীর হবে, ধরে নিন। ওই কদিন একজন বাড়তি লোক রাখুন। পুরো প্রকল্পে এটাই সবচেয়ে সস্তা বীমা।
প্রথম সপ্তাহ: সাতটি চেক
প্রথম সপ্তাহে রোজ, তারপর এক মাস সাপ্তাহিকভাবে এগুলো করুন।
১. দিনশেষে পেমেন্ট মেলানো। ড্রয়ারে গোনা ক্যাশ, বিকাশ-নগদের স্টেটমেন্ট, কার্ডের সেটেলমেন্ট, দিনশেষের রিপোর্টের সাথে মেলে? ফারাক থাকলে সেদিনই খুঁজে বের করুন। ২. শীর্ষ ২০ আইটেমের স্টক। দ্রুত বিক্রি হয় এমন ২০টা আইটেম হাতে গুনে সিস্টেমের সাথে মেলান। সরে গেলে কারণ সাধারণত ভুল একক বা কনভার্শন ফ্যাক্টর না থাকা। ৩. নেগেটিভ স্টক রিপোর্ট। কোনো আইটেমে মাইনাস মানে যা কখনো ঢোকেনি তা বিক্রি হয়েছে। গণনা নয়, রিসিটটা ঠিক করুন। ৪. ১০টা আইটেমের মার্জিন। ভুল ক্রয়মূল্য অদ্ভুত মুনাফা হিসেবে ধরা পড়ে। বছরের হিসাবের চেয়ে প্রথম সপ্তাহে ধরা ভালো। ৫. ভ্যাটের কাগজ। একটা মূসক ৬.৩ চালান আর দিনের ভ্যাট সারাংশ প্রিন্ট করুন, আর কিছু দাখিল করার আগে প্রথম সপ্তাহটা কনসালট্যান্টকে দেখান। ৬. কাস্টমারের বাকি। সবচেয়ে বড় ১০ জন বাকিদার নিন, তাঁদের মেনে নেওয়া স্টেটমেন্টের সাথে নতুন সিস্টেমের ব্যালেন্স মেলান। ৭. ব্যাকআপ। ব্যাকআপ সত্যিই চলেছে কি না দেখুন, আর একবার অন্তত ফিরিয়ে আনা যায় কি না পরখ করুন। যে ব্যাকআপ কেউ ফিরিয়ে দেখেনি, সেটা ব্যাকআপ নয়, গুজব।
পিছিয়ে আসার প্ল্যান হাতে রাখুন
কাটওভারের রাতের আগেই এটা লিখে ফেলুন, আর দোকানে যিনি থাকবেন তাঁকে এক কপি দিন।
শর্তটা আগেই ঠিক করুন: যেমন, "প্রথম দিন বেলা ১১টার মধ্যে ঠিকমতো বিল করা না গেলে, বা শীর্ষ ১০০ আইটেমের স্টকের ফারাক আগে ঠিক করা সীমার বেশি হলে আমরা পুরনো সিস্টেমে ফিরব।" কাউন্টারে লাইন নিয়ে দাঁড়িয়ে সিদ্ধান্ত নিলে সেটা খারাপ সিদ্ধান্ত হয়।
প্রস্তুতি থাকলে ফিরে যাওয়াটা সহজ: পুরনো সিস্টেম এখনো ইনস্টল করা আর লাইসেন্স চালু, তার ডেটায় কেউ হাত দেয়নি কারণ আপনি ওটা শুধু-পড়ায় তালা দিয়েছিলেন, আর তার শেষ স্টক রিপোর্ট প্রিন্ট করে ফাইলে আছে। আপনি ওখানেই বিল করা শুরু করবেন, নতুন সিস্টেমে হওয়া কয়েকটা বিল হাতে তুলে দেবেন, আর নতুন তারিখ ঠিক করবেন। রোলব্যাক অসম্ভব হয় প্রযুক্তির কারণে নয়, হয় পুরনো লাইসেন্স খুব তাড়াতাড়ি বাতিল করলে, বা জায়গা খালি করতে কেউ পুরনো ইনস্টল মুছে ফেললে। দুটোই অন্তত ৩০ দিন চালু রাখুন, আর আর্কাইভ এক্সপোর্ট রাখুন চিরকাল।
চুক্তিতে যা লিখিয়ে নেবেন
বদল আপনি একবারই করছেন। এখনই এমন শর্ত লিখিয়ে নিন যাতে পরেরবার, যখনই হোক, ঝামেলা না হয়। নতুন ভেন্ডরকে চুক্তিতে এগুলো লিখিতভাবে রাখতে বলুন:
- ডেটার মালিকানা। আপনার মাস্টার আর লেনদেনের ডেটা আপনার, চুক্তি চলাকালে এবং শেষ হওয়ার পরেও।
- চাইলেই এক্সপোর্ট। যে কোনো সময় পুরো ডেটা স্ট্যান্ডার্ড, পড়ার যোগ্য ফরম্যাটে, CSV বা Excel, শুধু নিজস্ব ব্যাকআপ নয়, নামাতে পারবেন, আর চুক্তি শেষে অন্তত একবার; কত দিনের মধ্যে আর কত ফি লাগলে, সেটাও লেখা থাকবে।
- মাইগ্রেশনে কী কী আছে। কোন কোন টেবিল সরবে, ডেটা কে পরিষ্কার করবে, কয়বার টেস্ট ইমপোর্ট অন্তর্ভুক্ত, আর কোনটা বাড়তি চার্জ। MondayPOS-এ সেটআপের সাথেই ডেটা মাইগ্রেশন অন্তর্ভুক্ত, আর এক আউটলেটের সাধারণ সেটআপ ২–৪ সপ্তাহ।
- কাটওভারে সাপোর্ট। কাটওভারের রাতে আর প্রথম দিনে কেউ দোকানে থাকবেন নাকি ফোনে, আর কয়টা পর্যন্ত।
- চুক্তি শেষে ডেটা। আপনি চলে গেলে কত দিন ডেটা রাখা হবে আর কীভাবে মুছে ফেলা হবে।
- ডেটা কোথায় থাকে। সার্ভার কোথায়, ব্যাকআপ কত ঘন ঘন, আর আর কে কে দেখতে পায়।
যে কোনো ডেমোতে দুটো প্রশ্ন করার মতো: "আমার আসল ২০০টা আইটেম, ব্যাচসহ, আমার সামনে ইমপোর্ট করে দেখান," আর "এইমাত্র যা ঢোকালেন, সেটা এক্সপোর্ট করে ফাইলটা দেখান।" যে ভেন্ডর ডেমোতেই দুটো করতে পারে, তাকে ছেড়ে যাওয়াও কঠিন হবে না।
শেষ কথা
POS বদলাতে গিয়ে স্টক আর বিক্রির হিসাব তখনই হারায়, যখন আগে থেকে কেউ ঠিক করেনি কোনটা টিকে থাকবে। মাস্টার ডেটা আর ব্যালেন্স নির্ভুলভাবে সরান, পুরনো খুঁটিনাটি শুধু-পড়ার এক্সপোর্ট হিসেবে আর্কাইভ করুন, কাটওভারের রাতে সৎভাবে স্টক গুনুন, এক সপ্তাহ আগে কাউন্টারকে শেখান, প্রথম সপ্তাহে রোজ সাতটা জিনিস মেলান, আর পুরনো সিস্টেম এক মাস তালা দিয়ে চালু রাখুন। এভাবে করলে বদলের খরচ একটা কঠিন সপ্তাহান্ত, আর লাভ কয়েক বছরের ভালো হিসাব।
নিজের ডেটা নতুন সিস্টেমে কেমন দেখায় সেটা সিদ্ধান্তের আগেই দেখতে চাইলে আপনার আইটেম ফাইলের একটা নমুনা নিয়ে ডেমো বুক করুন, অথবা আগে দাম দেখুন।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
- POS সফটওয়্যার বদলালে কি বিক্রির পুরনো হিসাব হারিয়ে যাবে?
- আগে এক্সপোর্ট করে রাখলে যাবে না। প্রতিটি বিলের লাইন সাধারণত নতুন সিস্টেমে ঢোকানো হয় না, শুধু-পড়ার CSV আর PDF আর্কাইভ হিসেবে থাকে; দৈনিক বা মাসিক সারাংশ নতুন সিস্টেমে যায়, তাতে রি-অর্ডার লেভেল আর তুলনা কাজ করে। আর্কাইভ দুটো ড্রাইভে আর একটা ক্লাউড ফোল্ডারে রাখুন, আর ভ্যাট রেকর্ড আইনে নির্ধারিত সময় পর্যন্ত সংরক্ষণ করুন।
- POS ডেটা মাইগ্রেশনে কত সময় লাগে?
- পরিষ্কার আইটেম ফাইলসহ এক আউটলেটে কয়েক দিনের প্রস্তুতি আর এক রাতের কাটওভারই স্বাভাবিক; MondayPOS-এ এক আউটলেটের সেটআপ কনফিগারেশন আর ট্রেনিংসহ সাধারণত ২–৪ সপ্তাহ। একাধিক শাখার চেইন সাধারণত এক থেকে তিন মাসে শাখা ধরে ধরে বদলায়।
- পুরনো ভেন্ডর ডেটা দিতে না চাইলে কী করব?
- সময়সীমা দিয়ে লিখিতভাবে চান, যুক্তিসঙ্গত এক্সপোর্ট ফি দিতে রাজি হন, আর পাশাপাশি নিজের লগইন দিয়ে সফটওয়্যারের ভেতর থেকে যত রিপোর্ট পারেন নামিয়ে নিন, স্টক, আইটেম লিস্ট, কাস্টমার ও সাপ্লায়ারের খাতা, বিক্রির সারাংশ। সিস্টেম নিজের সার্ভারে চললে ডেটাবেজ আপনার দোকানেই আছে, সেখান থেকেও পড়া যায়। একদম শেষ উপায়, আইটেম মাস্টার নতুন করে বানিয়ে পুরো স্টক গুনে নেওয়া।
- পুরনো স্টকের পরিমাণ ইমপোর্ট করব, নাকি নতুন করে গুনব?
- নতুন করে গুনুন। নতুন সিস্টেমের ওপেনিং ব্যালেন্সই সারা বছর আপনার দোকানের বিশ্বাসের সংখ্যা হয়ে যায়, আর পুরনো সিস্টেমে বছরের পর বছরের ভুল জমে থাকে। আইটেম মাস্টার এক্সপোর্ট থেকে নিন, কিন্তু পরিমাণ ঠিক করুক সরেজমিন গণনা।
- প্যারালাল রান কি উইকএন্ড কাটওভারের চেয়ে ভালো?
- প্যারালাল রান নিরাপদ, কিন্তু এক-দুই সপ্তাহ ধরে রোজ ১–২ ঘণ্টা বাড়তি এন্ট্রি লাগে। উইকএন্ড কাটওভার দ্রুত আর কর্মীর সময়ে সস্তা, তবে পুরো ঝুঁকি এক রাতে জমা হয়। এক আউটলেটের দোকান সাধারণত উইকএন্ড কাটওভার নেয়; ফার্মেসি আর জটিল ভ্যাটের দোকান প্রায়ই এক কাউন্টারে ছোট প্যারালাল রান পছন্দ করে।
- কাস্টমারের বাকি আর লয়ালটি পয়েন্ট কি নতুন POS-এ নেওয়া যায়?
- যায়। বাকি সরাতে হবে দুই পক্ষের মেনে নেওয়া ব্যালেন্স হিসেবে, বড় বাকিদারদের স্টেটমেন্ট পাঠিয়ে কাটওভারের আগেই বিরোধ মিটিয়ে নিন, আর মোবাইল নম্বরে মেম্বার চেনা গেলে লয়ালটি ব্যালেন্স CSV থেকে ইমপোর্ট হয়। আগে মোবাইল নম্বর ধরে কাস্টমারের ডুপ্লিকেট মেলান, নইলে একই লোক দুইবার থাকবেন আর পয়েন্ট ভাগ হয়ে যাবে।
